Лимит остатка наличных денежных средств в кассе (далее лимит кассы) – это предельно допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе на конец рабочего дня.

Если организация или ИП работает с денежной наличностью, то в начале года появляется обязательство утвердить лимит кассы. И только в пределах данного лимита можно хранить деньги в кассе.

Если регистрация организации и ИП приходится на середину года, то лимит рассчитывается из расчета предполагаемой выручки.

Как рассчитать лимит кассы?

С 01.06.2014 расчет лимита кассы производится двумя вариантами, при этом выбрать можно наиболее оптимальный для вас.

Формула расчета лимита кассы исходя из наличной выручки
ЛК = ОН / РП * ПВ,
ЛК – лимит кассы, руб.
ОН – объем наличности за расчетный период, руб.
РП – расчетный период, за который определяется объем наличности, раб. дни
ПВ – период времени между получением денег в кассу и их сдачей в банк (не более 7 рабочих дней, там где нет банка не более 14 рабочих дней)

Пример расчета

ООО «Муравей» определяет лимит кассы на 2016 г., взяв за расчетный период сентябрь 2015 г. (24 раб. дня). За это время объем наличности составил 500 000 руб. Выручка сдавалась 1 раз в 5 дней.
Итак, считаем лимит кассы = 104 167 руб. (500 000 руб. / 24 дня * 5 дней)

Формула расчета лимита кассы исходя из суммы наличных расходов.
По этой формуле можно установить лимит кассы даже в том случае, если у вас нет поступления наличных в кассу.
ЛК = ОВ / РП * ПВ,
ЛК – лимит кассы, руб.
ОВ – объем выдачи наличных их кассы за расчетный период, руб.
РП – расчетный период, за который определяется объем выдачи из кассы наличности, раб. дни
ПВ – период времени между получением денег в кассу из банка (не более 7 рабочих дней, там где нет банка не более 14 рабочих дней)

Пример расчета

ООО «Успех» занимается оптовой торговлей. Определяет лимит кассы на 2016 г., по сумме наличных расходов, взяв за расчетный период 3 квартал 2015 г. (66 раб. дня). За это время ООО рассчиталась с поставщиками за наличный расчет в сумме 800 000 руб. Снимались со счета деньги 1 раз 5 дней.
Итак, считаем лимит кассы = 60 606 руб. (800 000 руб. / 66 дней * 5 дней)

Каким документом устанавливается лимит кассы

Лимит кассы не согласовывается с банком. Организация и ИП утверждают его самостоятельно, издавая приказ, за подписью директора или ИП.
Лимит кассы, на усмотрение руководителя, утверждается на любой срок (месяц, квартал, год и т.д.). По истечении указанного срока издается новый приказ. Срок можно не оговаривать в приказе, и тогда с этим лимитом можно работать несколько лет, пока не утвердите новый документ с новыми расчетами.

Пример документа

ООО «Успех»

ПРИКАЗ № 0001 от 11.01.2016 г.
Об установлении лимита остатка кассы предприятия
В соответствии с Указанием Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» и на основании расчета лимита остатка наличности в кассе, определенного исходя из объемов выдачи наличности из кассы приказываю:
1.Установить с 01.01.2016 г. лимит остатка наличных денег в кассе в размере 60 606 (шестьдесят тысяч шестьсот шесть) рублей.

Приложение:
Расчет лимита остатка наличных денег в кассе.

Директор _______________ Ф.И.О.

Лимит кассы с обособленными подразделениями

Если у обособленных подразделений нет расчетного счета, то каждому обособленному подразделению устанавливается лимит на основе общего лимита кассы по организации пропорционально доле выручки.
При наличии у обособленного подразделения своего расчетного счета, то лимит кассы утверждается исходя из показателей данного подразделения.

Случаи, допускающие превышение лимита кассы

Может быть превышен в двух случаях:

1. В дни выплаты работникам зарплаты, отпускных и т.д. Срок выплат не более 5-ти дней.
2. В выходные и праздники, если в эти дни было оприходование денег в кассу.

Ответственность за превышение лимита кассы

За превышение лимита кассы, статьей 15.1 КоАП РФ предусмотрен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. на должностных лиц и от 40000 до 50000 руб. на юридических лиц.
Внимание! Если лимит кассы не будет установлен, то он приравнивается нулю. И тогда любая сумма денег в кассе на конец дня будет рассматриваться сверхлимитной. И это тоже влечет административную ответственность

Кто может не утверждать лимит кассы?

С 01.06.2014 ИП и предприятия малого бизнеса могут работать, не утверждая лимит кассы. Согласно п.2 Указания №3210-У малый бизнес может работать как с лимитом, так и без лимита.
К представителям малого бизнеса относятся ИП и малые предприятия с численностью, не превышающей 100 человек и с выручкой не более 400 млн. руб. в год.

Ведение кассовых операций

В соответствии с Указанием №3210-У «юридические лица и ИП могут вести кассовые операции в электронном виде. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее кассовые документы).

Кассовые документы могут оформлять:

1. Главные бухгалтера, бухгалтера, или др. должностное лицо, с которым заключен договор на ведение бухучета, а также руководители (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
2. Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии руководителем), а также кассиром.
3. Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей уполномоченных лиц.

Поступающие в кассу наличные деньги и выдаваемые из кассы наличные деньги учитываются в кассовой книге 0310004».

Нарушение лимита кассового остатка, штрафы, ответственность?

Нарушение лимита кассового остатка. Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе? Кто должен соблюдать лимит по кассе?

Вопрос: При проверке налоговыми органами обнаружено, что в кассе превышен лимит. Наше предприятие относится к предпринимательству среднего бизнеса. Просим направить судебную практику и как можно ходатайствовать, чтобы вынесли решение в виде предупреждения.

