Дмитрий САТИН
Как надоело по нескольку раз в день пересчитывать кассу, опасаясь превысить лимит! И ежедневные поездки в банк с чемоданом денег тоже порядком утомили... Можно ли избежать этой постоянной головной боли о лимите кассы?
Бухгалтеры всех фирм, работающих с «наличкой», знакомы с этими проблемами не понаслышке. Ведь наличные деньги – дело непредсказуемое. Как говорится, сегодня пусто, а завтра – густо. Особенно туго приходится фирмам, занятым в торговом, ресторанном и туристическом бизнесе. У них приток наличных денег особенно нестабилен. Объемы продаж сильно колеблются, например, в зависимости от времени года или дня недели.
Если вовремя не подумать о судьбе «лишних» денег, бухгалтерия легко может оказаться в ситуации, когда к концу дня установленный банком лимит наличности безнадежно превышен, а сдать деньги в банк уже поздно.
Напоминать о том, чем это вам грозит, излишне. Все просто: штраф с фирмы в сумме от 40 до 50 тысяч рублей плюс штраф с руководителя или главбуха в сумме от 4 до 5 тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП).
Но доводить до этого вовсе не обязательно. Есть масса способов, которые позволяют избежать нарушения.
Дружите с банком
Во-первых, неустраивающий вас лимит можно увеличить. Напомним, что обычно банки предлагают фирмам установить новый лимит в конце года. Для этого бухгалтер заполняет специальный бланк (по форме № 0408020, установленной в Положении Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П). В нем он указывает реальные доходы и расходы предприятия за предыдущие три месяца работы. Размер лимита рассчитывают в зависимости от этих сумм.
Далеко не факт, что полученный результат вас устроит. Однако соглашаться с ним вовсе не обязательно. Вы можете попросить банк установить вам другой лимит, на удобную для вас сумму.
На практике банки всегда учитывают желания своих клиентов. Для того чтобы вам установили завышенный размер лимита, достаточно объяснить, зачем вам это нужно. Причины могут быть разнообразными. Например, планируемое увеличение объема выручки или изменение графика работы кассы.
Оформить обоснование банки обычно просят в виде письма. Написать его можно в произвольной форме. Получив такое письмо, банк идет на уступку и устанавливает нужный вам лимит.
И еще одно. В бланке расчета, предоставляемом в банк, написано: «на год». Но это вовсе не значит, что, установив лимит в начале года, вы уже не можете его поменять. Можете. Более того, столько раз, сколько вам нужно. Пункт 2.5 Положения № 14-П разрешает банкам делать это «по обоснованной просьбе предприятия».
Так что учтите: если случится незапланированный денежный аврал, ничто не мешает вам сразу же переделать расчет и установить новый лимит. Такая возможность особенно важна, если выручка фирмы ведет себя достаточно непредсказуемо (например, скачет в зависимости от сезона).
Отложите на завтра
Боитесь не успеть сдать наличку до конца дня? Это напрасно. Есть простой способ освободить себя от этой нервотерпки. Достаточно согласовать с банком специальный график сдачи денег: «на следующий день». Это разрешено пунктом 2.4 Положения № 14-П.
Например, касса фирмы работает до 20.00, а банк закрывается в 18.00. Это значит, что вы имеете полное право сдавать деньги утром следующего дня.
Для этого в бланке расчета в графе «Сроки сдачи выручки» подчеркните нужную формулировку («на следующий день»). А в следующей графе укажите часы работы предприятия.
В некоторых местностях банков просто нет. Поэтому возить выручку приходится в другой населенный пункт. Работающим в таких нелегких условиях и вовсе положен льготный режим. Такие фирмы могут сдавать выручку один раз в несколько дней. В графе расчета «Сроки сдачи выручки» такой вариант также предусмотрен.
А если фирма работает круглосуточно и без выходных (например, продуктовый магазин)? Лучший выход в этой ситуации – иметь счет в крупном банке (например, иностранном), который принимает и выдает деньги более 8 часов (вплоть до 24 часов в сутки). Такие банки принимают деньги и в выходные, и в праздничные дни. Правда, их не так много, и встречаются они только в крупных городах, обычно в виде дополнительных офисов.
