Как создать справку 2-НДФЛ в программе 1С Бухгалтерия 8.3?
Чаще всего справки 2-НДФЛ выдаются сотруднику при увольнении, так как их требуют на новом месте работы для занесения начальных данных. Но бывают случаи, когда она требуется и в других случаях. Например, в банках при получении кредитов.
В программах 1С ЗУП и 1С Бухгалтерия (8.2 и 8.3) справка формируется в виде документа и соответственно ее можно распечатать. Посмотрим, как это сделать в каждой из программ.
Формирование и печать справки 2-НДФЛ в конфигурации 1С 8.3 ЗУП 3.0
В данной конфигурации можно сформировать справки двух видов:
- 2-НДФЛ для сотрудников
- 2-НДФЛ для передачи в налоговые органы
Воспользуемся демонстрационной базой данных, которая поставляется в комплекте поставки программы. В ней уже имеются начисления и выплаты сотрудникам, и сформировать справку нам не составит особого труда. Тем, у кого чистая база данных, придется принять на работу сотрудника и сделать ему начисление зарплаты.
Итак, заходим в меню «Налоги и взносы», далее переходим по ссылке «2-НДФЛ для сотрудников» и попадаем в форму списка справок. В этом окне нажимаем кнопку «Создать». Реквизиты формы, которые необходимо заполнить обязательно, подчеркнуты красным пунктиром. Фактически это организация, сотрудник и год, за который нужна справка.
В середине документа находится крупная кнопка «Заполнить». После заполнения необходимых реквизитов, нажимаем на нее. Программа заполнит документ:
Заметим, что документ можно сформировать в разрезе ОКАТО/КПП и ставок налога или сводно. Для выбора варианта служит поле «Формировать». В случае выбора печати справки в разрезе ОКАТО/КПП нужно правильно заполнить соответствующий реквизит, находящийся ниже.
На закладке «Личные данные» можно отредактировать личные данные сотрудника. Если после редактирования данные будут отличаться от введенных ранее (например, при оформлении приема на работу), то программа выдаст предупреждение. Но документ все равно можно будет провести и распечатать.
Что бы распечатать документ, нужно нажать кнопку «Справка о доходах (2-НДФЛ)». Вот пример, часть печатной формы справки:
Заметим! Вышла новая форма справки 2-НДФЛ согласно приказу ФНС от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@. Применять её необходимо с 08.12.2015.
Обратите внимание, что в шапке документа присутствует запись «Не для передачи в налоговый орган».
Все верно, ведь мы формировали справку 2-НДФЛ для сотрудников. Теперь посмотрим, как сформировать подобную справку для ИФНС.
Формирование таких справок производится в пункте 2-НДФЛ для передачи в ИФНС в разделе «Налоги и взносы».
Если вы изучаете программу в демонстрационной базе данных, то нажав кнопку в форме списка «Создать» и затем нажав кнопку «Заполнить» (предварительно заполнив все обязательные реквизиты), вы увидите вписок сотрудников, а не форму, для заполнения данных по одному сотруднику.
Не пугайтесь, так и должно быть. Если вы запишите документ и нажмете кнопку «Печать», то увидите список форм для печати. Дело в том, что в налоговую в основном (или по мимо справки) требуется реестр справок. Как раз в этом документе он формируется и можно его распечатать. Реестр прилагается к файлу, выгруженному на электронные носитель.
Чтобы сформировать и выгрузить файл, нужно нажать кнопку «Выгрузить»:
Если у организации подключена и настроена возможность выгрузки отчетности через интернет, нужно воспользоваться кнопкой «Отправить».
Печатная форма справки 2-НДФЛ по каждому из сотрудников практически не отличается от выше указанной.
После того, как справки будут приняты налоговым органом, нужно поставить флажок «Справки приняты в налоговый орган и архивированы», После этого в списке документ будет отмечен «галочкой».