Ответ: Организациям, которые относятся к субъектам , инспекторы могут заменить штраф на предупреждение, если:

Нарушение совершили впервые;

Нет материального ущерба;

Нет угрозы возникновения природных или техногенных чрезвычайных ситуаций;
- нет вреда или угрозы:
– жизни и здоровью людей;


– безопасности России.

Судебная практика, например Решение Арбитражного суда Республики Марий Эл от 02.02.2017 № А38-11110/2016 , Решение Арбитражного суда Алтайского края от 30.09.2016 № А03-11045/2016.

Обоснование

Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель организации . И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.*

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку. Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдаете выручку раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита . Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка – 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:

При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно.

Кто должен соблюдать лимит по кассе

Лимит кассового остатка должны соблюдать организации (за исключением субъектов малого предпринимательства). При этом организационно-правовая форма и применяемая система налогообложения значения не имеют. Такой порядок установлен указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, пунктом 4 статьи 346.11 и пунктом 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.*

Чем грозит превышение лимита

Если превысить лимит кассового остатка, а разницу своевременно не сдать в банк, то инспекторы выпишут организации штраф от 40 000 до 50 000 руб. А должностное лицо, например руководитель организации или предприниматель, за подобное нарушение заплатит от 4000 до 5000 руб.Такой порядок установлен статьями и Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Организациям и предпринимателям, которые относятся к субъектам малого и среднего предпринимательства , инспекторы могут заменить штраф на предупреждение, если:*

• нарушение совершили впервые;
• нет материального ущерба;
• нет угрозы возникновения природных или техногенных чрезвычайных ситуаций;
  нет вреда или угрозы:
  – жизни и здоровью людей;
  – животным и растительности, окружающей среде;
  – памятникам истории и культуры;
  – безопасности России.

Проверьте лимит остатка кассы. Пять подсказок из практики

Округлять лимит безопаснее в меньшую сторону

Лимит остатка наличных компании устанавливают в полных рублях. Специалисты Банка России и налоговики разрешили округлять лимит по правилам математики (письма ЦБ РФ от 24.09.12 № 36-3/1876 и ФНС России от 06.03.14 № ЕД-4-2/4116).

Безопаснее округлить сумму лимита в меньшую сторону. Превышение лимита - формальный повод для штрафа. Даже если превысить лимит на несколько рублей, к примеру на 32 руб. Правда, штраф в таком случае удается оспорить в связи с малозначительностью нарушения (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 08.06.10 № Ф09-4296/10-С1).*

Компания для расчета выручки решила взять максимальный период - 92 рабочих дня. В компании пятидневная рабочая неделя, выручку сдают в банк раз в три рабочих дня.

Расчетный период - с 23 августа по 29 декабря (7 дн. + 22 дн. + 21 дн. + 21 дн. + 21 дн.). Наличная выручка за этот период составила 3 050 000 руб.

Лимит бухгалтер определил так:

(3 050 000 руб.: 92 раб. дн.) х 3 раб. дн. = 99 456,52 руб.

Бухгалтер округлил его в безопасную сторону до 99 456 руб. (см. образец оформления выше).

Как малой компании избежать штрафа за кассовые и бухгалтерские ошибки

Условия, при которых штраф должны отменить

Чтобы проверяющие освободили компанию от штрафа и сделали вместо него предупреждение, должны одновременно выполняться три условия.*

Первое - компания числится в реестре малых и средних предприятий . Проверьте, есть ли ваша компания в реестре, на сайте rmsp.nalog.ru. Такого требования нет в КоАП РФ . Достаточно, чтобы компания отвечала критериям малой или средней. Но если ее нет в реестре, инспекторы не будут отменять штраф.

Второе - нарушение относится к тем, за которые штраф необязателен. Например, если нарушение касается бухучета и налогов, компания вправе требовать, чтобы инспекторы заменили штраф предупреждением. Частые бухгалтерские ошибки, за которые не должно быть штрафа . Освободить компанию от штрафа налоговики должны, даже если для конкретного нарушения такая мера, как предупреждение, в КоАП РФ не предусмотрена. Но есть нарушения, для которых штраф обязателен, и отменить его не получится (см. врезку внизу).

Третье условие - компания совершила административное нарушение впервые. В законе не сказано, какое нарушение считается первым. По мнению налоговиков, от штрафа можно освободить только компанию, которая раньше вообще не нарушала КоАП РФ .

Позиция инспекторов спорная. Если после уплаты штрафа за предыдущее нарушение прошел год, новое нарушение считается не повторным, а первым (ст. 4.6 КоАП РФ). Поэтому, если годичный срок прошел, а налоговики требуют штраф, компания может тоже заменить его предупреждением, правда, уже в суде (рекомендации, утв. решением Президиума Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 17 июня 2015 г. № 3).*

Когда штрафа быть не должно

Компания превысила лимит кассы. Штраф за это нарушение компания оплатила 2 марта 2016 года. Если компания совершит еще одно нарушение через год - 2 марта 2017 года и позже, штрафа быть не должно. Но доказывать это скорее всего придется в суде.

Возможно, первое нарушение было после 4 июля 2016 года и налоговики заменили штраф предупреждением. Тогда годичный срок нужно считать с даты, когда вступило в силу постановление о предупреждении - как правило, через 10 дней с даты, когда компания получила его копию (ч. 1 ст. 30.3, п. 1 ст. 31.1 КоАП РФ).

А если у компании два нарушения, но они разные? Например, одно нарушение кассовых правил, другое - задержка бухгалтерской отчетности. В законе четко не сказано, можно ли в этом случае освободить компанию от штрафа за второе нарушение. Налоговики считают, что нельзя. А судебная практика пока не сложилась. Поэтому спорить с инспекторами рискованно.