Вызов бригады
Проблемы с доставкой денег в банк тоже решаемы. Избавиться от них поможет инкассация. Разберемся, в чем плюсы и минусы такого способа транспортировки денег.
Первый плюс очевиден. Это безопасность. Отпадает необходимость возить деньги в общественном транспорте или зависеть от того, свободен ли служебный автомобиль.
Второй плюс – ответственность. После того как вы подпишите
договор инкассации, за своевременную доставку наличных будет отвечать банк. И если вы превысите лимит по вине банка (например, потому что инкассаторы не приехали), оштрафовать вас не смогут. Существующая судебная практика это подтверждает (постановление Пленума ВАС от 5 ноября 1996 г. № 3561/96).
Договор инкассации обычно заключают одновременно с договором на открытие счета.
В нем прописывают дни и конкретное время заезда инкассаторов (с точностью до минут).
Перечень услуг, которые банк предоставляет по договору инкассации, обычно выглядит так:
- инкассация с привлечением сотрудников группы сопровождения;
- инкассация по конкретно согласованному предприятием и банком графику;
- дополнительные услуги (например сопровождение кассира до банка при передаче денег);
- полный полистный (помонетный) пересчет, а также упаковка денег;
- зачисление денег на счет (как правило, в течение одного банковского дня).
После сдачи денег бухгалтеру остается лишь проверить, правильно ли их зачислили на счет. В качестве подтверждающих документов банк выдает:
- мемориальный ордер;
- приложение ко второму экземпляру препроводительной ведомости;
- акт о вскрытии инкассаторской сумки (из него вы можете узнать о том, что в ней обнаружились излишки либо недостачи, а также неплатежеспособные и поддельные купюры).
Как правило, они бывают трех видов:
- Почасовая оплата группы сопровождения.
- Процент от суммы, инкассированной за месяц.
- Разовая оплата за каждый вызов бригады.
Легальная отсрочка
От чрезвычайных случаев не застрахован никто. Знакомая ситуация: в конце дня принесли большую сумму наличных. Лимит безнадежно превышен, а сдать деньги в банк уже поздно.
В таких случаях выручает известный метод «подотчетника». Он предельно прост. Лишнюю сумму «выдают» под отчет сотруднику фирмы. То есть выписывают на него соответствующий расходный ордер. Например, с формулировкой «под отчет на хозяйственные нужды». А утром следующего дня кассир «принимает» деньги обратно по приходнику. Реального движения денег при этом, естественно, не происходит. Они как лежали, так и лежат в кассе. А объяснить ситуацию просто: запланированная покупка отменилась. Вот и все, придраться не к чему. Этим способом фирмы пользуются достаточно широко. Он без лишних проблем позволяет получить отсрочку сдачи наличных денег в банк.
Бояться нечего
Иногда нарушение все-таки проскакивает. Например, кассир вовремя не заметил, что сумма зашкалила. Спохватился только через несколько дней. Если операций по кассе мало, можно провести выдачу под отчет задним числом. Естественно, при этом придется переделывать всю кассовую книгу за последующие дни.
А если превышение лимита осталось незамеченным и всплыло только при проверке? Даже в этом случае не факт, что вас накажут. Ведь штрафовать за это нарушение контролеры могут только в течение двух месяцев «со дня совершения нарушения». Об этом четко сказано в пункте 1 статьи 4.5 КоАП.
А теперь посмотрим, как перелимит выявляют на практике.
Во время проверки налоговые инспекторы просят бухгалтера показать справку по форме № 0408026 (приложение 8 к Положению № 14-П). Такую справку фирма получает от банка после плановой проверки соблюдения кассовой дисциплины. Если такой справки за последние месяцы нет, инспекторы могут пересчитать остатки кассы самостоятельно. Допустим, при этом они выявят нарушение. Но этого еще мало. Чтобы вас оштрафовать, ревизоры сначала должны обратиться за помощью в банк. Дело в том, что только банк может официально установить: превышен лимит или нет.
Банк в свою очередь проведет внеплановую проверку предприятия. Если нарушение подтвердится, его зафиксируют в справке по форме № 0408026. Эту справку банк отправит в налоговую инспекцию (п. 2.14 Положения № 14-П). И только после этого инспекторы наконец смогут выписать протокол об административном нарушении. Скорее всего к тому времени два месяца «со дня совершения» уже истекут. Так что никакого штрафа платить не придется.
