Обязанность по уплате налогов реализуется путем составления различных видов отчетности, расчетом суммы обязательства и совершение платежа в соответствующий бюджет. Для выполнения налогового обязательства заполняется платежное поручение, в котором указываются необходимые реквизиты. Если при составлении этого бланка допущена ошибка, исправить ее поможет письмо в налоговую об уточнении платежа.
От правильности заполнения бланка платежного поручения зависит не только своевременность поступления налога в соответствующий бюджет, но и наличие оснований для привлечения плательщика к ответственности. Обязанность по уплате налогов и сборов считается исполненной с момента зачисления платежа, поэтому заполнение реквизитов должно происходить с соблюдением установленных правил.
Наиболее распространенными являются следующие ошибки в платежных документах:
- Неверное указание КБК (код бюджетной классификации);
- Реквизиты плательщика (наименование, КПП/ИНН);
- Правовой режим налогоплательщика;
- Код ОКАТО;
- Иные обязательные реквизиты платежного поручения.
Обратите внимание! Неверное указание хотя бы одного обязательного атрибута или одной цифры в счете приведет к тому, что платеж будет отнесен к категории «невыясненных». В этом случае обязанность по уплате налога не будет считаться исполненной надлежащим образом.
Своевременное выявление ошибки позволит избежать негативных последствий, связанных с просрочкой платежа и привлечением к ответственности, если плательщик обратится в территориальную инспекцию ФНС с письмом об уточнении платежа. Более того, согласно ст. 45 НК РФ, плательщик, устранивший такую ошибку, имеет право на освобождение от уплаты пени за просрочку исполнения налогового обязательства.
Закон не устанавливает предельные сроки для обращения с указанным письмом для устранения ошибки. До тех пор, пока налоговая инспекция не выявит факт нарушения порядка и сроков уплаты налогов, письмо плательщика будет являться основанием для устранения ошибки и внесения соответствующих поправок.
Так как данное обращение имеет юридически значимые последствия. оно должно оформляться в виде письменного документа. В его содержание необходимо включить:
- Наименование и реквизиты налогового органа, в который направляется обращение;
- Полные данные налогоплательщика – ИП или юридического лица;
- Информация об исполненном налоговом платеже, который подлежит уточнению;
- Подробное описание выявленной ошибки;
- Указание на исправление в реквизитах платежа, которое плательщик просит уточнить.
Обратите внимание! Порядок ведения налогового документооборота и взаимодействия с ИФНС допускает не только направление такого обращения в виде письменного документа, но и подачу его по каналам электронной связи. Такая возможность доступна плательщикам, подключенным к электронным каналам коммуникации с ИФНС.
К письму в обязательном порядке прилагается документ, подтверждающий исполнение налогового обязательства. Для этого необходимо надлежащим образом заверить копию платежного поручения на бумажном носителе, либо сделать электронную выписку из клиентской программы. Помимо этого, допускается представление выписки из кредитного учреждения, через которое осуществлялся платеж.
Образец письма в налоговую об уточнении платежа можно сказать на нашем сайте. При его составлении особое внимание нужно уделить правильности указания надлежащих реквизитов.
По факту получения указанного документа сотрудники ИФНС проведут проверку и внесут уточнение платежа. Однако в некоторых случаях это будет физически невозможно, так как поступивший платеж уже был зачислен по ошибочным реквизитам.
Когда нельзя уточнить платеж
Налоговый платеж нельзя уточнить, если в результате указания ошибочных сведений произошло зачисление по неверным реквизитам. Это характерно для следующих случаев:
- Когда неверный код КБК не соответствует виду налога, подлежащего уплате;
- Если в результате ошибочного кода ОКАТО произошло зачисление налога в иной бюджет, чем планировал плательщик;
- Если допущена ошибка в реквизитах счета Федерального казначейства или банка получателя.
Важно! В указанных ситуациях плательщику все равно нужно уведомить налоговый орган о допущенной ошибке, так как, в ряде случаев, это позволит избежать начисления пени.
Для надлежащего исполнения налогового обязательства, если уточнение платежа невозможно, будет нужно выполнить следующие действия:
- Заполнить надлежащим образом повторное платежное поручение на уплату налога и произвести оплату по правильным реквизитам;
- Обратиться в территориальную инспекцию ФНС для возврата ошибочно произведенного платежа.
Для такой процедуры потребуется подтвердить оба совершенных платежа путем представления документов в адрес налогового органа.