Справка 2-НДФЛ в 1С Бухгалтерия предприятия 3
Формирование и печать справок 2-НДФЛ в данной конфигурации мало чем отличается от того же процесса в программе «Зарплата и управление персоналом 3». Складывается впечатление, что данный модуль писался программистами 1с одновременно для бухгалтерии и зарплаты, что, в общем-то, справедливо.
В данном разделе укажем, где находятся справка 2-НДФЛ в 1С Бухгалтерии. Заполнение документов не должно вызвать вопросов, оно аналогично вышеописанному.
Чтобы зайти в форму списка «2-НДФЛ для сотрудников», зайдем в меню «Зарплата и кадры», далее соответствующая ссылка. Для формирования справок для ИФНС все то же самое.
По материалам: programmist1s.ru
Эти данные фиксируются в справке 2 НДФЛ в 1С 8.3 и подаются органы налогообложения каждый год до 1 апреля. Если этот день – выходной, то не позже следующего рабочего дня (2 или 3 апреля). В справке подаются данные обо всех доходах, информация о вычетах с налогооблагаемых сумм и другие удержания за отчетный налоговый период.
Есть еще одна форма справки 2-НДФЛ – персональная. В ней данные о доходах, расходах и уплаченных налогах.
Покажем на примере, как формируется справка 2-НДФЛ в 1С ЗУП 3.0.
Подготовка и проверка
- Зарплата;
- Отпуска;
- Больничные;
- Все вычеты (стандартные, профессиональные, личные, социальные);
- Прочие доходы, а также удержания с них.
Для начисления заработной платы используется документ «Начисление зарплаты». В этот же документ вводятся отпуска и больничные. В этом документе автоматически формируется НДФЛ, взносы в фонды и удержания
Другие документы расположены в разделе «Зарплата и кадры/НДФЛ/Все документы по НДФЛ». Именно в этом разделе оформляется справка 2-НДФЛ в 1С.
В документе «Заявление на вычеты» указывают вычеты на детей и другие личные вычеты.
«Операция учета НДФЛ» . Этот документ предназначен для учета других полученные доходов, удержания налогов и ряда вычетов.
Для начисления социальных и имущественных вычетов и расчета используется документ «Уведомление НО о праве на вычеты».
Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ перед передачей в ИФНС
Для начала нужно создать новую справку. Сделать это можно в разделе «Зарплата и кадры». Там выбираете «НДФЛ» и в этой графе – пункт «НДФЛ для передачи в ИФНС». Открывается журнал, в котором выбираете кнопку «Создать» и заполняете шапку документа:
- Год. Вписываете отчетный период;
- ОКТМО/КПП – адрес места сдачи отчетности, территориальная;
- Реквизиты налоговой инспекции;
- Указываете вид справок;
- Определяете статус справки («Исходная», «Корректирующая», «Аннулирующая»).
Нажимаете «Заполнить».
Перед тем, как отправлять справку, ее необходимо провести, нажав соответствующую кнопку. Отправить в ИФНС можно через файл обмена данными.
Справка 2-НДФЛ для сотрудника
Этот вид справки от физического лица чаще всего требуют банки, в качестве подтверждающего документа о платежеспособности потенциального заемщика. Также такую справку может потребовать новый работодатель с вашего прежнего места работы. Справку вам могут выдать автоматически при увольнении, или вы можете сами ее потребовать. В других случаях такая справка также может потребоваться: усыновлении ребенка, для расчета пенсии, в суде и т.д.
Вся информация о личных, социальных, стандартных и имущественных вычетах представлена в карточке сотрудника.
Создать справку можно аналогично к предыдущему примеру.
Справка 2-НДФЛ является многофункциональной и может использоваться на другом месте работы, в банках, ФНС для подтверждения размера заработка и уплаченных налогах. Ее может запросить ваш сотрудник, а так же она предназначена для обязательной сдачи в налоговую инспекцию.
Естественно, чтобы сформировать 2-НДФЛ на сотрудника, он должен быть принят на работу в программе, а так же нужно начислить ему заработную плату. Останавливаться на этом мы подробно не будем, так как все действия уже описаны в других наших статьях.