Банк может и сам обнаружить нарушение – в ходе плановой проверки (банки обязаны проводить их не реже одного раза в год). В этом случае контролеры самостоятельно отправят в налоговую инспекцию справку по форме № 0408026. Но и в этом случае шанс, что инспекторы успеют выписать штраф за два месяца после «совершения», минимален.
«Правда, налоговой службе такое положение дел не нравится, – предупреждает директор аудиторской компании “Финстатус” Алексей Беклемешев. – Поэтому инспекторы могут попытаться все равно оштрафовать фирму. Объясняя это тем, что, по их мнению, считать двухмесячный срок нужно “с момента обнаружения”. Однако никакого основания для этого у них нет». Так что не соглашайтесь. Суды в таких делах инспекторов не поддерживают (постановления ФАС Уральского округа от 21 июня 2004 г. № Ф09-2479/04-АК, ФАС Дальневосточного округа от 5 ноября 2003 г. № Ф03-А73/03-2/ 2605).
В расчете лимита не учитывают выплаты сотрудникам: зарплату, стипендии, пособия и т. п. Но дивиденды к таким выплатам не относятся. Поэтому, если наличной выручки у организации нет, лимит рассчитайте на основании объема ранее выплаченных дивидендов. Такой вывод можно сделать исходя из положений пункта 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и статьи 43 Налогового кодекса РФ.
Чтобы лимит был с запасом, необязательно брать все дни выплаты дивидендов. Ведь для расчетного периода установлена только предельная величина - 92 рабочих дня. В расчет включите дни, когда размер выплат был максимальный. Это может быть и один день.
Например, в предыдущем году дивиденды общей суммой 100 000 руб. выплачивали в течение трех дней:
- первый день - 2000 руб.;
- второй - 60 000 руб.;
- третий - 38 000 руб.
При расчете лимита остатка кассы оптимально включить в расчет только второй день, когда величина выплаты была наибольшей.
Деньги в банке компания получает только на выплату дивидендов, поэтому периодичность получения денег в банке для расчета взяли максимальную - 7 дней. В результате лимит составит 420 000 руб. (60 000 руб.: 1 дн. × 7 дн.).
Вновь созданная организация
Если организация создана недавно, то лимит определяйте
Обособленные подразделения
Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них. При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.
Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:
- головной организации;
- обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.
А как быть, если обособленное подразделение создано недавно и движения денег в его кассе пока нет? Тогда для определения лимита воспользуйтесь исходя из ожидаемой наличной выручки, а при ее отсутствии - выдачи наличных денег. Такой порядок следует из пунктов 1 и 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Пример определения лимита кассы для нового подразделения организации. Наличные деньги сдаются в банк
В январе ООО «Торговая фирма "Гермес"» открыло обособленное подразделение. Выручку подразделение будет зачислять на расчетный счет. Расчет лимита кассового остатка производится исходя из ожидаемого объема поступлений за товары.
В подразделении установлена пятидневная рабочая неделя. Следовательно, расчетный период составляет 57 рабочих дней (17 дн. + 20 дн. + 20 дн.).
По плану объем продаж по месяцам:
- в январе - 600 000 руб.;
- в феврале - 800 000 руб.;
- в марте - 800 000 руб.
Итого допустимый лимит остатка наличных денег в кассе:
- 115 789 руб. (2 200 000 руб. : 57 дн. × 3 дн.).
На основе этих данных руководитель организации установил своим распоряжением лимит кассового остатка для подразделения в сумме 115 789 руб.
Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:
- лимит остатка в кассе головной организации;
- лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.
Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.
Такой порядок следует из абзаца 5 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Пример определения лимита кассы для нового подразделения организации. Наличные деньги сдаются в центральную кассу
В январе ООО «Торговая фирма "Гермес"» открыло обособленное подразделение. Выручку подразделение будет зачислять в центральную кассу.
