Составить авансовый отчет онлайн. Как правильно оформить авансовый отчет: пример заполнения

Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

2016-12-08T12:30:37+00:00

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание - по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Почему я сказал активов ? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

  • Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
  • Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
  • Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ "Выдача наличных"):

В виде операции указываем "Выдача подотчетному лицу":

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом "Списание с расчетного счета":

Также не забываем указать в виде операции "Перечисление подотчетному лицу":

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ "Выдача денежных документов":

А на закладке "Денежные документы" указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

  • Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации - лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
  • Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
  • В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку - то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

  • всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
  • всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
  • к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты...)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ "Авансовый отчет":

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку "Авансы":

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку "Товары" (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку "Оплата"(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Вот проводки:

Примеры заполнения закладки "Прочее".

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках "Товары" и "Прочее" присутствует галка "СФ", если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная.

Порядок заполнения авансового отчёта.

Авансовый отчёт – один из документов, который входит в бухгалтерскую отчётность. Он нужен для подтверждения расходования денежных средств, которые выдаются сотрудникам в виде аванса. Но на этом правила и особенности документа не заканчиваются.

Сам авансовый отчёт имеет форму бланка, заполняемого с лицевой и оборотной сторон. В заполнении должны принимать участие два подотчётных лица: бухгалтер и второй сотрудник.

Унифицированная форма бланков содержит поля, где проставляет подписи каждый из ответственных сотрудников.

Закрепляет всё руководитель. Эти поля надо предусмотреть даже тем, кто занимается разработкой собственных форм.

Сотрудник должен прикладывать к отчёту все документы, способные служить доказательствами и оправданиями. Рекомендуется наклеить их на плотный лист картона, тогда хранения будет более удобным.

Где можно скачать бесплатный образец в формате word?

Скачать бесплатный образец авансового отчёта в формате word можно .

Напротив итоговой строки пишут суммы как в российской валюте, так и в зарубежных.

Каких правил должен придерживаться бухгалтер?

Бухгалтер должен составить расписку о принятом пакете документов в присутствии подотчётного лица. Это делается сразу после оформления отчёта первым. В расписке надо обязательно указать дату, когда документы были получены бухгалтером.

На утверждение руководству документ передаётся только после тщательной проверки. И согласия с тем, что ошибки отсутствуют.

Руководитель знакомится с содержанием документа. Если ничего не вызывает сомнений, он ставит свою подпись, подтверждая факт наличия самих расходов, а так же их соответствия закону.

Открытие цветочного магазина – хорошая идея собственного бизнеса. смотрите по ссылке.

Что нужно знать, чтобы заполнить этот документ?

Бухгалтер должен выполнить ряд определённых действий после получения отчёта с подписью руководителя .

  • Требуется заполнить поле, где написано «Израсходовано». Здесь указывается сумма по расходам, которые официально утверждены руководством, основываются на приложенных документах.
  • Отдельно заполняется графа «Остаток\Перерасход». Используют несложную формулу для того, чтобы заполнять это поле. Для чего пользуются так же авансовым отчётом, составленным в предыдущий раз. Ставится знак с плюсиком, если сотрудник потратил не все деньги, которые ему были предоставлены. Отрицательное значение у числе будет в том случае, если ответственное лицо осталось должно руководству.
  • Есть раздел так называемого «Документального дополнения». Здесь пишут, сколько документов послужили приложением к отчёту для доказательства по израсходованным суммам.
  • Значения рассчитываются для графы, которая называется «Остаток внесён\Перерасход компенсирован». Это необходимо для определения самого факта внесения остатка, средств, которые не были израсходованы. Принимают их в кассе. Кассир отвечает за проверку того, насколько правильно заполнен пункт. Его подпись подтвердит отсутствие ошибок.

Бланк можно оформлять не только на бумаге, но и с использованием программы 1C, в электронном виде.


В какие сроки ответственное лицо должно подать правильный авансовый отчёт?

Предельный срок подачи отчёта равен 5 дням, если подотчётному лицу выдавались именно наличные средства, и если это произошло в кассе предприятия. Срок отсчитывается с того дня, когда у работника закончилась командировка.

Другое дело – если произошла выдача средств в виде корпоративного электронного платёжного устройства.