Как помочь инспекторам быстрее отменить штраф

По закону инспекторы обязаны сами проверить, является ли компания малой или средней. И если да, то должны заменить штраф за первое нарушение предупреждением (ч. 1 ст. 4.1.1 КоАП РФ). Но из служебного документа регионального УФНС следует, что инспекторы будут ждать ходатайство от компании. Отказываться от штрафов не в интересах налоговиков любого региона. Не исключено, что и другие проверяющие, например трудовые инспекции, тоже не будут заменять штрафы, если компания об этом не попросит. Так что не ждите, а сами напомните проверяющим (любым) об их обязанности. Для этого отправьте специальное ходатайство в произвольной форме. Образец мы привели ниже.

В ходатайстве укажите, что компания впервые нарушила КоАП РФ . Если налоговики в этом усомнятся, они сами проверят, были ли у компании нарушения, по своим внутренним базам и судебной практике.*

Ходатайство лучше передать налоговикам сразу после того, как компания получила акт проверки или протокол о нарушении, то есть пока инспекторы не вынесли постановление о штрафе. Иначе вам придется обжаловать постановление в УФНС или идти в суд.

Решение Арбитражного суда Алтайского края от 30.09.2016 № А03-11045/2016

В ходе проверки установлено неоприходование наличной выручки в кассу обособленного подразделения предприятия, за период с 01.05.2016 по 05.06.2016 в сумме 88763 руб.00 коп. по причине того, что кассовые операции, проводимые ООО «МЕДИАСОЮЗ» в обособленном подразделении, по адресу Алтайский край, г. Рубцовск, пр. Ленина, 58, осуществляются без оформления приходных и расходных кассовых ордеров при приеме и выдаче из кассы наличных денег, а также не вносятся в кассовую книгу обособленного подразделения записи на основании приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга в обособленном подразделении не ведется.

Таким образом, в ходе проверки установлено, что нарушены пункты 2,3,4,5,6,7 указания о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства № 3210-У, что подтверждается актом проверки от 06.06.2016 № 004412, фискальным отчетом ККТ модели «Меркурий» - 180К заводской № 13407401, трудовым договором с главным бухгалтером ООО «МЕДИАСОЮЗ», объяснением главного бухгалтера ООО «МЕДИАСОЮЗ» Пуховой О. И., объяснением менеджера по приему объявлений Нечунаевой А.А., протоколом об административном правонарушении от 06.06.2016 № 172.*

Субъектами правонарушения, предусмотренного ч.1 ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях являются как должностные, так и юридические лица.

В соответствии с ч. 1 ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Согласно ч. 1 ст. 1.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях лицо подлежит административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. Статьей 26.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях также предусмотрено, что одним из обстоятельств, подлежащих выяснению по делу об административном правонарушении, является виновность лица в совершении административного правонарушения.

В силу примечания к статье 2.4 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, совершившие административные правонарушения, несут административную ответственность как должностные лица.

Вина ООО «Медиасоюз» в нарушении законодательства о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства № 3210-У, заключается в том, что общество не обеспечило соблюдение указанных нормативных актов, для ведения кассовых операций, а именно в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, ввиду отсутствия учета кассовых операций.

Таким образом, ООО «Медиасоюз» не были приняты все зависящие от общества меры по соблюдению порядка ведения кассовых операций, в связи с чем, виновные действия (бездействие) ООО «Медиасоюз» привели к совершению административного правонарушения, предусмотренного ч.1 ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Довод об отсутствии вины общества в совершении административного правонарушения судом отклоняется по следующим основаниям.

Исходя из положений Указания № 3210-У обязанность ведения кассовой книги возложена на предприятие - юридическое лицо, а неисполнение данной обязанности свидетельствует о наличии в действиях общества вины в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Вина общества выражается в неосуществлении надлежащего контроля за соблюдением его работниками порядка ведения кассовых операций, что подтверждает недостаточность выполнения организационно-распорядительных и административно-хозяйственных функций, повлекших не отражение поступления наличных денежных средств в кассовой книге главным бухгалтером, действовавшим от имени общества и допустившим неоприходование наличных денежных средств.

Факт возложения обязанности по контролю за учетом и хранением поступающей выручки на главного бухгалтера не свидетельствует об отсутствии субъективной стороны правонарушения.

В судебном заседании установлено, что Общество относится субъектам малого предпринимательства, что не оспаривалось административным органом. Заявитель привлечен к ответственности за впервые совершенное административное правонарушение при отсутствии причинения вреда или угрозы причинения вреда жизни и здоровью людей, объектам животного и растительного мира, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, безопасности государства, угрозы чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, а также при отсутствии имущественного ущерба (доказательства иного в материалах дела отсутствуют).

Следовательно, нормы, внесенные в КоАП РФ Федеральным законом от 03.07.2016 N 316-ФЗ, подлежат применению к рассматриваемым правоотношениям в соответствии с правилом об обратной силе закона.

В соответствии с разъяснениями, данными в пункте 1 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 22.06.2012 N 37 "О некоторых вопросах, возникающих при устранении ответственности за совершение публично-правового правонарушения", в целях реализации положений части 2 статьи 54

Конституции Российской Федерации, согласно которым, если после совершения правонарушения ответственность за него устранена или смягчена, применяется новый закон, привлекающий к ответственности орган обязан принять меры к тому, чтобы исключить возможность несения лицом ответственности за совершение такого публично-правового правонарушения полностью либо в части.

При таких обстоятельствах, арбитражный суд считает, что в связи с принятием нового закона, смягчающего административную ответственность, вид административного наказания должен быть снижен до минимального в виде предупреждения.*

Оспариваемое в рамках настоящего дела постановление не содержит указание на наличие отягчающих вину общества обстоятельств.

Оценив в порядке стать 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации представленные в материалы дела доказательства в их совокупности, а также учитывая вменяемые Обществу нарушения, арбитражный суд считает возможным оспариваемое постановление изменить в части назначения административного наказания, заменив административный штраф в размере 40 000 рублей на предупреждение.