ООО «Торговая фирма "Гермес"» составляет расчет лимита кассового остатка на основе данных бухучета исходя из объемов поступлений наличных денег за январь, февраль и март предыдущего года. А затем распределит лимит между головным отделением и подразделением. Выручка сдается в банк каждый пятый день.
«Гермес» работает без выходных с 10 до 22 часов. Следовательно, расчетный период составляет 90 рабочих дней (31 дн. + 28 дн. + 31 дн.).
Оборот по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи», а также кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в части полученных в расчетном периоде авансов наличными средствами, которые были зачтены в этом же периоде, составил 2 699 998 руб.:
- в январе - 887 388 руб.;
- в феврале - 802 015 руб.;
- в марте - 1 010 595 руб.
Бухгалтер «Гермеса» рассчитал допустимый лимит остатка наличных денег в кассе с учетом округления:
150 000 руб. (2 699 998 руб. : 90 дн. × 5 дн.).
Объем товаров на складе подразделения равен 1/4 всего объема товаров. Таким образом, по плану выручка подразделения будет составлять четверть объема выручки всей организации.
Бухгалтер распределил лимит следующим образом:
- 37 500 руб. (150 000 руб. × 1/4) - лимит кассы для подразделения;
- 112 500 руб. (150 000 руб. × 3/4) - лимит кассы для головного отделения.
На основе этих данных руководитель организации установил одним распоряжением лимит кассового остатка для организации в сумме 150 000 руб., где отдельно выделены лимиты для головного отделения и подразделения организации.
Как часто пересматривать лимит
Ситуация: может ли организация пересматривать лимит кассового остатка ежемесячно, ежеквартально ?
Да, может.
Руководитель организации самостоятельно устанавливает лимит кассового остатка в целом по организации и отдельно по ее обособленным подразделениям (абз. 2 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Причем указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не оговаривает, на какой период нужно устанавливать лимит кассы. Следовательно, руководитель может устанавливать и пересматривать лимит остатка кассы на месяц, квартал, год или другой разумный срок. Например, изменение объема поступлений наличных денег за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) или объема выдачи наличных денег может являться основанием для очередного пересмотра лимита кассового остатка.
Аналогичные разъяснения содержатся в письме Банка России от 15 февраля 2012 г. № 36-3/25.
Когда в штате фирмы не предусмотрена должность кассира, многие начинают испытывать проблемы с лимитом кассы (его еще называют лимитом остатка наличных в кассе). Лимит кассы требует пристального внимания от бухгалтерии, ведь при образовании излишка средств нужно незамедлительно отвозить их в банк.
Такое положение дел сохранялось вплоть до 1.07.2014, когда стало возможным не соблюдать лимит кассы для некоторых категорий экономических субъектов. С этой даты все индивидуальные предприниматели и большая часть организаций стали реализовывать свое право на безлимитное хранение в кассе наличных средств.
Тем не менее, налоговая служба отмечает, что пользоваться своим правом на отмену лимита кассы нужно грамотно. Мало просто заявить об отказе от кассового лимита, потому что впоследствии могут возникнуть проблемы при проверках со стороны налоговой.
В этой статье речь пойдет о том, какие категории бизнесменов могут обойтись без лимита кассы, а какие обязаны его соблюдать, и какой предел наличных в кассе возможен.
Для чего устанавливается лимит кассы
Лимит кассы – это максимально возможное количество наличных, хранящихся в кассе организации. Когда лимит денег в кассе набирается больше установленного значения, излишек переводится на банковский счет организации. Превышать фиксированный остаток можно лишь в дни выдачи зарплат, стипендий, пособий и т.п. Также это допустимо делать в выходные и праздничные дни, если в этот период осуществлялись операции.
Лимит кассы организации требуется для снижения количества наличных денег, что ведет к упрощению ведения денежных операций.
Кассовая дисциплина регламентирована действующим законодательством, которое вводит лимит кассы для всех предприятий, за исключением особо оговоренных случаев. Остановимся на этом подробнее.
Под кассой понимаются денежные средства фирмы или какого-либо ее подразделения, осуществлявшего операции с наличными деньгами. Также касса – это помещение в организации, где находятся данные подразделения.
Кроме того, касса это и участок бухгалтерского учета, который служит для отражения информации о перемещениях наличных и денежной документации. Таким образом, под лимитом кассы понимают сумму денежных средств, которая может постоянно находиться в кассе организации.