В 1С 8.3 ЗУП и Бухгалтерия предприятия существуют два вида справок:
- «2-НДФЛ для сотрудников»;
- «2-НДФЛ для передачи в ИФНС».
В 1С ЗУП они находятся в меню «Налоги и взносы», а в Бухгалтерии в меню «Зарплата и кадры».
Принцип из создания и заполнения в обеих типовых конфигурациях одинаков, поэтому в рамках нашей пошаговой инструкции мы будем рассматривать пример на демо-базе ЗУП 3.1.
2-НДФЛ для сотрудников
Перейдите в список документов 1С 8.3 «2-НДФЛ для сотрудников». Для каждого сотрудника на определенный год создается отдельный документ. Нажмите на кнопку «Создать».
В открывшемся окне созданного документа заполните шапку. Здесь необходимо заполнить поля: год, организация и сотрудник. Остальные данные будут подставлены автоматически. Для их обновления воспользуйтесь кнопкой «Заполнить».
В том случае, когда вам в 1С 8.3 необходимо формировать данную справку в разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога, укажите это в реквизите «Формировать». В данной ситуации нужно выбрать верное значение в поле «ОКТМО/КПП», которое расположено ниже.
Если нажать на знак вопроса справа от поля «ОКТМО/КПП», программа уведомит вас, зарегистрированы ли доходы за данным сотрудником по выбранному коду. На рисунке выше доходы за 2017 год у Булатова Игоря Валентиновича по КПП «123456789» были зарегистрированы.
В том случае, когда доходов не было найдено, примечание программы будет выглядеть так, как показано на рисунке ниже. Данные о доходах в таком случае отображаться не будут.
На последней вкладке расположены личные данные того работника, для которого делается данная 2-НДФЛ. Их можно отредактировать непосредственно в карточке документа. Если они будут отличаться от тех, что введены в карточке сотрудника, программа выдаст вам соответствующее предупреждение.
Данное предупреждение можно проигнорировать, внеся в документ все нужные изменения. Мы не рекомендуем этого делать. В том случае, когда сюда попали некорректные данные, лучше исправить их непосредственно в карточке сотрудника, чтобы в дальнейшем как здесь, так и в других документах были только правильные данные.
После самостоятельной проверки всех данных, вы можете запустить программную проверку соответствующей кнопкой и провести документ. Далее печатается уже сама справка 2-НДФЛ по сотруднику.
Эта форма является приложением № 1 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/485@ от 30 октября 2015 года, о чем указано в ее шапке. Так же там прописано, что эта форма не предназначена для передачи в ИФНС.
В конце 2016 года налоговая служба утвердила несколько новых кодов доходов и вычетов. Их использование в справке 2-НДФЛ обязательно. Полный список новых кодов приведен в приложении к приказу ФНС от 22.11.2016 № ММВ-7-11/633@.
Старайтесь внимательно следить за выходом новых релизов отчетности и изменением законодательства, чтобы вовремя и использовать только актуальные формы отчетности и способы расчетов.
Справки 2-НДФЛ для передачи в налоговый орган
Данный документ так же расположен в меню 1С «Налоги и взносы». Создайте новый документ.
Перейдем к заполнению шапки. Первым делом укажите год и организацию, для которой формируется отчетность. Далее указывается ОКТМО и КПП при выплате доходов. Так же здесь нужно указать КПП и код ИФНС, в которую данный отчет в дальнейшем будет передан.
Вид справок в нашем случае – «Ежегодная отчетность». Так же у данного поля доступно значение «О невозможности удержания НДФЛ».
Последним этапом заполнения шапки будет указание вида справки: исходная, корректирующая или аннулирующая с указанием номера корректировки.
Заполнить саму табличную часть с сотрудниками вы можете автоматически (кнопка «Заполнить»), вручную, либо подбором. В рамках данного примера мы выбрали первый способ заполнения.