Обязанность плательщика того или иного налога считается исполненной с момента зачисления налога в бюджет. При этом некорректно заполненные платежные документы, даже если на расчетном счете лица достаточно средств, могут стать причиной неисполнения таких обязательств. Рассматриваем вопрос, в каких случаях необходимо и как должен выглядеть образец письма об уточнении назначения платежа.
Ошибки в платежном поручении
Статьей 45 Налогового кодекса РФ закреплено 2 категории ошибок в платежке, наличие которых ведет к незачислению суммы в бюджетную систему и обязанности заново провести платёж:
- Неверное указание названия банка-получателя.
- Ошибка в номере счета Федерального казначейства.
В этих случаях письмо об ошибке в назначении платежа не освободит от повторной необходимости произвести оплату по правильным реквизитам. А ошибочное перечисление придется возвращать в установленном законом порядке.
Учтите, что на возникшую задолженность всегда начисляются пени, которые в последующем не обнуляются. В том числе когда спор выходит на судебный порядок рассмотрения.
Как правило, письмо в ИФНС об уточнении платежа поможет исправить ошибку, если в поручении на перечисление налога неправильно указан КБК, ИНН, статус налогоплательщика, КПП, название организации и т. п.
На основании разъяснения ФНС России от 10.10.2016 № СА-4-7/19125, не являются основанием для признания налогового обязательства неисполненным неверные:
- статус плательщика.
Для устранения неточности достаточно предоставить письмо об изменении назначения платежа, образец которого законом не закреплён.
Уточнение КБК не вызывает особых проблем, если правильный и ошибочный код относится к одному налогу. В противном случае налоговых санкций не избежать. И скорее всего, доказательство необоснованности пеней перейдет в плоскость спора с налоговиками.
Таким образом, если имеет место указание кодов разного налога, письма о неправильном назначении платежа в платежном поручении в налоговую инспекцию, скорее всего, будет недостаточно.
При ошибочно указанном ОКТМО, если налог идёт в местный бюджет, исправить неточность можно путем перечисления пеней и налога по правильным реквизитам.
Если же платежи направлены в региональный или федеральный бюджет, законодатель предоставляет возможность скорректировать ОКТМО, подготовив уточняющее письмо о назначении платежа.
Форма и особенности составления письма
Если в платежном поручении на уплату сбора, взносов или налога допущена ошибка, плательщику не стоит ожидать результата рассмотрения вопроса налоговым органом или казначейством. Ведь инспекция сможет инициировать сверку уплаченных сумм только на основании обращения.
В итоге уточняющее письмо о назначении платежа по образцу, соответствующему требованиям деловой практики и содержащее правильные сведения, позволит оперативно разрешить недоразумение и внести уточнение на день фактической уплаты. В распоряжении инспекции есть 10 дней для решения этого вопроса.
Единый бланк заявления отсутствует. Законодатель не конкретизирует форму письма в ИФНС об уточнении платежа. Образец плательщики разрабатывают самостоятельно на основе общих требований документооборота.
Перед подачей запроса в уполномоченный орган ФНС налогоплательщик должен обратиться в банк для получения надлежащего доказательства проведения платежа (платежки с отметкой банка об исполнении).
В обязательном порядке образец письма о назначении платежа должен содержать:
- сведения, позволяющие однозначно понять, в чем именно заключена ошибка;
- информацию о заявителе по вопросу уточнения платежа;
- правильные реквизиты, которые следует применить;
- указание на копию ошибочно/предположительно ошибочно оформленной платежки, по которой налог был перечислен первоначально.
|
Обращаем ваше внимание, что к подготовленному в ИФНС образцу письма об ошибочном назначении платежа целесообразно приложить также заявление о проведении сверки платежей, если для этого есть весомые основания.
Уточнить свои налоговые платежи можно по правилам, прописанным в ст. 45 НК РФ. Так, данной нормой установлено, что при обнаружении налогоплательщиком ошибки в оформлении поручения на перечисление налога, не повлекшей неперечисления этого налога в бюджет, он вправе подать в налоговый орган по месту своего учета заявление о допущенной ошибке с приложением документов, подтверждающих уплату им указанного налога и его перечисление на соответствующий счет Федерального казначейства, с просьбой уточнить основание, тип и принадлежность платежа, налоговый период или статус плательщика.
С 01.12.2017 вступает в силу , которым утвержден порядок работы налоговых органов с невыясненными платежами (далее - Порядок).В связи с этим в статье предлагаем рассмотреть механизм взаимодействия ИФНС и налогоплательщика в ситуации, когда были обнаружены ошибки в платежном поручении на перечисление налогов в бюджет.