Размер этой суммы устанавливается ЦБ на определенных условиях, и используется она для каждодневных расходов организации. В случае, когда к концу рабочего дня в кассе находится сумма, превышающая пороговые показатели, то разницу вносят на банковский счет.
К примеру, в фирме установлен лимит кассы в 80 тысяч рублей. К концу рабочего дня все средства, превышающие данный показатель, должны быть отправлены в банк (или банки), который обслуживает данную организацию.
Сумма, превышающая лимит кассы, может быть оставлена на хранение в строго определенные дни.
- Превышать лимит кассы можно во время начисления заработной платы. На это отводится 3 дня с момента получения необходимых средств в банке.
- Если кассовые операции проходят в выходной день, то в этот день также допустимо превышать лимит.
- В нерабочий праздничный день.
Если в другие дни образовался излишек средств свыше установленного лимита, то фирма понесет ответственность, согласно ст.15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Лимит кассы устанавливается для сокращения «налички» в обращении, так как основной способ расчета – безналичный, через банки. Экономический эффект от установления лимита кассы – большая вовлеченность денег в работу, тогда как в кассе они лежат мертвым грузом.
Какими нормативными актами регулируется лимит остатка кассы
- Письмо ЦБ РФ от 24 сентября 2012 г. № 36-3/1876.
- Письмо ЦБ РФ от 15 февраля 2012 г. № 36-3/25.
- Письмо ФНС от 6 марта 2014 г. № ЕД-4-4116.
- Кодекс об административных правонарушениях РФ.
- ФЗ 209 «О развитии малого и среднего предпринимательства» от 27 июля 2007 г.
- Указание ЦБ РФ от 3 февраля 2015 г. № 3210-Ую.
Расчет лимита кассы: 2 способа
Расчет лимита остатка кассы может производиться двумя способами – на основании расхода наличных денег либо на основании объемов ожидаемой выручки.
Кассовый лимит рассчитывается на основании данных за определенный временной отрезок (обычно квартал), который фирма выбирает самостоятельно. Это может быть квартал:
- предыдущим перед расчетным кварталом;
- аналогичный прошлогоднему;
- имеющий максимальную выручку.
Расчетный период не должен быть более 92 дней и должен включать все рабочие дни указанного временного отрезка. Итоговый порог лимита может быть округлен до рублей в любую сторону.
Способ 1. Расчет по объему выручки.
Этот способ применяют, если организация получает выручку наличкой (или планирует получать). Для расчета лимита кассы этим способом нужно использовать формулу:
Л = Об ÷ Трас × Тин , где
- Л – лимит кассы,
- Об – объем выручки наличного расчета, полученный за указанный период,
- Трас – расчетный период в днях,
- Тин – периодичность отправки денег в банк.
Приведем пример, как рассчитывается лимит кассы данным способом. Возьмем следующие вводные данные: в кассу фирмы ежедневно поступает выручка, для расчетного периода используется первый квартал прошлого года, периодичность сдачи выручки – раз в четыре дня, выходных в организации нет. Итак, приступим к расчету.
Нужно узнать количество рабочих дней в квартале. Так как известно, что в организации нет выходных, то расчетный период будет равен 90 дням.
Согласно данным счетов 50, 62 и 90 объем выручки равен 5 млн рублей.
Таким образом, расчет лимита кассы для первого квартала будет выглядеть так Л = 5 000 000 ÷ 90×4 = 222 222 рубля.
На основе полученного результата глава организации выпускает приказ об установлении лимита кассы.
Способ 2. Расчет по расходу наличных средств.
Если в организации не используются расчеты наличными, то лимит кассы можно рассчитать исходя из объема наличных административно-хозяйственных расходов. При этом необходимо понимать, что в расчете не должны использоваться суммы из фонда заработной платы.
Формула расчета будет аналогичной первому способу, но Об – объем средств из кассы, отпущенных на хозяйственные и административные потребности. Остальные компоненты формулы не отличаются.
Приведем пример. Фирма не осуществляет расчетов наличными средствами, наличка снимается раз в три дня, для расчетного периода взят первый квартал прошлого года, сама фирма работает пять дней в неделю, а расход наличных денег составил 2 000 000 рублей за указанный период.