Руководствуясь статьями 207-211 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, арбитражный суд

Постановление Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы России № 12 по Алтайскому краю № 172 от 16.06.2016 о привлечении общества с ограниченной ответственностью «Медиасоюз», г. Рубцовск Алтайского края (ИНН 2209029284, ОГРН 1052201698669) по части 1 статьи 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях изменить в части назначения административного наказания, заменив административный штраф в размере 40 000 рублей на предупреждение.*

Решение может быть обжаловано через Арбитражный суд Алтайского края в апелляционную инстанцию – Седьмой арбитражный апелляционный суд в течение десяти дней со дня принятия решения.

Отвечает Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

«Состав бухгалтерской отчетности в Росстат такой же, как и в налоговую инспекцию. Единственное отличие – дополнительно сдайте в статистику аудиторское заключение, если обязаны проводить аудит. Напомним, что в Росстат не надо будет сдавать бухотчетность только с 2020 года, а за 2018 год отчеты сдайте не позднее 1 апреля 2019 года. Подробнее, какие формы включить в состав бухотчетности, смотрите в рекомендации.»

• Что такое кассовая дисциплина
• Какие документы нужны для ведения кассовой дисциплины
• Кто осуществляет проверку кассовой дисциплины

Кассовая дисциплина – это правила оформления кассовых операций. Говоря простым языком, правила приема, хранения и выдачи наличных денег. Для понимания термина «Кассовая дисциплина» следует четко понимать различия в определениях «Кассовый аппарат» и «Касса».

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Их может быть как один так и несколько и зависит от потребности в ККТ вашего бизнеса, а также количества торговых точек. Однако по каждому установленному аппарату должна вестись соответствующая требованиям законодательства отчетность.

Срочно проверьте своих партнеров!

Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное - перечень выявленных нарушений!

Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. Каких-то особых требований по содержанию кассы предприятия законодательством не оговорено, поэтому в этой роли может выступать как коробка от обуви, так и целый кабинет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.

Правила кассовой дисциплины:

1. Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
2. Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
3. При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
4. Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину

Обязанность по соблюдению кассовой дисциплины возлагается на все субъекты административно-хозяйтсвенного сектора, которые работают с наличными деньгами. И не важно, принимаются они по ККМ или БСО. Используемая система расчета налогов в компании также не влияет на необходимость соблюдения кассовой дисциплины.

Правда для индивидуальных предпринимателей с середины 2014 года эти правила немного упрощены. В частности, упразднено оформление приходных и расходных ордеров и кассовой книги. Требуется только оформление документов при выдаче наличных денег на заработную плату работникам.

Кроме того, лимит остатка кассы не устанавливается для индивидуальных предпринимателей и предприятий, имеющих до ста работников, при условии, что общий размер годовой выручки не превышает 800 миллионов рублей.

Все правила кассовой дисциплины можно найти в указаниях ЦБ РФ (Указание от и Указание от ).

Новый курс в «Школе Генерального Директора»

Ведение кассовой дисциплины для ООО и ИП. Перечень документов

Для соблюдения кассовых правил на предприятии должно быть отдельное уполномоченное лицо – кассир. Однако это может делать и директор или непосредственно сам индивидуальный предприниматель. В случае, когда предприятие имеет нескольких кассиров, обязательно назначается старший кассир. Также должно быть назначено лицо, ответственное за . Обычно это главный бухгалтер, но в зависимости от ситуации, может быть и кассир или непосредственно сам ИП. Также это может быть организация, осуществляющая ведение бухгалтерского учета.

С 2015 года необходимо оформлять следующие документы по кассовым операциям:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
2. Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
4. Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.

Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде.

При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.

Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста.

• Автоматизация магазина: программа, внедрение, контроль

Ведение кассовой книги в обособленном подразделении

Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

В арбитражной практике по этому вопросу нет единого мнения.

Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см. постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).

Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Что такое лимит остатка по кассе

Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.

К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.

Приказ для установления лимита по кассе. Лимит необходимо рассчитать и закрепить во внутреннем приказе, которым может быть установлен лимит как на конкретный промежуток времени, так и на неограниченный срок, т.е. до издания нового приказа.

Упрощенный порядок. Для малых предприятий (менее 100 сотрудников и выручка за предыдущий год менее 800 миллионов рублей) и индивидуальных предпринимателей, с 1 июня 2014 года установление лимита остатка кассы не является обязательным. Однако для его отмены необходимо оформление соответствующего приказа, основанного на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, где непременно должна содержаться следующая формулировка: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».

• Оптимизация продаж: 4 проблемы, которые решит мобильное приложение

Как по правилам кассовой дисциплины происходит выдача денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия. Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.

В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.

На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Ограничение в выдаче денег по правилам

Также следует уделять пристальное внимание проведению наличных расчетов между субъектами хозяйствования. Это не относится на расчеты с физическими лицами. Юридические лица и ИП могут осуществлять между собой расчеты наличными, но не более 100 тысяч рублей в пределах одного договора.

Это ограничение не применяется также при выдаче из кассы заработной платы работникам, подотчетных денежных средств работнику – физическому лицу, если эти деньги не планируется использовать на оплату товаров и услуг от имени организации на основании доверенности.

Важно! Наличные деньги из кассы нельзя использовать на погашение займов, оплату аренды и выплату дивидендов.

Кому и когда можно брать деньги из кассы на личные нужны

Любые доходы организации принадлежат непосредственно организации. Поэтому оплата личных нужд учредителей, даже если он всего один, из кассы предприятия производиться не может.

Это не распространяется на ИП, которые могут использовать деньги как из кассы, так и с расчетного счета в любых количествах при условии отсутствия задолженностей по уплате страховых и налоговых взносов.