В соответствии с п. 1 ст. 45 НК РФ налогоплательщик (в том числе юридические лица и индивидуальные предприниматели) обязан самостоятельно исполнить обязанность по уплате налога, если иное не предусмотрено НК РФ, в установленный законодательством срок. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) обязанности по уплате налога является основанием для направления налоговым органом в его адрес требования об уплате налога.
Об исполнении и неисполнении обязанности по уплате налога
Налогоплательщики должны оформлять расчетные документы на перечисление налогов (сборов) и иных платежей в бюджетную систему РФ в соответствии с Приказом Минфина России от 12.11.2013 № 107н «Об утверждении Правил указания информации в реквизитах распоряжений о переводе денежных средств в уплату платежей в бюджетную систему Российской Федерации» (далее - Правила № 107н ).Согласно пп. 1 п. 3 ст. 45 НК РФ обязанность по уплате налога считается исполненной с момента предъявления в банк поручения на перечисление в бюджет на соответствующий счет Федерального казначейства денежных средств со счета налогоплательщика в банке при наличии на нем достаточного денежного остатка на день платежа.
В силу п. 7 ст. 45 НК РФ поручение на перечисление налога заполняется в соответствии с правилами, установленными Положением о правилах осуществления перевода денежных средств.
Подпунктом 4 п. 4 ст. 45 НК РФ установлен ряд случаев, когда обязанность по уплате налога не признается исполненной . К ним, в частности, относится неправильное указание налогоплательщиком в поручении на перечисление суммы налога:
Номера счета Федерального казначейства;
Наименования банка получателя, повлекшего неперечисление этой суммы в бюджет.
При этом если в платежном поручении неправильно указан КБК или статус плательщика налога, это не является основанием для признания обязанности по уплате налога неисполненной (письма Минфина России от 19.01.2017 № 03 ‑02 ‑07/1/2145 , ФНС России от 10.10.2016 № СА-4-7/19125@ ).
Таким образом, если ошибка налогоплательщика не привела к неуплате налога, то он вправе уточнить свой платеж. Процедура уточнения невыясненного платежа прописана в п. 7 ст. 45 НК РФ .
Как работают налоговики с невыясненными платежами?
К невыясненным платежам относятся:Платежи по расчетным документам, в полях которых не указана (неверно указана) информация налогоплательщиком (либо банком при формировании электронного платежного документа);
Платежи, которые невозможно однозначно определить к отражению в информационных ресурсах налоговых органов.
Вся информация о работе с невыясненными платежами собирается в ведомости невыясненных поступлений. В ней налоговики отражают:
Платежи, отнесенные казначейством на соответствующий КБК по учету невыясненных поступлений;
Платежи, оформленные налогоплательщиками с нарушением Правил № 107н , что привело к невозможности отражения их в карточках расчетов с бюджетом либо информационных ресурсах налоговых органов, в которых производится учет соответствующих поступлений;
Платежи, которые не могут быть однозначно классифицированы для отражения в карточках конкретных налогоплательщиков;
Платежи, по которым у налогоплательщиков не открыты карточки расчетов с бюджетом.
Хотите уточнить платеж? Сообщите об этом в ИФНС!
Пунктом 7 ст. 45 НК РФ установлено: при обнаружении налогоплательщиком ошибки в оформлении поручения на перечисление налога, не повлекшей (!) неперечисления этого налога в бюджет, он вправе подать в инспекцию по месту своего учета заявление о допущенной ошибке.Документ, переданный налоговикам, должен содержать обращение с просьбой уточнить основание, тип и принадлежность платежа, налоговый период или статус плательщика. К заявлению необходимо приложить подтверждающие произведенный платеж документы.
Обратная связь с налоговиками
Необходимость уточнения платежа (в части уточнения реквизитов расчетного документа) в целях правильного отражения о нем информации в ресурсах ИФНС может возникнуть и у налогового органа . В таком случае инспекция сама проинформирует об этом налогоплательщика.Форма соответствующего информационного сообщения представлена в приложении 2 к Порядку . В сообщении контролеры укажут, что поручение на перечисление налога оформлено с нарушением установленных Правилами № 107н требований, при этом будет названо конкретное произведенное налогоплательщиком нарушение. Нарушения могут быть следующего характера:
Отсутствие либо указание несуществующего (неверного) КБК, кода ОКТМО;
Не указан (неверно указан) ИНН плательщика;
Несоответствие ИНН наименованию плательщика;
Отсутствие либо неверное указание КПП плательщика;
Указание несуществующего (неверного) ИНН получателя;
Отсутствует, указан несуществующий (неверный) КПП получателя;
Налогоплательщик не состоит на учете в налоговом органе;
Уплата налога производится за третьих лиц;
Отсутствие либо неверное указание основания платежа или номера счета получателя и его наименования;
Отсутствие открытой карточки расчета с бюджетом налогоплательщика;
отсутствие либо неверное указание статуса плательщика, налогового периода.