- Произведем расчет рабочих дней за указанный промежуток. Рабочих дней в январе было 15, в феврале 19 и в марте – 22, в сумме – 56.
- По данным бухучета расходы в январе были на уровне 500 тысяч рублей, в феврале – 650 тысяч и в марте – 850 тысяч рублей.
- Таким образом, лимит кассы на первый квартал рассчитывается так Л = 2 000 000 ÷ 56 × 3 = 107 142 рубля.
Согласно этим расчетам директор фирмы издает приказ, устанавливающий ежедневный лимит кассы в 107 142 руб.
Бывают случаи, когда фирма только платит дивиденды и не ведет наличные расчеты, а также не производит расходы из кассы. В этом случае то, какой лимит кассы должен быть установлен, можно понять по объему выданных денег по той же самой формуле. При этом все дни квартала указывать нет необходимости, так как средства снимаются один раз. Период инкассации для такого случая максимальный – 7 дней.
Документы, необходимые для установления лимита кассы
Любой субъект хозяйственной деятельности, который зарегистрировал свое предприятие, должен установить лимит кассы, если он планирует финансовые операции с наличными деньгами. Также фирма должна иметь соответствующую документацию, которая покажет, что все требования закона выполнены. Такими документами будут:
- приказ об установлении лимита кассы;
- расчет лимита, который должен разработать главбух и утвердить директор.
Стоит учесть, что стандартной формы расчета лимита кассы нет, он производится в свободной форме. Однако этот расчет лучше делать на фирменном бланке компании, в верхней части которого будет название документа. После этих данных идет непосредственно расчет с указанием метода и формул.
Также в этом расчете указываются исходные данные, оформленные в таблицу.
После этого идет запись непосредственного расчета лимита кассы, который может быть округлен до рубля. Документ подписывается главбухом с указанием даты составления.
Такой расчет служит основанием для приказа об утверждении лимита кассы, который тоже должен иметь дату и место составления, а также заголовок. В преамбуле этого документа дается ссылка на нормативный акт, регулирующий вопрос лимита.
Распорядительная часть приказа содержит информацию о количестве лимитированных средств, также отмечается промежуток для сдачи излишка в банк. Кроме того, необходимо указать дату начала действия лимита кассы.
Приказ обязательно фиксируется в книге регистрации приказов.
За контроль соблюдения установленного лимита, а также доведение информации о действующем лимите до кассиров отвечает главбух или другое уполномоченное лицо.
Расчет лимита кассы оформляется приложением к приказу о действии данного лимита.
Срок действия указанного лимита кассы остается на усмотрение фирмы. Обычно приказ, устанавливающий лимит, не имеет даты его окончания, только начала действия. Лимит кассы устанавливается на несколько лет, но может и меняться ежемесячно, если у фирмы есть в этом потребность. ЦБ РФ в своем письме разъясняет, что лимит кассы целесообразно перерасчитывать в случае, если изменяется объем поступления наличных средств за реализованные услуги и товары или изменяется объем выдачи наличных денег.
Когда можно не устанавливать лимит кассы предприятия
Действующее законодательство России дает возможность отказаться некоторым категориям экономических субъектов от лимита кассы:
- юрлица, которые являются субъектами малого предпринимательства;
- ИП (причем вне зависимости от формы налогообложения).
Чтобы не устанавливать лимит кассы, фирма не должна регистрироваться в реестре субъектов малого предпринимательства (если в регионе регистрации фирмы такие списки ведутся) – такую норму Указание ЦБ не содержит. По сути, фирма должна лишь отвечать критериям, которые введены для субъектов малого предпринимательства.
С 1.07.2015 лимит кассы для малых предприятий и ИП не обязателен. Если фирма приобрела статус субъекта малого предпринимательства после указанной даты, то она может не соблюдать лимит кассы с момента получения своего статуса.
Итак, чтобы не использовать лимит кассы на предприятии, нужно:
- отменить ранее изданный приказ об установлении лимита кассы;
- издать новый приказ, который установит дату начала работы без лимита кассы.