  • Когда форма расчётов безналичная, сдача отчёта происходит до окончания десятого банковского дня.
  • С наличными средствами время сокращается до конца 3 банковского дня, следующего за последним командировочным днём.

Использование личных платёжных средств приводит к тому, что правила становятся одинаковыми, для наличного и безналичного расчёта.

Бухгалтер должен получить отчёты максимум за три дня.


Какие документы могут играть роль приложения?

Без подтверждающих документов отчёт просто не будут принимать. От вида первичных документов зависит и то, сможет ли бухгалтер принять к вычету «входные» разновидности НДС.

Открыть свой бизнес по франшизе намного проще, чем с нуля. Всё – по ссылке.

Есть несколько видов документов, которые прилагаются к авансовому отчёту:

  1. При покупки мелочёвки в магазинах. Можно обратиться в обычные магазины, чтобы приобрести канцтовары, другие подобные мелочи. Тогда покупателям выдаются чеки, кассовый с товарным. От продавца не обязательно требовать предоставления товарного чека, если в кассовом уже пишут о наименовании с количеством и стоимостью. Но в этом случае бухгалтера не принимают «входной» НДС. В данном случае требуется получение счёта-фактуры.
  2. Мелкие оптовые приобретения за наличные средства. В этом случае сотрудники не покупают что-то в розницу. Тогда его просят предоставить доверенность, выданную руководством предприятия. Представителю надо сказать, чтобы он требовал от продавца такие бумаги: квитанция к приходному ордеру; накладная; счёт-фактура. Это особенно важно для ценностей, которые облагаются НДС.
  3. Приобретение ГСМ. Актуальна для водителей, которые приобретают что-то на газозаправочных станциях. Правила для них действуют такие же, что и при приобретении в розницу. Водителям отдают кассовые чеки на самих заправках. В этом документе описывают сумму с ценами, количество литров вместе с разновидностью используемого топлива. При этом отсутствует счёт-фактура. В затраты без выделения НДС включается вся сумма, потраченная на приобретение бензина.

В расчётный день поставщик передаёт отчёт о выборке топлива вместе со счёт-фактурой, если организация заключает договор с топливной компанией, вносит аванс за ГСМ по безналичному расчёту.

При каждой заправке водителю тогда просто выдают чек, подтверждающий, что топливо было получено. Работник должен отчитаться не за полученные средства, а за то, какое количество топлива пришлось использовать.

Без авансовых отчётов водителей взаиморасчёты с поставщиками усложняются.

Авансовый отчёт – документ, облегчающий взаимодействие не только между сотрудниками, но и с поставщиками различных товаров.

Как вести журнал учёта рабочего времени? Образец и правила заполнения вы найдёте .

Благодаря этому документу у руководства на счету будет буквально каждая копейка. А сотрудники будут более ответственно относиться к денежным средствам, полученным на текущие расходы.

О порядке заполнения авансового отчёта в 1С Бухгалтерия вы узнаете из данного видео:

Авансовый отчет - образец заполнения его рассмотрен в настоящей статье. Это документ, составляемый работником, получившим наличные деньги для расходов, совершенных в интересах организации. Далее мы расскажем, в какой срок, на каком бланке должен быть составлен авансовый отчет и какие документы к нему необходимо приложить.

Для чего составляется авансовый отчет

Авансовый отчет является документом, который подтверждает правомерность расходования ранее полученных сумм и полноту расчетов по ним работника организации или ИП.

Он должен быть составлен не позже 3 дней (п. 6.3 указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У):

  • после окончания срока, на который выдается подотчетная сумма;
  • выхода на работу по окончании командировки или периода нетрудоспособности и отпуска (если последний день отчета пришелся на их срок).
К авансовому отчету прилагаются:
  • чеки;
  • товарные чеки;
  • документы, выданные гостиницами;
  • бланки строгой отчетности;
  • товарные накладные;
  • счета-фактуры.
А также прочие документы, которые подтверждают расходы, совершенные отчитывающимся лицом.

На каком бланке составляется авансовый отчет

Бланк авансового отчета (АО-1) был утвержден постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. В постановлении дана краткая инструкция, как заполнить бланк авансового отчета.