После получения информационного сообщения о необходимости уточнения реквизитов поручения на перечисление налога плательщик представляет в инспекцию заявление о необходимости данного уточнения.
При поступлении в налоговый орган заявления налогоплательщика об уточнении вида и принадлежности платежа налоговый орган в течение 10 рабочих дней с даты поступления указанного заявления выносит соответствующее решение (форма заявления утверждена Приказом ФНС России от 29.12.2016 № ММВ-7-1/731@ ).
К сведениюПо предложению одной из сторон (инспекции или налогоплательщика) может быть проведена совместная сверка уплаченных налогоплательщиком налогов.В случае если ошибка в расчетном документе возникла по вине банка при формировании электронного платежного документа, налоговый орган после сверки расчетов с плательщиком вправе сделать запрос в данное кредитное учреждение с целью получения копии расчетного документа, оформленного плательщиком на бумажном носителе.
Порядок проведения сверки регламентирован п. 3 Приказа ФНС России от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444@ «Об утверждении Регламента организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами ».
Итог взаимодействия с ИНФС по невыясненным платежам
На основании заявления налогоплательщика и акта совместной сверки расчетов (если она проводилась) инспекция принимает решение об уточнении платежа на день фактической уплаты налога. При этом налоговый орган осуществляет пересчет пеней, начисленных на сумму налога, за период со дня его фактической уплаты в бюджет до дня принятия ИФНС решения об уточнении платежа.О принятом решении об уточнении платежа налогоплательщика уведомят в течение пяти дней после принятия данного решения.
Уточнение реквизитов на уплату страховых взносов
Процедура уточнения платежных документов по страховым взносам аналогична мероприятиям, проводимым инспекцией по уточнению налоговых платежей. Однако при обнаружении в своих документах ошибок налогоплательщикам необходимо руководствоваться следующим.Во-первых , уточнение реквизитов в расчетных документах по уплате страховых взносов не производится в том случае, если сведения об этой сумме учтены на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица. Это закреплено в п. 9 ст. 45 НК РФ .
Во-вторых , порядок уточнения реквизитов в платежных документах зависит от даты совершения платежа.
Если платеж совершен за расчетные (отчетные) периоды, истекшие до 01.01.2017 , денежные средства по которым поступили в ПФР (до передачи администрирования страховых взносов ФНС), то заявление об уточнении реквизитов необходимо представить в отделение ПФР.
ПФР в течение пяти рабочих дней рассмотрит его и вынесет соответствующее решение, которое направит в ИФНС. Одновременно с данным решением осуществляется и передача суммы пени, подлежащей уменьшению либо доначислению, пересчитанной по состоянию на 01.01.2017. На основании полученных от ПФР сведений налоговики отразят решение и сумму пени в лицевом счете плательщика.
Если же денежные средства поступили после 01.01.2017 , то заявление должно быть подано в налоговую инспекцию. Контролеры в таком случае направляют в ПФР запрос с приложением копий заявления плательщика и платежного документа.
ПФР в течение пяти рабочих дней рассмотрит заявление и направит в инспекцию сообщение о возможности (или об отсутствии таковой) проведения соответствующих мероприятий по уточнению реквизитов. А ИНФС на основании данного сообщения примет решение об уточнении платежа. Пересчет пеней при этом будет осуществлен налоговиками в автоматизированном режиме с даты фактической уплаты платежа.
Налоговое законодательство наделяет налогоплательщиков правом уточнить в ИФНС свои ошибочные налоговые платежи (как и платежи по страховым взносам), выставляя при этом одно условие: ошибка в оформлении платежного документа на перечисление налога (страховых взносов) не должна повлечь неперечисления денежных средств в бюджет.
С 01.12.2017 вступает в силу Приказ Минфина России от 25.07.2017 № ММВ-7-22/579@ , которым утвержден порядок работы налоговых органов с невыясненными платежами. С указанной даты контролеры во взаимодействии с налогоплательщиками будут руководствоваться положениями данного документа.