Если не издать приказ об отмене лимита кассы, то могут возникнуть проблемы при проверке кассовой дисциплины. В этом случае контролирующая организация может пойти двумя путями: принять за лимит кассы сумму, указанную в приказе до 1.06.2014, либо, что гораздо хуже, счесть, что лимит не установлен. При развитии событий по последнему варианту лимит кассы будет равен нулю, и, соответственно, любая сумма в кассе будет считаться превышением лимита.
Как часто необходимо пересматривать лимит наличных в кассе
Законодательство Российской Федерации не дает каких-либо определенных сроков действия лимита кассы. Также не описаны и случаи, на основе которых данный лимит можно изменить. Из этого следует, что любая фирма самостоятельно определяет срок действия указанного лимита и основания для его перерасчета.
Практика такова, что перерасчет лимита кассы – прерогатива руководителя компании, который фиксирует изменения в приказе.
Обычно лимит кассы устанавливается на относительно небольшой период – от квартала до года. Когда срок действия первого распоряжения истекает, то либо оно продляется, либо издается новое. Если в приказе не указан срок действия лимита, то это значит, что фирма применяет указанный лимит бессрочно.
Если денежный поток в кассе не изменяется, то пересматривать лимит нет необходимости. Достаточно обновлять действующие приказы, продляя срок установленного лимита кассы без его изменения.
Перерасчет лимита кассы необходим в случае, если:
- увеличился оборот наличных денег в кассе;
- произошла коррекция правил выдачи наличных в кассе.
Лимит может не меняться, если размер выручки снизился или произошел переход с наличных расчетов на безналичные.
Ответственность за превышение лимита кассы
Чтобы избежать проблем с законодательством, нужно не просто установить лимит кассы и соблюдать его, но и произвести верный расчет этого лимита. Для этого необходимо учесть объем наличных денег, поступающий в кассу за конкретный период.
Перечислим события, считающиеся нарушением:
- хранение наличных денег, не отображенных в приходной документации;
- сумма, превышающая лимит;
- нет приказа об установлении лимита кассы;
- деньги, необходимые для выплат зарплаты и пособий, если они хранятся более трех дней, с момента выдачи банком.
За финансовые операции фирмы несет ответственность ее руководитель. Главбух отвечает за правильный расчет лимита кассы. Банк, который обслуживает фирму, должен контролировать ее кассовую дисциплину.
Согласно нормативно-правовым актам банк должен проверять организацию раз в два года. В случае выявления каких-либо нарушений банк уведомляет Налоговую службу, которая, в свою очередь, может привлечь компанию к административной ответственности и оштрафовать.
Если в фирме выявили хранение средств, превышающих установленный лимит, то она может быть оштрафована согласно ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ. В зависимости от лица, понесшего ответственность, штрафы могут быть:
- 4–5 тысяч рублей, если оштрафован ИП или должностное лицо малого предприятия;
- 40–50 тысяч рублей, если штраф наложен на юрлицо.
Могут возникнуть некоторые затруднения, если сдавать сверхлимитные деньги приходится в выходной день. У фирмы есть два пути решения этой проблемы:
- Воспользоваться инкассаторскими услугами. Этот способ прост и удобен, но стоит денег и не подходит для малых предприятий.
- Выдать излишек средств сотрудникам под отчет и затем вернуть неиспользованные авансы. Но этот прием известен и проверяющим, поэтому при обнаружении злоупотреблений таким способом можно получить замечание. Стоит принять во внимание, что подотчетная сумма удерживается из зарплаты сотрудника, если он ее ранее не вернул.
Если фирма превышает лимит кассы для выдачи зарплаты и иных платежей, то надо помнить, что срок выдачи таких платежей – 3-5 дней, включая день поступления денег в кассу предприятия.
Лимит остатка наличности в кассе — это максимально допустимая величина наличных денежных средств, которая может находиться в кассе на конец дня. Лимит остатка наличных денег устанавливается организацией самостоятельно ().
Лимит остатка кассы устанавливается распорядительным документом организации, например приказом (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У ).
Ответом на вопрос: «Юридическое лицо обязано согласовать лимит остатка кассы с банком или с налоговиками?» будет «Нет», так как это не предусмотрено нормами действующего законодательства.