В настоящее время этот бланк не является обязательным, и каждая организация или ИП вправе самостоятельно разработать свой бланк авансового отчета, утвердив его в учетной политике. Такая же позиция подтверждена в письме Минфина РФ от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700.

Однако многие организации все равно продолжают использовать для заполнения авансового отчета бланк этого образца. Он же реализован в большинстве бухгалтерских программ.

Образец заполнения авансового отчета можно скачать выше.

Порядок и цели выдачи подотчетных средств

П. 2 указания ЦБ РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У разрешает организациям и предпринимателям выдавать наличные деньги, поступившие в их кассу, под отчет для оплаты:
  • канцтоваров,
  • почтовых расходов;
  • услуг связи;
  • хозяйственного инвентаря;
  • представительских и командировочных расходов.
Подотчетные суммы выдаются по расходному кассовому ордеру.

Список сотрудников, получающих деньги под отчет систематически, утверждается приказом руководителя, копия которого передается в кассу предприятия или ИП. Разовые подотчетники для получения денег пишут заявление, в котором указывают нужную сумму и срок, на который она должна быть выдана. Заявление подписывается руководителем.

Подотчетные деньги могут быть выданы только работникам организации. Причем для того, чтобы получить на расходы новую подотчетную сумму, работнику уже не обязательно полностью отчитываться за ранее полученные деньги.

Сумма, которая может быть разово выдана подотчетнику, законодательно не ограничена (п. 6 указания № 3073-У).

Обратите внимание! Законодательство не запрещает перечислять подотчетные деньги на корпоративные или дебетовые пластиковые карты (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). В этом случае порядок перечисления сумм и отчетность за них должны быть определены во внутренних документах организации.

Как заполняется лицевая сторона документа

Авансовый отчет заполняется как от руки, так и с применением компьютерных средств. Он утверждается руководителем предприятия.

В шапке документа указываются:

  • наименование и ОКПО предприятия или ИП;
  • порядковый номер отчета и дата его составления;
  • структурное подразделение организации (при его наличии);
  • Ф. И. О. отчитывающегося лица;
  • профессия, должность и табельный номер отчитывающегося сотрудника.
Табличная часть документа состоит из двух частей:
  • В левой выводится остаток либо перерасход денежных средств. При заполнении от руки это может сделать сам подотчетник.
  • В правой делаются бухгалтерские записи, отражающие затраты подотчетника и расчеты с ним.
Ниже указывается количество документов, приложенных к отчету, и общая сумма утвержденного отчета прописью и цифрами.

Верность заполнения отчета подтверждается подписью бухгалтера, принявшего авансовый отчет, и главного бухгалтера, проверившего его.

Далее приводится информация о выведенном остатке подотчетных сумм и кассовом ордере, по которому этот остаток денег был внесен в кассу либо получен перерасчет. Правильность оформления этой операции подтверждается подписью кассира.

В расписке указываются:

  • дата принятия документа;
  • порядковый номер и дата составления отчета;
  • истраченная сумма;
  • количество приложенных к отчету документов.
Расписка подписывается бухгалтером, принявшим отчет, отделяется по линии отреза от основного документа и передается подотчетнику.

Как заполнить оборотную сторону отчета

При заполнении этой части отчета вручную отчитывающийся сотрудник заполняет столбцы таблицы с 1 по 6.

Им указываются дата и номер документа, полученного подотчетным лицом от продавца, назначение затрат, потраченная сумма и валюта, в которой была совершена покупка.

Информация о каждом расходе записывается подотчетником с новой строки. В том случае, если информация об оплаченной услуге или описание покупки занимает несколько строк, информация о следующей покупке заносится на строку ниже.

Все сделанные подотчетником записи нумеруются по порядку, а затраты суммируются.

Столбцы 7, 8 и 9 заполняются бухгалтером организации по каждой сделанной подотчетником покупке.

При компьютерном заполнении вся таблица формируется в бухгалтерской или аналогичной программе.

Правильность записей подтверждается подписью подотчетника.

Пример заполнения авансового отчета

Теперь посмотрим, как заполнить авансовый отчет и образец заполнения отчета в конкретной ситуации.

Пример

Приведем пример заполнения авансового отчета работником ООО «Новый дом» Чановым И. И., получившим 02.07.2018 на приобретение ТМЦ для нужд автохозяйства организации 3600 руб.