При нажатии на любую строку заполнившейся строки, для каждого сотрудника будет открыта отдельная справка 2-НДФЛ. Данный документ, по сути, является реестром справок сотрудников.
Обязательно проверьте все данные и проведите документ. В дальнейшем его можно выгрузить или сразу же отправить в контролирующий орган (если у вас соответствующе настроена программа). Так же вы можете распечатать документ, выбрав соответствующий пункт в меню «Печать».
При печати в одном отчете сразу же сформируются справки по всем выбранным в документе сотрудникам. Они практически идентичны с той, которую мы формировали в предыдущем примере.
Как видите, здесь нет ничего сложного. Самое главное – правильно вести учет и следить за обновлениями программы.
Чаще всего справки 2-НДФЛ выдаются сотруднику при увольнении, так как их требуют на новом месте работы для занесения начальных данных. Но бывают и другие случаи, когда она требуется. Например, в банках при получении кредитов.
В программах 1С ЗУП и 1С Бухгалтерия предприятия (8.3) справка формируется в виде документа и, соответственно, ее можно распечатать. Посмотрим пошаговую инструкцию, как это сделать в каждой из программ.
Формирование и печать справки 2-НДФЛ в конфигурации 1С 8.3 ЗУП 3.0
В данной конфигурации можно сформировать справки двух видов:
- 2-НДФЛ для сотрудников;
- 2-НДФЛ для передачи в налоговые органы.
Воспользуемся демонстрационной базой данных, которая поставляется в комплекте поставки программы. В ней уже имеются начисления и выплаты сотрудникам, и сформировать справку нам не составит особого труда. Тем, у кого чистая база данных, придется и сделать ему . Как это сделать, я описывал в предыдущих статьях.
Итак, заходим в меню «Налоги и взносы», далее переходим по ссылке «2-НДФЛ для сотрудников» и попадаем в форму списка справок. В этом окне нажимаем кнопку «Создать». Реквизиты формы, которые необходимо заполнить обязательно, подчеркнуты красным пунктиром. Фактически это организация, сотрудник и год, за который нужна справка.
В середине документа находится крупная кнопка «Заполнить». После заполнения необходимых реквизитов нажимаем на нее. Программа заполнит документ:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Замечу, что документ можно сформировать в разрезе ОКАТО/КПП и ставок налога или сводно. Для выбора варианта служит поле «Формировать». В случае выбора печати справки в разрезе ОКАТО/КПП нужно правильно заполнить соответствующий реквизит, находящийся ниже.
На закладке «Личные данные» можно отредактировать личные данные сотрудника. Если после редактирования данные будут отличаться от введенных ранее (например, при оформлении приема на работу), то программа выдаст предупреждение. Но документ все равно можно будет провести и распечатать.
Чтобы распечатать документ, нужно нажать кнопку «Справка о доходах (2-НДФЛ)». В качестве примера часть печатной формы справки:
Кстати! Сейчас вышла новая форма справки 2-НДФЛ согласно приказу ФНС от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@. Применять её необходимо с 08.12.2015. Если Вы еще не обновились — . Релизы с новыми формами справки 1С ЗУП — 3.0.25 (2.5.98), 1С бухгалтерия — 3.0.43 (2.0.65).
Обратите внимание, что в шапке документа присутствует запись «Не для передачи в налоговый орган».
Все верно, ведь мы формировали справку 2-НДФЛ для сотрудников. Теперь посмотрим, как сформировать подобную справку для ИФНС.
Формирование таких справок производится в пункте 2-НДФЛ для передачи в ИФНС в разделе «Налоги и взносы».
Если Вы изучаете программу в демонстрационной базе данных, то, нажав кнопку в форме списка «Создать» и затем кнопку «Заполнить» (предварительно заполнив все обязательные реквизиты), Вы увидите список сотрудников, а не форму для заполнения данных по одному сотруднику.