Расчет лимита остатка кассы
Лимит остатка денежных средств в кассе устанавливается в соответствии с Приложением к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У , согласно которому лимит остатка кассы предприятия определяется, исходя из объема полученных наличных денежных средств за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) или объема выданных наличных денежных средств (за исключением средств, выданных на оплату труда) за определенный период, но не превышающий 92-х рабочих дней.
Вновь созданными организациями лимит остатка кассы определяется, исходя из ожидаемого объема поступлений наличных денежных средств или ожидаемого объема выдач наличных денег за определенный период, но не превышающий 92-х рабочих дней (Приложение к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У ).
Организация, имеющая обособленные подразделения, которые сдают наличные деньги в кассу компании, лимит остатка кассы устанавливает с учетом объема поступлений (выдач) наличных денег в обособленных подразделениях (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У ).
Организации, имеющие обособленные подразделения, которые инкассируют выручку напрямую на расчетный счет в банке, остаток лимита денег в кассе устанавливают отдельно по каждому обособленному подразделению (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У ).
Расчет лимита остатка наличных денег в кассе в 2019 году
Расчет лимита остатка наличных денег в кассе в 2019 году производится аналогично порядку, по которому лимит остатка наличных денег в кассе предприятия определяли в 2018 году, утвержденному Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У .
Субъекты малого предпринимательства и лимит остатка кассы
Превышение лимита остатка денежных средств в кассе
Хранение денег в кассе сверх установленного лимита разрешается только в дни выдачи заработной платы, стипендий, выплат в фонд заработной платы, а также выплат социального характера, включая день получения наличных денежных средств в банке на указанные выплаты (
С 1 января текущего года вступает в силу Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12.10.11 № 373-П). Положение обязывает соблюдать кассовую дисциплину не только организации, но и индивидуальных предпринимателей. Другие нововведения касаются лимита кассы, выдачи подотчетных сумм и оборудования кассовых помещений
В новом Положении, как и в прежнем Порядке ведения кассовых операций, предусмотрена обязанность по соблюдению лимита остатка наличных денежных средств. Но есть одно существенное новшество. Если раньше максимально допустимую величину утверждал банк, то теперь компании и предприниматели делают это самостоятельно.
Размер лимита закрепляется распорядительным документом, который хранится в организации или у ИП в порядке, который они сами для себя определили.
Изменились и правила расчета величины кассового лимита. Теперь лимит необходимо определять по одной из двух формул.
Расширен перечень ситуаций, при которых можно превысить лимит кассы. Согласно прежнему Порядку ведения кассовых операций накопление наличных денег сверх установленного лимита допускалось хранить только в дни выдачи зарплаты, стипендии и социальных пособий. В новом Положении назван еще один повод - в случае ведения юридическим лицом, ИП кассовых операций в выходные и нерабочие праздничные дни. В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом и ИП не допускается.
Кроме того, увеличен предельный срок, в течение которого можно превышать лимит в «зарплатные» дни. Срок выдачи наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат определяется руководителем и указывается в платежной ведомости (форма 0301011) или в расчетно-платежной ведомости (форма 0301009). Главное, чтобы срок не превышал пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке.
В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается.
До принятия нового Положения кассу приходилось оборудовать определенным образом: устанавливать сейф, делать специальное окошко для выдачи денег и др. Согласно новому Порядку, мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.
Изменения коснулись и правил ведения кассовых операций. В новом Положении четко прописано, кто должен вести кассу и подписывать кассовые документы. Этим занимается кассир, наделенный соответствующими должностными правами и обязанностями и ознакомленный с ними под роспись. При наличии нескольких кассиров один из них назначается старшим. Допускается, что кассовые операции может совершать и сам руководитель.
Кассовые документы: , книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств можно заполнять одним из двух способов: либо на бумаге, либо с применением технических средств, в частности, компьютера. Кассовые документы, оформленные с применением технических средств, распечатываются на бумаге.
Учитывая принятые изменения, УФНС России по Республике Башкортостан рекомендует юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям ознакомиться с Положением о порядке ведения кассовых операций и привести свою деятельность в соответствие в руководящими документами Центрального Банка Российской Федерации.