06.07.2018 завхоз Чанов И. И. составил авансовый отчет о потраченных деньгах в сумме 3540 руб. и представил 2 документа.

05.07.2018 им были приобретены:

  • Набор отверток и ключей на сумму 1200 руб. по товарной накладной № 14.
  • Набор слесарных инструментов на сумму 2340 руб. по товарной накладной № АТ002/1.
К обеим накладным были приложены кассовые чеки.

Оставшиеся на руках 60 руб. Чанов И. И. вернул 06.07.2018 в кассу организации.

Образец заполнения авансового отчета в 2018 году для скачивания был представлен в нашей статье выше.

Авансовый отчет представляется работником предприятия или ИП не позднее установленного срока на бланке, установленном Госкомстатом РФ, или по самостоятельно разработанной форме. Он заполняется от руки или с использованием компьютера и передается в бухгалтерию вместе с подтверждающими документами.

У каждого субъекта бизнеса периодически возникает необходимость в осуществлении хозяйственных расходов в целях обеспечения функционирования предприятия. В основном они производятся наличным путем через подотчетников, которые определяются в специальном распоряжении руководителя. При этом затраты должны быть осуществлены на цели, на которые были выданы деньги.

Авансовый отчет это документ, составляемый материально ответственным лицом в случае осуществления им производственных или хозяйственных расходов, на которые ранее выдавались из кассы или путем перечисления деньги фирмы.

Данный бланк обязателен к заполнению, если осуществлялась выдача средств в подотчет. Росстат рекомендует использовать документ форма АО-1.

Перечень лиц предприятия, которым разрешается выдавать деньги, определяется на специальным приказом. В нем желательно отразить поименный список подотчетников, размер сумм, которые им могут выдаваться, а также закрепить цели расходования этих средств.

Подотчетными могут быть как работающие на предприятии лица, так и привлеченные по договорам подряда люди.

Законодательство требует, чтобы работники, которым выданы средства для произведения расходов, осуществили их в установленных целях, а руководитель проверив все представленные к авансовому отчету документы, утвердил эти затраты.

Только после того как авансовый отчет прошел процедуру утверждения, эти траты могут быть включены в состав затрат предприятия. Таким образом, этот бланк является первичным документом, подтверждающим наличные расходы компании.

Внимание! Оформляя и принимая авансовый отчет надо помнить, что его при проверке обязательно будут смотреть контролирующие органы, и если он составлен с неточностями или прилагаемые документы не соответствует установленным требованиям, то расходы по этому документу исключат при налогообложении.

В каком случае применяется авансовый отчет

Выданные работнику средства должны быть использованы строго на установленные цели либо возвращены в кассу предприятия обратно. Основным документом по выплате сумм в подотчет является , на котором должна быть проставлена виза руководителя.

В локальных актах предприятии закрепляются сроки, в течение которых подотчетный работник должен отчитаться либо вернуть ранее выданные деньги. Авансовый отчет надо оформлять, если им были произведены расходы. Данный документы позволяет списать выданные суммы с подотчетника на затраты.

Составлять авансовый отчет по командировке должен каждый вернувшийся из служебной поездки работник. В связи с этим повышается его роль, так как многие составляемые ранее документы стали необязательными к заполнению. По сути авансовый отчет остался единственным отчетом, представляемым командируемым своему руководству.

Составление авансового отчета является обязательным, это правило закреплено в Порядке ведения кассовых операций. Освобождаются от составления данного документа только предприниматели, которые ведут учет по упрощенной процедуре.

бухпроффи

Важно! Однако, следует не забывать о том, что существует лимит расчетов наличными между организациями или ИП в размере 100000 рублей. Свыше этого размера, должны использоваться только безналичные платежи, что исключает подотчет.

Что можно принять к учету

Каждый специалист бухгалтерии и сам работник должны знать перечень документов, которые можно приложить в качестве подтверждения расходов к авансовому отчету.