В случае отсутствия у индивидуального предпринимателя приказа об отмене ведения кассовых документов, для получения наличности из кассы, должен быть обязательно оформлен расходный ордер, содержащий следующую формулировку: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Проверка кассовой дисциплины. На что обращают внимание налоговые органы

Ранее уполномоченными на проверку соблюдения правил кассовой дисциплины были банки. Однако с 2012 года эта компетенция передана представителям ФНС, которые при выездной проверке могут проконтролировать:

• правильность ведения учета наличности в кассе;
• информацию, зафиксированную на фискальной памяти ККМ, путем распечатки отчетов;
• любые документы, относящиеся к оформлению кассовых операций (приходные и расходные ордера, отчеты кассового аппарата, кассовую книгу);
• своевременность выдачи кассовых чеков покупателям.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Кассовая дисциплина обязывает субъекты хозяйствования соблюдать правила и предусматривает серьезную ответственность за их нарушение. Свод возможных нарушений кассовой дисциплины содержится в ст. 14.5 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Действия, которые не относятся к описанным в данных статьях, не могут квалифицироваться проверяющими как правонарушения, соответственно, за них не может быть выписан штраф. Именно поэтому следует знать, за что могут наказать при выявлении фактов несоблюдения кассовой дисциплины, а за что нет.

1. Не применение ККТ

Согласно статьи 14.5 КоАП это является нарушением и предусматривает ответственность в виде штрафа:

• на должностных лиц - от 3000 до 4000 рублей;
• на юридических лиц - от 30 000 до 40 000 рублей.

Например, за время отсутствия администратора в салоне красоты, парикмахер не пробил чек клиенту. Несмотря на то что эти обязанности не входят в полномочия парикмахера, представители налоговой выписали штраф в 30 тысяч. В суде решение опротестовать не удалось, так как ООО признали виновным в необеспечении соблюдения требований о применении ККТ работниками предприятия. Президиум Высшего арбитражного суда РФ также поддержал налоговую и оставил решение в силе. Постановлением от 3 августа 2004 г. № 6902/04 виновной была признана организация, несмотря на доводы представителей организации о виновности непосредственно кассира.

Как показывает практика, штраф за такие нарушения налагается на всю организацию, хотя виноватым действительно может быть только один работник. Конечно, компании заинтересованы, чтобы оштрафовали только работника, так как сумма штрафа (согласно ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях) значительно ниже. Однако следует учитывать, что добиваясь возложения штрафа на должностное лицо, можно получить в итоге два. Так как законодательство допускает наложение штрафа и на лицо, допустившее нарушение, и на организацию, в которой оно совершено.

2. Превышение кассового лимита

На основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за нарушение лимитов кассы можно получить штраф от 40 000 до 50 000 рублей. Кассовая дисциплина с 2016 года обязывает эти лимиты строго соблюдать.

Как показывает практика, представители налоговой часто не соблюдают срок, установленный для наложения ответственности за это нарушение. Поэтому, если истекло 2 месяца с момента нарушения, и такой штраф все-таки наложили, смело идите в суд.

Если в компании выручка составила менее 800 миллионов рублей, а численность сотрудников меньше 100 человек, компания с середины 2015 года может отменить лимит остатка кассы сразу, причислив себя к малым предприятиям.

Например, за 2012 и 2013 год компания получала выручку в размере 500 млн руб. ежегодно. Это превышает установленные на то время лимиты (500 млн> 400 млн). Поэтому в указанные годы предприятие нельзя было относить к малым. За 2014 год организация получила 700 млн руб. выручки.

И с 25 июля 2015 года компания должна соблюдать новый лимит – не более 800 млн. Соответственно, есть все основания относить предприятие к числу малых, если, конечно, его численность за предыдущий год не более 100 человек, и в уставном капитале фирмы не более 49% доли крупных организаций.

Поэтому фирма имеет законное основание отменить лимит остатка кассы любой датой после 25.07.2015 г.

3. Хранение наличных денежных средств

Кассовая дисциплина 2016 года определяет правила хранения наличных денег, поступивших в кассу предприятия. Основным нарушением этих правил обычно является отсутствие кассовой комнаты, согласно правилам, которая должна представлять собой изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. В соответствии со ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за такое нарушение может быть наложен штраф на сумму от 40 000 до 50 000 рублей на предприятие.

Однако суд может отменить данный штраф в случае непредоставления полных и достоверных доказательств представителями налоговой. Соответственно контролеры должны в обязательном порядке:

• обнаружить свободные наличные денежные средства организации и точно определить их количество;
• зафиксировать достоверный факт их ненадлежащего хранения;
• указать конкретные нормы законодательства, которые были нарушены;
• указать дату и точное место совершения правонарушения.

В случае, если контролеры не смогут определить точное помещение, в котором находится касса и не смогут предоставить других доказательств, то суд будет на стороне организации (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 октября 2005 г. № А33-5576/05-Ф02-4795/05-С1).

4. Неоприходование наличной выручки

Неоприходованные надлежащим образом денежные средства в кассе согласно ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, являются основанием для приличных по размеру штрафов (до 50 000 руб.). Пример такого дела, решение по которому было принято в пользу налоговой, - постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 7 марта 2007 г. № Ф04-1084/2007(32053-А70-27). Кроме того, попавшись на таком нарушении очень велик риск привлечь выездную проверку. Так как это является основанием допускать факт уклонения от уплаты налогов путем занижения сумм выручки.

5. Превышение лимита расчетов наличными

Также популярное нарушение кассовой дисциплины. С учетом лимита в 100 000 рублей возникают вопросы по исчислению этих сумм, к примеру, если договор не оформлен на бумажном носителе или если оформляются однотипные договоры на разные суммы, которые менее установленного лимита

В соответствии с п. 3 ст. 434 ГК РФ договор не обязательно заключается в виде единого документа. Согласно п. 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, лимит устанавливается в пределах одного договора. Но договоры далеко не всегда оформляются письменно. К примеру, если предприятие получает товар по накладной и оплачивает на основании выставленного счета, то лимиты нужно считать в рамках каждой отгрузки.