Помимо этого, в целях правильного заполнения расчетных документов ФНС планирует проводить масштабную работу по информированию налогоплательщиков о значениях реквизитов, необходимых для заполнения полей платежных документов, путем размещения соответствующей информации на стендах в территориальных налоговых органах. Сведения о реквизитах соответствующих счетов Федерального казначейства можно получить в ИФНС и при постановке на учет (п. 6 ст. 32 НК РФ ). Также напомним, что на сайте высшего налогового ведомства можно найти любой реквизит, необходимый для заполнения расчетных документов.
Некоторые ошибки в платежке на перечисление налогов, из-за которых платежи оказались в "невыясненных", инспекция уточнит, если компания напишет соответствующее заявление. Прежде всего имеются в виду ошибки в КБК, ИНН, КПП или названии организации, статусе налогоплательщика. По заявлению компании налоговики не только должны уточнить платежи, но и снять пени, начисленные на возникшую из-за накладки задолженность (п.7 ст.45 Налогового кодекса ).
Правда, уточнить без проб лем КБК получится только если ошибочный и правильный коды относятся к одному налогу (п.2 раздела V Рекомендаций по порядку ведения в налого вых органах базы данных "Paсчеты с бюджетом", утв. приказом ФНС России от 16.03.07 № ММ-3-10/138@ ). Иначе придется перечислять налог еще раз по правильному коду, а потом просить налоговую о возврате и платить пени за просрочку.
Хотя Налоговый кодекс такого ограничения не устанавливает, доказывать неправомерность пеней, если в платежке назван КБК другого налога придется скорее всего в суде. Заметим, что к информации, отраженной в назначении платежа, налого вики обращаются, только если в поле 104 указaн несуществующий код.
Без проблем уточнить ОКАТО удастся, если платеж перечислялся в федеральный или peгиональный бюджет и не участвовал в формировании доходов местного бюджета. Если налог уже зачислен в "ошибочный" местный бюджет, то исправить ошибку можно, перечислив налог и пени по правильным реквизитам. При этом переплата возвращается на расчетный счет. Другой вариант уточнения и неправомерность начисления пеней опять придется отстаивать в суде.
Ошибку в таких реквизитax, как налоговый период, основания или тип платежа, также можно исправить, если написать в инспекцию заявление об уточнении платежа. Но в данной ситуации платежи все равно будут зачислены в бюджет и отражены в карточке расчетов с бюджетом, так что можно такую ошибку и не исправлять.
Надо сказать, что сейчас в некоторых регионах налоговики самостоятельно уточняют большую часть платежей, попавших в разряд невыясненных. Конечно, имеются в виду ситуации, когда из других реквизитов платежки можно судить об истинной принадлежности платежа. Например, компания указала несуществующий код бюджетной классификации, но в назначении платежа правильно указан перечисляемый налог. Причем пени в этом случае не начислятся. Дело в том, что после уточнения такие
суммы попадают в карточку расчета с бюджетом на дату, которая указана в платежном поручении.
Если же неправильно написаны номер счета Федерального казначейства и наименование банка получателя, то пени обнуляться не будут. В этом случае сумма не будет зачислена в бюджет, а значит, обязанность по уплате налога считается невыполненной (подп.4 п.4 ст. 45 НK РФ ). В такой ситуации придется написать заявление на возврат налога и подать его в свою налоговую инспекцию. Причем это касается и случаев, когда налог был зачислен на счет Федерального казначейства другого субъекта РФ.
Составить документ можно в произвольной форме. В нем необходимо назвать конкретную ошибку, которая допущена в платежном поручении, и его реквизиты. Кроме того, надо сообщить правильные сведения, необходимые для отражения суммы в карточке расчетов с бюджетом.
К заявлению стоит приложить документы подтверждающие уплату налога в бюджет. Можно сделать распечатку электронной копии из системы "Клиент-банк" и заверить ее подписью генерального директора и печатью компании. Правда в некоторых инспекциях требуют, чтобы на платежном nоручении стояла банковская отметка. Кроме того, для особо требовательных инспекторов к заявлению можно приложить выписку с расчетного счета, из которой видно, что деньги списаны с расчетного счета компании.
Если в результате ошибки платеж был несвоевременно отражен в карточке расчетов с бюджетом, то в заявлении еще просят пересчитать пени.
Заявление направляют по мере необходимости - когда обнаружат ошибку. Конкретных сроков для этого нет.