К ним относятся:

  • Товарные чеки с приложением к ним чеков ККТ. Допускается использовать эти документов без ККТ, если предприятие, оформившее их работает на вмененке. При этом в товарном чеке обязательно должны присутствовать все предусмотренные законодательством реквизиты, позволяющие идентифицировать поставщика.
  • Квитанции к вместе с чеками. В этом случае также необходимы либо накладная, либо акт на работу или услугу. При этом последние документы должны быть оформлены на организацию или ИП, которые выдавили своему работнику в подотчет деньги, а не на него.
  • Квитанции, наряд-заказы и иные БСО, в которых подтверждается расходование средств предприятия.
  • Билеты и другие транспортные документы, выдаваемые при перевозке пассажиров или грузов. Сюда же относятся страховые полисы, которые оформляются пассажирскими компаниями и перевозчиками.

Внимание! При этом к документам могут предъявляться дополнительные требования. Например, документы, составленные на иностранном языке, следует перевести на русский язык в части, которая относится к расшифровке произведенных сотрудником расходов. Тщательной проверке подвергаются документы, которые были оформлены в выходные дни на предприятии.

Авансовый отчет бланк, образец 2018 года скачать

Образец заполнения авансового отчета в 2018 году

Рассмотрим подробнее на примере как заполнить авансовый отчет.

Лицевая сторона

Форма авансового отчета заполняется с самой верхней строки, куда вносится название компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа нужно указать , если он присвоен.

Ниже в поля, расположенные возле названия документа, вносятся порядковый номер и дата, когда он был оформлен.

Блок справа начинается с фразы «Утверждаю». Он должен заполняться директором фирмы. Там записывается сумма прописью, Ф.И.О. и наименование должности руководящего лица, дата утверждения. Ниже директор должен поставить свою подпись, тем самым утверждая расходы и разрешая принять их к учету.

В следующих полях нужно проставить название структурного подразделения, где работает подотчетник, его полные Ф.И.О., название должности и номер согласно табеля.

бухпроффи

Важно! Ранее цель, указанная в авансовом отчете, должна была совпадать с целью из заявления на выдачу в подотчет. В настоящее время заявления разрешено не оформлять, поэтому цель ставится исходя из направления произведенных расходов (на сотовую связь, приобретение материалов, и т. д.).

После этого документ делится на две таблицы. Сведения в них вносит бухгалтер. В левой отражается движение подотчетных средств по работнику - остаток с предыдущей выдачи или перерасход, выданная сумма, израсходованная сумма, текущий остаток.

Внимание! С 19 августа 2017 года работник может получить суммы в подотчет, не отчитавшись за предыдущий аванс.

В правой таблице проставляются бухгалтерские проводки.

Ниже бухгалтер должен записать количество документов, которые предоставил работник, и на скольких листах они располагаются.

После выполнения проверки бухгалтер должен поставить подпись и прописью указать утвержденную сумму. Далее бланк передается главному бухгалтеру на рассмотрение.

Если у работника после предоставления отчета выявлены денежные суммы, которые ему необходимо вернуть, либо наоборот, нужно компенсировать излишне им потраченные, то реквизиты кассового документа проставляются ниже.

Внимание! На время проверки авансового отчета сотруднику выдается расписка о его принятии. В ней кратко дублируются сведения принятого документа.

Оборотная сторона

На этой стороне располагается таблица, в которую подотчетник вносит все прикладываемые документы. На каждый бланк отводится одна строка.

В графу 1 записывается порядковый номер строки. В графах 2 и 3 отражается номер и дата отчетного документа. Если номера нет, то ставится прочерк либо «Б/Н».

В графу 4 заносится название документа.

Графы 5 и 6 отводятся для указания суммы документа. В графу 5 она проставляется в рублях, а в графу 6 - в валюте (если он оформлен в ней).

Все строки, которые останутся пустыми, нужно прочеркнуть символом «Z». Далее в самой последней строке «Итого» подводится общий итог суммы по всем документам, и ниже подотчетник ставит свою подпись.

Бухгалтер при проверке смотрит на документы и обоснованность расходов, и в графы 7 и 8 заносит сумму, принимаемую по документу к учету. В графу 9 вписывается счет бухучета, на который относятся затраты.

Общие сведения из этих трех граф после полной проверки переносятся на лицевую часть документа.

Что если нет подтверждающих документов

Если работник приложил к авансовому отчету документы с неустранимыми недостатками (к примеру, поврежденные), либо не приложил их вообще (кассовый чек потерян, получить дубликат нельзя), то это не значит, что нельзя принимать авансовый отчет.