Счет, оформленный надлежащим образом и содержащий наименование и количество приобретаемого товара, может являться офертой. А оплата, согласно п. 1 ст. 435, ст. 438 ГК РФ, является акцептом этой оферты. Отсюда и возможность заключения разовых сделок купли-продажи, не превышающих разовый лимит в 100 00 рублей (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. по делу № А75-4466/2013).

Соответственно, если сумма по одной накладной менее 100 000 рублей, допускается ее оплата наличными денежными средствами из кассы предприятия. Однако, в случае наличия долгосрочного договора поставки, претензии проверяющего будут вполне обоснованы. Но в случае отсутствия ссылки на этот договор в накладных, есть все основания для оспаривания решения в суде (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 9 апреля 2013 г. по делу № А33-18496/2012).

Бытует мнение, что лимит ограничен сутками. Однако, это ошибочное мнение. Лимит ограничивает сумму только в рамках одного договора. Периодичность платежей эта норма не регулирует. Если компания имеет разные договоры, суммы которых не превышают 100 000 рублей, то по ним вполне можно производить оплаты в течение одного дня.

Какой лимит расчета наличными на настоящий момент и как отразить превышение лимита в учете.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Лимит расчета наличными

Максимальный размер расчетов наличными деньгами составляет 100 000 рублей. Это ограничение распространяется на наличные расчеты:

• между организациями;
• между организацией и индивидуальным предпринимателем;
• между индивидуальными предпринимателями.

Расчеты с участием граждан осуществляются без ограничения суммы. То есть компания или предприниматель вправе получать или передавать гражданам наличные суммы без ограничений и лимит расчетов наличными не соблюдать.

На что не распространяется лимит расчета наличными?

Наличные без ограничения можно расходовать в случае:

• выплаты заработной платы;
• выплаты начислений социального характера;
• выдачи денег под отчет;
• расходования средств на личные нужды предпринимателя, при условии что выплата не будет направлена на его предпринимательскую деятельность.

В один кассовый день разрешено производить операции с одним и тем же контрагентом на сумму более 100 тыс. рублей. Например, рассчитываясь по нескольким договорам не более 100 тыс. рублей по одному договору в один день. Это следует из п. 6 указания Центробанка РФ от 07.10.2013 № 3073-У . Цитата: «Наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами».

Если предмет договора и все остальные условия остались прежними в других договорах, то велика вероятность, что суд может признать, такие договоры «одним договором».

Штраф за нарушение требования о лимите расчета наличными

Если юридическое лицо или ИП превышают размер 100 000 рублей по одному договору, то это считается нарушением порядка работы с наличными. За это предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ. Для организаций его сумма составляет от 40 000 до 50 000 рублей. Для ответственного работника (должностного лица) — от 4000 до 5000 рублей. Привлечь организацию к ответственности инспекторы вправе в течение двух месяцев с момента нарушения (ч. 1 ст. 4.5 и подп. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ).

Согласно КоАП РФ за превышение лимита наличных расчетов предусмотрена административная ответственность. Причем как для покупателей, так и для продавцов. Дела, связанные с нарушением лимита наличных расчетов, рассматривают налоговые инспекции (ст. 23.5 КоАП РФ). Налоговая инспекция вправе оштрафовать как покупателя, так и продавца. Потому что участниками наличных расчетов являются как плательщик, так и получатель, а значит, за нарушение несут ответственность оба (ст. 15.1 КоАП РФ).

Рекомендуем экспресс-курс Контур.Школы « ». Обучение поможет привести в порядок документы при работе с ККТ, в том числе при использовании онлайн-касс, правильно работать с лимитом наличности. Вы сможете наладить безошибочную работу с кассовой техникой и бланками строгой отчетности, составите локальный нормативный акт по кассовой дисциплине, который поможет проходить проверки без штрафов.

Когда в штате фирмы не предусмотрена должность кассира, многие начинают испытывать проблемы с лимитом кассы (его еще называют лимитом остатка наличных в кассе). Лимит кассы требует пристального внимания от бухгалтерии, ведь при образовании излишка средств нужно незамедлительно отвозить их в банк.

Такое положение дел сохранялось вплоть до 1.07.2014, когда стало возможным не соблюдать лимит кассы для некоторых категорий экономических субъектов. С этой даты все индивидуальные предприниматели и большая часть организаций стали реализовывать свое право на безлимитное хранение в кассе наличных средств.

Тем не менее, налоговая служба отмечает, что пользоваться своим правом на отмену лимита кассы нужно грамотно. Мало просто заявить об отказе от кассового лимита, потому что впоследствии могут возникнуть проблемы при проверках со стороны налоговой.

В этой статье речь пойдет о том, какие категории бизнесменов могут обойтись без лимита кассы, а какие обязаны его соблюдать, и какой предел наличных в кассе возможен.

Для чего устанавливается лимит кассы

Лимит кассы – это максимально возможное количество наличных, хранящихся в кассе организации. Когда лимит денег в кассе набирается больше установленного значения, излишек переводится на банковский счет организации. Превышать фиксированный остаток можно лишь в дни выдачи зарплат, стипендий, пособий и т.п. Также это допустимо делать в выходные и праздничные дни, если в этот период осуществлялись операции.

Лимит кассы организации требуется для снижения количества наличных денег, что ведет к упрощению ведения денежных операций.

Кассовая дисциплина регламентирована действующим законодательством, которое вводит лимит кассы для всех предприятий, за исключением особо оговоренных случаев. Остановимся на этом подробнее.

Под кассой понимаются денежные средства фирмы или какого-либо ее подразделения, осуществлявшего операции с наличными деньгами. Также касса – это помещение в организации, где находятся данные подразделения.

Кроме того, касса это и участок бухгалтерского учета, который служит для отражения информации о перемещениях наличных и денежной документации. Таким образом, под лимитом кассы понимают сумму денежных средств, которая может постоянно находиться в кассе организации.

Размер этой суммы устанавливается ЦБ на определенных условиях, и используется она для каждодневных расходов организации. В случае, когда к концу рабочего дня в кассе находится сумма, превышающая пороговые показатели, то разницу вносят на банковский счет.