Не пугайтесь, так и должно быть. Если Вы запишете документ и нажмете кнопку «Печать», то увидите список форм для печати. Дело в том, что в налоговую в основном (или помимо справки) требуется реестр справок. Как раз в этом документе он формируется, и можно его распечатать. Реестр прилагается к файлу, выгруженному на электронный носитель.
Чтобы сформировать и выгрузить файл, нужно нажать кнопку «Выгрузить»:
Если у организации подключена и настроена возможность выгрузки отчетности через интернет, нужно воспользоваться кнопкой «Отправить».
Печатная форма справки 2-НДФЛ по каждому из сотрудников практически не отличается от вышеуказанной.
После того как справки будут приняты налоговым органом, нужно поставить флажок «Справки приняты в налоговый орган и архивированы». После этого в списке документ будет отмечен «галочкой».
Справка 2-НДФЛ в 1С Бухгалтерия предприятия 3
Так как переход на 3 редакцию программы 1С:Зарплата и управление персоналом в 2018 году уже неизбежен, то для того чтобы он прошел безболезненно и вы побыстрее адаптировались к новому интерфейсу, мы продолжим рассказывать о том где найти и как заполнить различные документы и отчеты в 1С:ЗУП, ред. 3.1. И сегодня речь пойдет справках для расчета пособий и 2-НДФЛ для сотрудников.
Обе справки можно найти на закладке Отчетность, справки в разделе Справки сотрудникам :
Сначала перейдем в список справок 2-НДФЛ для сотрудников . И создадим новую справку. Выберем год, организацию, сотрудника. Установим режим Сводно . В принципе, сам документ выглядит точно также как и в предыдущей редакции программы. Из плюсов могу отметить, что если все начисленные сотруднику суммы выплачены, то суммы удержанного и перечисленного НДФЛ заполняются автоматически. Если помните, то в редакции 2.5 для автоматического заполнения графы Перечислено нужно было формировать специальный документ. Вот в новой редакции программы этот момент упростили.
Табличная часть автоматически заполняется по всем ставкам НДФЛ. На закладке Личные данные можно посмотреть и при необходимости отредактировать данные сотрудника:
Теперь создадим справку для расчета пособий. При выборе сотрудника и расчетного периода, за который мы хотим сформировать справку автоматически заполняются данные о заработке сотрудника, данные о страхователе, и данные о застрахованном лице.
По кнопке печать доступны две печатные формы документа 2011 и 2013 года. Нам надо напечатать форму 2013 года.
Иногда меня спрашивают, почему суммы в справке 2-НДФЛ и в справке для расчета пособий не совпадают? Ну, на самом деле, очень даже совпадают. Просто в справку для расчета пособий не попадают суммы, не облагаемые страховыми взносами. В нашем примере это больничный, на сумму 3270,93 и сумма подарка к Новому Году. Это 5000 руб.
Давайте еще посмотрим, как сформировать эти справки в программе 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.
Справка 2-НДФЛ для сотрудников находится в разделе Зарплата и кадры
в блоке НДФЛ
:
Создаем новую справку, выбираем сотрудника, год и если зарплата выплачена полностью, то удержанный и перечисленный НДФЛ программа заполнить автоматически:
Аналогично, личные данные сотрудника можно проверить и откорректировать на закладке Личные данные . Также можно воспользоваться внутренней проверкой программы по кнопочке Проверить . В случае обнаружения ошибок программа выдаст информационное сообщение с указанием места ошибки:
Справка для расчета пособий также находится в разделе Зарплата и кадры , но в блоке Страховые взносы :
Создаем новую справку, выбираем организацию, сотрудника и расчетный период. Сумму заработка программа заполнит автоматически, а вот периоды болезни и ухода за детьми здесь придется заполнять вручную. Для этого правой кнопкой мыши кликнем по нижней части документа и воспользуемся кнопкой Добавить :
И даже наименование периода надо вводить вручную:
Вот и все, что я хотела вам рассказать в своей небольшой статье. Присоединяйтесь к нам в соц.сетях, пишите нам. Задавайте свои вопросы. Вы помогаете нам выбирать новые темы для обсуждения