Нужно помнить, что товары или работы, на которые выдавались деньги, могут быть реально получены. В такой ситуации бухгалтеру все равно необходимо проверить поданный документ, а руководитель уже сам решает - утверждать его либо нет.

Если руководитель принимает положительное решение, и дает указание возместить подотчетному лицу затраченные средства без подтверждающих на это документов нужно помнить, что все эти затраты нельзя будет учесть при расчете налога за этот период. Если организация работает с НДС, то входной налог принять к вычету также не получится.

Бухгалтерские проводки

Проводки, производимые после заполнения авансового отчета, зависят от целей получения аванса:

Д08, 10, 41 - К71 - оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом

Если работник оставил предоплату, без фактического получения товара, то делается проводка:

Д60, 76 - К71 - внесена предоплата поставщику

Бухгалтерские проводки по результатам командировки:

Д20 - К71 - списаны расходы по командировке, целью которой было выполнение работ по договору с заказчиком;

Д44 - К71 - расходы по командировке, которая была связана с рекламой или продажей товаров компании;

Д08 - К71 - расходы по командировке, связанной с закупкой нового оборудования, машин и т. д.

Д28 - К71 - командировка была связана с возвратом брака поставщику.

Если компания применяет общий режим, то с командировочных расходов нужно выделять НДС:

Д19 - К71 - учтена сумма НДС по расходам в командировке;

Д68 - К19 - произведен зачет НДС.

Если у работника остались неиспользованный аванс по командировке, он должен его вернуть:

Д50 – К71 - неиспользованный аванс по командировке возвращен наличными в кассу используя приходный кассовый ордер;

Д51 - К71 - неиспользованный аванс переведен на расчетный счет

Д70 - К71 - неиспользованный аванс удержан из начисленной зарплаты

Приложение

Перечень документов для сдачи авансовых отчетов

Оплата льготного проезда

1. Форма АО-1 двухсторонняя. Заполнение документа производиться в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока отпуска. В авансовом отчете указать следующие реквизиты: название организации, подпись руководителя организации (директор, заведующего), должность подотчетного лица, ФИО подотчетного лица, целевое назначение выданных средств, на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (билеты, чеки, квитанции и прочие), указывает их даты, номера и суммы, .

2. Приказ о предоставлении льготного отпуска сотруднику . Оформление приказа о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм № Т-6 и Т-6а (обязательно наличие всех реквизитов: дата документа, номер документа, основание, расчетный период, льготный период , количество человек (отдельно взрослых и детей), которым оплачивается льготный проезд.

3. Заявление на выдачу аванса. Заявление пишется на имя директора (заведующей) и визируется им. В заявлении сотрудник указывает сумму аванса. Правом оплаты проезда в отпуск обладают: неработающие супруг (супруга), несовершеннолетние дети до 18 лет (родные, усыновленные), дети (родные, усыновленные), не достигшие возраста 23 лет, осваивающие образовательные программы основного общего и (или) среднего общего образования, а также начального, среднего и высшего профессионального образования по очной форме обучения в образовательных учреждениях, имеющих государственную аккредитацию . Для оплаты проезда несовершеннолетних детей кроме проездных документов (билетов, квитанций, чеков) прикладывается свидетельство о рождении. Если же ребенок старше 18-ти лет и является студентом помимо вышеперечисленных документов обязательно необходимы: справка, подтверждающая факт обучения физического лица по очной форме обучения на дату проезда, копия свидетельства лицензии и государственной аккредитации учебного заведения.

4. Заявление от сотрудника об оплате льготного проезда. Заявление пишется на имя директора (заведующей). В заявлении сотрудник обязательно указывает место отдыха (конечная точка), маршрут к месту отдыха, перечислить ФИО, даты рождения, родственную принадлежность членов семьи, которым может быть оплачен проезд к месту отдыха сотрудника. Подпись и дата.

5. Билеты. Оплата стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно по фактическим расходам, подтвержденные проездными документами (билетами), а также документами об оплате услуг (сборов) по оформлению проездных документов, предоставления в поездах постельных принадлежностей и другие услуги, включенные в стоимость билета, но не выше стоимости проезда:

8. Билеты. Оплата стоимости проезда к месту использования учебного отпуска и обратно по фактическим расходам, подтвержденные проездными документами (билетами), а также документами об оплате услуг (сборов) по оформлению проездных документов, предоставления в поездах постельных принадлежностей и другие услуги, включенные в стоимость билета, но не выше стоимости проезда:

Железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

Водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

Воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

Автомобильным транспортом – в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии – в автобусах с мягкими откидными сиденьями.