К примеру, в фирме установлен лимит кассы в 80 тысяч рублей. К концу рабочего дня все средства, превышающие данный показатель, должны быть отправлены в банк (или банки), который обслуживает данную организацию.

Сумма, превышающая лимит кассы, может быть оставлена на хранение в строго определенные дни.

1. Превышать лимит кассы можно во время начисления заработной платы. На это отводится 3 дня с момента получения необходимых средств в банке.
2. Если кассовые операции проходят в выходной день, то в этот день также допустимо превышать лимит.
3. В нерабочий праздничный день.

Если в другие дни образовался излишек средств свыше установленного лимита, то фирма понесет ответственность, согласно ст.15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Лимит кассы устанавливается для сокращения «налички» в обращении, так как основной способ расчета – безналичный, через банки. Экономический эффект от установления лимита кассы – большая вовлеченность денег в работу, тогда как в кассе они лежат мертвым грузом.

Какими нормативными актами регулируется лимит остатка кассы

1. Письмо ЦБ РФ от 24 сентября 2012 г. № 36-3/1876.
2. Письмо ЦБ РФ от 15 февраля 2012 г. № 36-3/25.
3. Письмо ФНС от 6 марта 2014 г. № ЕД-4-4116.
4. Кодекс об административных правонарушениях РФ.
5. ФЗ 209 «О развитии малого и среднего предпринимательства» от 27 июля 2007 г.
6. Указание ЦБ РФ от 3 февраля 2015 г. № 3210-Ую.

Расчет лимита кассы: 2 способа

Расчет лимита остатка кассы может производиться двумя способами – на основании расхода наличных денег либо на основании объемов ожидаемой выручки.

Кассовый лимит рассчитывается на основании данных за определенный временной отрезок (обычно квартал), который фирма выбирает самостоятельно. Это может быть квартал:

• предыдущим перед расчетным кварталом;
• аналогичный прошлогоднему;
• имеющий максимальную выручку.

Расчетный период не должен быть более 92 дней и должен включать все рабочие дни указанного временного отрезка. Итоговый порог лимита может быть округлен до рублей в любую сторону.

Способ 1. Расчет по объему выручки.

Этот способ применяют, если организация получает выручку наличкой (или планирует получать). Для расчета лимита кассы этим способом нужно использовать формулу:

Л = Об ÷ Трас × Тин , где

• Л – лимит кассы,
• Об – объем выручки наличного расчета, полученный за указанный период,
• Трас – расчетный период в днях,
• Тин – периодичность отправки денег в банк.

Приведем пример, как рассчитывается лимит кассы данным способом. Возьмем следующие вводные данные: в кассу фирмы ежедневно поступает выручка, для расчетного периода используется первый квартал прошлого года, периодичность сдачи выручки – раз в четыре дня, выходных в организации нет. Итак, приступим к расчету.

Нужно узнать количество рабочих дней в квартале. Так как известно, что в организации нет выходных, то расчетный период будет равен 90 дням.

Согласно данным счетов 50, 62 и 90 объем выручки равен 5 млн рублей.

Таким образом, расчет лимита кассы для первого квартала будет выглядеть так Л = 5 000 000 ÷ 90×4 = 222 222 рубля.

На основе полученного результата глава организации выпускает приказ об установлении лимита кассы.

Способ 2. Расчет по расходу наличных средств.

Если в организации не используются расчеты наличными, то лимит кассы можно рассчитать исходя из объема наличных административно-хозяйственных расходов. При этом необходимо понимать, что в расчете не должны использоваться суммы из фонда заработной платы.

Формула расчета будет аналогичной первому способу, но Об – объем средств из кассы, отпущенных на хозяйственные и административные потребности. Остальные компоненты формулы не отличаются.

Приведем пример. Фирма не осуществляет расчетов наличными средствами, наличка снимается раз в три дня, для расчетного периода взят первый квартал прошлого года, сама фирма работает пять дней в неделю, а расход наличных денег составил 2 000 000 рублей за указанный период.

1. Произведем расчет рабочих дней за указанный промежуток. Рабочих дней в январе было 15, в феврале 19 и в марте – 22, в сумме – 56.
2. По данным бухучета расходы в январе были на уровне 500 тысяч рублей, в феврале – 650 тысяч и в марте – 850 тысяч рублей.
3. Таким образом, лимит кассы на первый квартал рассчитывается так Л = 2 000 000 ÷ 56 × 3 = 107 142 рубля.

Согласно этим расчетам директор фирмы издает приказ, устанавливающий ежедневный лимит кассы в 107 142 руб.

Бывают случаи, когда фирма только платит дивиденды и не ведет наличные расчеты, а также не производит расходы из кассы. В этом случае то, какой лимит кассы должен быть установлен, можно понять по объему выданных денег по той же самой формуле. При этом все дни квартала указывать нет необходимости, так как средства снимаются один раз. Период инкассации для такого случая максимальный – 7 дней.

Документы, необходимые для установления лимита кассы

Любой субъект хозяйственной деятельности, который зарегистрировал свое предприятие, должен установить лимит кассы, если он планирует финансовые операции с наличными деньгами. Также фирма должна иметь соответствующую документацию, которая покажет, что все требования закона выполнены. Такими документами будут:

• приказ об установлении лимита кассы;
• расчет лимита, который должен разработать главбух и утвердить директор.

Стоит учесть, что стандартной формы расчета лимита кассы нет, он производится в свободной форме. Однако этот расчет лучше делать на фирменном бланке компании, в верхней части которого будет название документа. После этих данных идет непосредственно расчет с указанием метода и формул.

Также в этом расчете указываются исходные данные, оформленные в таблицу.

После этого идет запись непосредственного расчета лимита кассы, который может быть округлен до рубля. Документ подписывается главбухом с указанием даты составления.