Составление письма об уточнении назначения платежа происходит тогда, когда сотрудники организаций обнаруживают ошибку или неточность в уже исполненном платежном поручении. Данное письмо является не просто частью деловой корреспонденции, оно относится к первичной документации фирмы.
ФАЙЛЫ
Когда и какие возникают ошибки
Ошибки в платежках между контрагентами допускают составители , т.е. работники бухгалтерских отделов. При этом неверные данные могут быть в самых разных пунктах документа: например, неправильно указывается номер договора, по которому происходит перечисление денежных средств, ошибочно пишется цель платежа или, бывает, выделяется НДС там, где его выделать не нужно и т.д.
Исправить это можно в одностороннем порядке, направив партнеру письмо об уточнении назначения платежа.
При этом вторая сторона не обязана высылать уведомление о получении данного послания, но удостовериться в том, что письмо получено, лишним не будет.
Можно ли оспорить новое назначение платежа
Обычно изменение параметра «Назначение платежа» происходит при взаимном согласии и без особых последствий. Но в некоторых случаях возможны осложнения. Например, если налоговая инспекция при проверке обнаружит такое исправление и посчитает его способом ухода от налогов, санкции со стороны контролирующего органа можно считать неминуемыми. Бывает, что трения о назначении платежа возникают и между контрагентами, особенно в части выплат по долгам и процентам. В большинстве случаев, для того, чтобы оспорить исправление, опротестовывающей его стороне придется обратиться в судебную инстанцию, при этом гарантий выигрыша дела никто не даст, поскольку такие истории всегда имеют множество нюансов.
Важное условие, необходимое для того, чтобы избежать возможных проблем, заключается о том, что сведения об изменениях в назначении платежа нужно в обязательном порядке передавать и в банки, через которые прошел платеж. Для этого достаточно всего лишь написать аналогичные письма в простой уведомительной форме.
Кто составляет письмо об уточнении назначения платежа
Данное письмо составляется со стороны компании, переведшей средства.
Обычно сам текст пишет специалист отдела бухгалтерии или иной сотрудник, уполномоченный на создание подобного рода корреспонденции и имеющий доступ к формируемым платежкам.
При этом документ в обязательном порядке должен быть подписан руководителем компании.
Как правильно написать письмо
Письмо об уточнении назначения платежа не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, соответственно, писать его можно в произвольной форме или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы. При этом есть ряд сведений, которые указывать в нем необходимо. Это:
- название предприятия-отправителя,
- его юридический адрес,
- данные об адресате: название компании и должность, ФИО руководителя.
- ссылку на платежное поручение, в котором была допущена ошибка (его номер и дату составления),
- суть допущенной неточности
- исправленный вариант.
Если неверно внесенных сведений несколько, то вписать их надо отдельными пунктами.
Все суммы следует вносить в бланк как цифрами, так и прописью.
При составлении письма важно придерживаться делового стиля. Это значит, что формулировки послания должны быть предельно четкими и корректными, а содержание довольно кратким — строго по делу.
Как оформить письмо
Как к информационной части письма, так и к его оформлению закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на простом чистом листе или на фирменном бланке организации, при этом допустимы как печатные, так и рукописные варианты.
Единственное правило, которое надо соблюдать неукоснительно: письмо должно быть подписано директором фирмы или уполномоченным на визирование подобной документации лицом.
Проштамповывать послание не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица по закону освобождены от необходимости это делать (при условии, что данное требование не прописано во внутренних нормативных актах компании).
Письмо нужно составлять как минимум в четырех экземплярах :
- один следует оставлять себе,
- второй передавать контрагенту,
- третий в банк плательщика,
- четвертый в банк получателя.
Все копии должны быть идентичны и заверены должным образом.
Как отправить письмо
Отправить такое письмо можно несколькими способами.
- лично из рук в руки,
- курьерской доставкой,
- через почту России заказным письмом с уведомлением о вручении,
- через интернет.
В случае отправки через интернет важно, чтобы предприятие имело официально зарегистрированную электронную цифровую подпись, хотя даже это не дает гарантии прочтения письма получателем.
Как и сколько хранить письмо
После отправления, все письма об уточнении назначения платежа необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации, а одну копию вложить в папку текущей «первички» фирмы. Здесь оно должно находиться период, установленных для такого рода документов законом или внутренними нормативно-правовыми актами компании, но не менее трех лет . После утраты актуальности и истечения срока хранения письмо можно передать в архив предприятия или утилизировать в порядке, прописанном в законодательстве.