В случае если представленные работником документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом (далее – транспортная организация), на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат.

Оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы.

Если стоимость проездных документов (с учетом взимаемых при продаже проездных документов обязательных платежей) указана в иностранной валюте, то оплата производится из курса валюты, установленного Центральным банком России на день приобретения указанных документов.

Авиабилеты:

Ж/д билеты:

При проезде за пределы РФ оплата производится только до границы РФ, поэтому необходимо предоставить справку о стоимость проезда до ближайшего к границе населенного пункта в пределах РФ.

Дата билетов может быть раньше даты начала отпуска или позже окончания только в том случае, если это были выходные или праздничные дни, а так же если есть приказ об отпуске без сохранения заработной платы на этот период.

В случае утери билетов предоставляется справка о стоимости проезда ж/д транспортом в плацкартном вагоне на дату проезда. В этом случае необходима справка с места отдыха о том, что сотрудник действительно там был.

Проезд автобусом оплачивается при наличии контрольно-кассового чека.

Проезд автомобилем:

Маршрутный лист с печатями и датами выбытия и прибытия в г. Новый Уренгой, прибытия и убытия из места отдыха;

Автомобиль должен быть зарегистрирован на сотрудника, который сдает авансовый отчет или на супруга (супругу) (в этом случае должно быть предоставлено свидетельство о браке), или если есть доверенность владельца автомобиля на сотрудника который сдает авансовый отчет (дата доверенности должна быть раньше даты начала отпуска или даты начала передвижения).

Оплата первичного медосмотра

1. Форма АО-1 двухсторонняя. обязательно ставит свою подпись .

2. Приказ об устройстве на работу. Копия, заверенная отделом кадров учреждения.

3. Заявление от сотрудника об оплате первичного медосмотра. Заявление пишется на имя директора (заведующей). Подпись и дата.

4. Договор о предоставлении медицинских услуг. Оригинал. Обязательное заполнение реквизитов стороны оказание суммы предоставленных услуг.

7. Чеки. В чеке указывается наименование медицинского учреждения, сумма.

Оплата расходов, связанных с переездом работников

из районов Крайнего Севера

1. Форма АО-1 двухсторонняя. Заполнение документа производиться в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока отпуска. В авансовом отчете указать следующие реквизиты: название организации, подпись руководителя организации (директор, заведующего), должность подотчетного лица, ФИО подотчетного лица, целевое назначение выданных средств, на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (билеты, чеки, квитанции и прочие), указывает их даты, номера и суммы, обязательно ставит свою подпись .

2. Приказ об увольнении работника.

3. Заявление на имя директора (заведующей) с просьбой оплатить проезд и провоз багажа в связи с выездом из РКС с визой.

4. Билеты.

Авиабилеты: электронный билет, посадочный талон. Номера электронного билета и посадочного талона должны совпадать. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачиваются авиабилеты только эконом класса. Если билет бизнес класса необходимо предоставить справку о стоимости билета эконом класса на эту дату, на этот рейс. При утере посадочного талона необходимо взять справку в аэропорту о том, что этот сотрудник действительно летел этим рейсом. В справке должны быть указаны номер рейса, дата рейса и Ф. И.О. пассажира. Страховая квитанция не оплачивается, поэтому её не надо прикладывать.

Ж/д билеты: обязательно Ф. И.О. на билете должно совпадать с Ф. И.О. сотрудника. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачивается проезд только в вагонах плацкарт и купе. При наличии электронного ж/д билета (маршрут/квитанции) обязательно необходимо предоставить билет установленного образца (выдается в терминалах на ж/д вокзале в пункте отправления.

Проезд автомобилем:

Заявление от сотрудника на оплату проезда личным автотранспортом с визой директора;

ПТС, тех паспорт, справка о расходе топлива. При проезде за границу РФ к учету будут приниматься только чеки ближайшей к границе РФ АЗС.