Такой расчет служит основанием для приказа об утверждении лимита кассы, который тоже должен иметь дату и место составления, а также заголовок. В преамбуле этого документа дается ссылка на нормативный акт, регулирующий вопрос лимита.

Распорядительная часть приказа содержит информацию о количестве лимитированных средств, также отмечается промежуток для сдачи излишка в банк. Кроме того, необходимо указать дату начала действия лимита кассы.

Приказ обязательно фиксируется в книге регистрации приказов.

За контроль соблюдения установленного лимита, а также доведение информации о действующем лимите до кассиров отвечает главбух или другое уполномоченное лицо.

Расчет лимита кассы оформляется приложением к приказу о действии данного лимита.

Срок действия указанного лимита кассы остается на усмотрение фирмы. Обычно приказ, устанавливающий лимит, не имеет даты его окончания, только начала действия. Лимит кассы устанавливается на несколько лет, но может и меняться ежемесячно, если у фирмы есть в этом потребность. ЦБ РФ в своем письме разъясняет, что лимит кассы целесообразно перерасчитывать в случае, если изменяется объем поступления наличных средств за реализованные услуги и товары или изменяется объем выдачи наличных денег.

Когда можно не устанавливать лимит кассы предприятия

Действующее законодательство России дает возможность отказаться некоторым категориям экономических субъектов от лимита кассы:

• юрлица, которые являются субъектами малого предпринимательства;
• ИП (причем вне зависимости от формы налогообложения).

Чтобы не устанавливать лимит кассы, фирма не должна регистрироваться в реестре субъектов малого предпринимательства (если в регионе регистрации фирмы такие списки ведутся) – такую норму Указание ЦБ не содержит. По сути, фирма должна лишь отвечать критериям, которые введены для субъектов малого предпринимательства.

С 1.07.2015 лимит кассы для малых предприятий и ИП не обязателен. Если фирма приобрела статус субъекта малого предпринимательства после указанной даты, то она может не соблюдать лимит кассы с момента получения своего статуса.

Итак, чтобы не использовать лимит кассы на предприятии, нужно:

• отменить ранее изданный приказ об установлении лимита кассы;
• издать новый приказ, который установит дату начала работы без лимита кассы.

Если не издать приказ об отмене лимита кассы, то могут возникнуть проблемы при проверке кассовой дисциплины. В этом случае контролирующая организация может пойти двумя путями: принять за лимит кассы сумму, указанную в приказе до 1.06.2014, либо, что гораздо хуже, счесть, что лимит не установлен. При развитии событий по последнему варианту лимит кассы будет равен нулю, и, соответственно, любая сумма в кассе будет считаться превышением лимита.

Как часто необходимо пересматривать лимит наличных в кассе

Законодательство Российской Федерации не дает каких-либо определенных сроков действия лимита кассы. Также не описаны и случаи, на основе которых данный лимит можно изменить. Из этого следует, что любая фирма самостоятельно определяет срок действия указанного лимита и основания для его перерасчета.

Практика такова, что перерасчет лимита кассы – прерогатива руководителя компании, который фиксирует изменения в приказе.

Обычно лимит кассы устанавливается на относительно небольшой период – от квартала до года. Когда срок действия первого распоряжения истекает, то либо оно продляется, либо издается новое. Если в приказе не указан срок действия лимита, то это значит, что фирма применяет указанный лимит бессрочно.

Если денежный поток в кассе не изменяется, то пересматривать лимит нет необходимости. Достаточно обновлять действующие приказы, продляя срок установленного лимита кассы без его изменения.

Перерасчет лимита кассы необходим в случае, если:

• увеличился оборот наличных денег в кассе;
• произошла коррекция правил выдачи наличных в кассе.

Лимит может не меняться, если размер выручки снизился или произошел переход с наличных расчетов на безналичные.

Ответственность за превышение лимита кассы

Чтобы избежать проблем с законодательством, нужно не просто установить лимит кассы и соблюдать его, но и произвести верный расчет этого лимита. Для этого необходимо учесть объем наличных денег, поступающий в кассу за конкретный период.

Перечислим события, считающиеся нарушением:

• хранение наличных денег, не отображенных в приходной документации;
• сумма, превышающая лимит;
• нет приказа об установлении лимита кассы;
• деньги, необходимые для выплат зарплаты и пособий, если они хранятся более трех дней, с момента выдачи банком.

За финансовые операции фирмы несет ответственность ее руководитель. Главбух отвечает за правильный расчет лимита кассы. Банк, который обслуживает фирму, должен контролировать ее кассовую дисциплину.

Согласно нормативно-правовым актам банк должен проверять организацию раз в два года. В случае выявления каких-либо нарушений банк уведомляет Налоговую службу, которая, в свою очередь, может привлечь компанию к административной ответственности и оштрафовать.

Если в фирме выявили хранение средств, превышающих установленный лимит, то она может быть оштрафована согласно ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ. В зависимости от лица, понесшего ответственность, штрафы могут быть:

• 4–5 тысяч рублей, если оштрафован ИП или должностное лицо малого предприятия;
• 40–50 тысяч рублей, если штраф наложен на юрлицо.

Могут возникнуть некоторые затруднения, если сдавать сверхлимитные деньги приходится в выходной день. У фирмы есть два пути решения этой проблемы:

1. Воспользоваться инкассаторскими услугами. Этот способ прост и удобен, но стоит денег и не подходит для малых предприятий.
2. Выдать излишек средств сотрудникам под отчет и затем вернуть неиспользованные авансы. Но этот прием известен и проверяющим, поэтому при обнаружении злоупотреблений таким способом можно получить замечание. Стоит принять во внимание, что подотчетная сумма удерживается из зарплаты сотрудника, если он ее ранее не вернул.

Если фирма превышает лимит кассы для выдачи зарплаты и иных платежей, то надо помнить, что срок выдачи таких платежей – 3-5 дней, включая день поступления денег в кассу предприятия.