В чеках с АЗС должна быть обязательно указана марка топлива, стоимость 1 литра и др. реквизиты. Чеки с нечетко (смазано) прописанными данными к учету не принимаются.

5. Оплата контейнера : договор, акт выполненных работ, счет-фактура в которой будет указан вес вывозимых вещей (до 5 тонн), квитанция об оплате.

6. Справка с ЖЭУ (РЭУ) о снятии с регистрационного учета (выписке из города) или штамп в паспорте о выписке (ксерокопия).

7. Трудовая книжка (стаж работы не менее 3-х лет) все страницы заверенные специалистом ОК организации (копия).

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа членов семьи сохраняется в течение одного года со дня расторжения работником трудового договора с организацией, финансируемой из бюджета муниципального образования город Новый Уренгой.

Так же сотрудник имеет право оплачивать проезд неработающему супругу (супруге). В этом случае должна быть предоставлена трудовая книжка, в которой отсутствует запись о работе в настоящее время и свидетельство о браке заверенная отделом кадров. Уволенным работникам в связи с выходом на пенсию проезд не оплачивается.

1. Форма АО-1 двухсторонняя. Заполнение документа производиться в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока отпуска. В авансовом отчете указать следующие реквизиты: название организации, подпись руководителя организации (директор, заведующего), должность подотчетного лица, ФИО подотчетного лица, целевое назначение выданных средств, на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (билеты, чеки, квитанции и прочие), указывает их даты, номера и суммы, обязательно ставит свою подпись .

2. Приказ о командировании работника должен быть заранее принесен специалистом ОК для своевременной выдачи аванса на командировочные расходы.

3. Командировочное удостоверение обязательно должно содержать все необходимые реквизиты: дату документа, номер документа, количество дней нахождения в командировке, номер приказа о командировании сотрудника, паспортные данные, печати прибытия к месту командировки и выбытия из места командировки с датами прибытия и убытия.

4. Служебное задание обязательно должно содержать все необходимые реквизиты: номер документа, дату документа, даты начала и конца командировки, место командировки, цели и конкретно выполненную в командировке работу или задачи, обязательна отметка о выполнении (невыполнении) задания, виза руководителя организации, подпись подотчетного лица.

5. Смета расходов. Если целью командировки является сопровождение детей, то необходима ведомость на питание, в которой указываются суточные на детей. Сумма суточных определяется сметой составленной организацией, которое отправляет детей.

6. Билеты.

Авиабилеты: электронный билет, посадочный талон. Номера электронного билета и посадочного талона должны совпадать. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачиваются авиабилеты только эконом класса. Если билет бизнес класса необходимо предоставить справку о стоимости билета эконом класса на эту дату, на этот рейс. При утере посадочного талона необходимо взять справку в аэропорту о том, что этот сотрудник действительно летел этим рейсом. В справке должны быть указаны номер рейса, дата рейса и Ф. И.О. пассажира.

Ж/д билеты: обязательно Ф. И.О. на билете должно совпадать с Ф. И.О. сотрудника. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачивается проезд только в вагонах плацкарт и купе. При наличии электронного ж/д билета (маршрут/квитанции) обязательно необходимо предоставить билет установленного образца (выдается в терминалах на ж/д вокзале в пункте отправления.

В проезде за пределы РФ оплата производится только до границы РФ, поэтому необходимо предоставить справку о стоимость проезда до ближайшего к границе населенного пункта в пределах РФ.

Проезд автомобилем:

Заявление от сотрудника на оплату проезда личным автотранспортом с визой директора;

Маршрутный лист с печатями и датами выбытия из г. Новый Уренгой;

ПТС, тех паспорт, справка о расходе топлива. При проезде за границу РФ к учету будут приниматься только чеки ближайшей к границе РФ АЗС.

В чеках с АЗС должна быть обязательно указана марка топлива, стоимость 1 литра и др. реквизиты. Чеки с нечетко (смазано) прописанными данными к учету не принимаются.

Автомобиль должен быть зарегистрирован на сотрудника, который сдает авансовый отчет или на супруга (супругу) (в этом случае должно быть предоставлено свидетельство о браке), или если есть доверенность владельца автомобиля на сотрудника который сдает авансовый отчет (дата доверенности должна быть раньше даты начала передвижения).

По всем интересующим вопросам обращаться по телефонам: