Эрнест Хемингуэй сказал: «Никогда не путайте движение с действием». Чтобы быть максимально эффективным в работе, достаточно продуктивно выполнять повседневные дела. Следующие приемы от автора книги «Час тишины» помогут быстро разобраться с простыми рабочими действиями.
Электронная почта
Эффективный способ общения превратился в затратный отвлекающий инструмент. Когда вы отвлекаетесь на каждое входящее сообщение, это мешает сосредоточиться и снижает продуктивность.
Следующие советы избавят от этих побочных эффектов и освободят несколько часов рабочего времени.
1. Закройте на компьютере программу «Электронная почта». Максимально минимизируйте ее присутствие на мониторе. Возьмите за правило проверять все почту по графику: один раз в день, утром или вечером, или в начале каждого часа.
2. Не накапливайте более 10 входящих сообщений, чтобы вал входящей почты не захлестнул вас.Таким образом, ни одна важная информация не будет потеряна. Когда в папке «Входящие» менее 10 писем, их легко и быстро можно посмотреть.
3. Используйте почту только для обмена важной информацией. Перед тем как составить письмо, задумайтесь, может проще поднять трубку и позвонить? Задавайте себе вопрос: «Это действительно лучший способ для связи?».
4. Создавайте шаблоны. Внимательно изучите свою почту на наличие ответов на одинаковые запросы. Если вам приходится несколько раз в неделю отвечать на один и тот же вопрос, подготовьте шаблон. Правильное их использование поможет сэкономить до 10 часов рабочего времени.
Телефонные разговоры
Еще один замечательный способ общения, если уметь правильно им пользоваться. В сутках только 24 часа, и каждый знает сам, сколько из них он тратит на бесполезные телефонные разговоры.
1. Классифицируйте звонки знакомых по степени важности. Не все, кто звонит вам, могут сказать что-то важное. Особенно когда на работе аврал и нет времени. Воспитайте в себе привычку договариваться о важных звонках и отказываться от «просто поболтать».
2. Планируйте разговоры. Перед тем как набрать номер, обдумайте, что именно хотите обсудить. Запишите краткий план или список вопросов. В процессе разговора, если нить дискуссии будет потеряна, благодаря плану вы успешно к ней вернетесь.
3. Оставляйте качественные сообщения на автоответчике. Обдумайте, какое сообщение хотите оставить. Четко и не торопясь донесите до собеседника цель вашего звонка и просьбу перезвонить. Никогда не оставляйте длинные сообщения.
Совещания
Одна из худших черт бизнеса, которая катастрофически снижает продуктивность - длинные бессмысленные совещания.
Несколько правил, чтобы сделать из совещания не пустую трату сил, а эффективную синергию мыслей и идей разных людей.
1. Проводите совещания редко. Вычеркивайте их из календаря. Чем их меньше, тем продуктивнее работа сотрудников.
2. Планируйте минимальное время между совещаниями. Если в один день у вас несколько мероприятий, запланируйте между ними минимальный временной зазор. Когда всем известно, что вы принимаете участие в следующем совещании, значит недопустимо вас задерживать.
3. Формулируйте правильную цель. С самого начала планирования совещания у вас должна быть четко сформулированная задача. Чего вы хотите достичь этим совещанием? Чем яснее цель и ее донесение до участников, тем вероятнее успех.
Рабочий стол
«Творческий» беспорядок на рабочем столе осложняет путь к достижениям. Вместо выполнения задач и поиска решений, мысли блуждают по беспорядку на рабочем месте от одной вещи к другой, соображая только о том, «что мне с этим делать?», «когда я возьмусь за это?»
1. Касайтесь входящих материалов только один раз. Когда впервые получаете документы, сразу решайте, что с ними делать. Поработать с ними, отправить в архив или сразу в корзину.
2. Создайте перспективное досье - помесячный план работ.
В отдельном ящике стола организуйте помесячные папки предстоящих дел, в каждой распределите конверты по дням/неделям. Таким образом, перед вами всегда будет список задач.
Дональд Трамп сказал: «Станьте организованным, или вас ждет полный крах».
Эти элементарные приемы помогут организовать свое рабочее время и существенно сэкономят время для вашей большей продуктивности.
Продуктивный рабочий день – день, который оставляет удовлетворенность достигнутыми результатами.
Что такое продуктивный день?
На этот вопрос можно дать много разных ответов. Очевидно лишь то, что продуктивный рабочий день соответствует следующим требованиям:
- работа начата и закончена вовремя;
- решены важнейшие задачи дня;
- проведены важные встречи;
- переделана гора важных мелочей;
- в течение дня работу удалось совместить с отдыхом;
- в конце рабочего дня вы не истощены – у вас еще есть силы и время пообщаться с семьей, посвятить время хобби , почитать или посмотреть что-то интересное.
Итак, пойдем по порядку.
Начало дня. Может быть, излишне объяснять почему день пройдет успешнее, если вы вовремя встанете и вовремя придете на работу. Отсутствие спешки позволяет начать день спокойно, без стресса , зарядиться завтраком , вовремя приехать на работу, избежав нагоняя за опоздание. Прекрасно, если у вас есть пара минут сосретодочиться, взглянуть в план и спокойно приступить к своим обязанностям. Может быть, поэтому миллионеры, которые сами заработали свои деньги, прибывали в офис раньше всех. Не только для того, чтобы показать, что они дольше всех трудятся, но и для того, чтобы избежать неприятного, изнуряющего напряжения уже в начале дня.
Важные дела . Просматривая план работы на день , не пытайтесь вписать в него максимально возможное количество дел. Напротив, попытайтесь выделить только одно-три самых важных дела, от которых зависит и успешность вашего дня, и оценка вашей работы руководством, и ваши общие показатели работы. Не пытайтесь объять необъятное – только самое важное, на чем и нужно прямо с утра сконцентрировать свое внимания, не позволяя себя отвлекать по пустякам, и не отвлекаясь самому. Возможность сосредоточиться – это одно из главных условий быстрого и качественного выполнения любой работы.
Важные встречи . Конечно, в течение дня вам придется так или иначе контактировать с людьми. Постарайтесь выделить для этого в расписании отдельное время. Это нужно для того, чтобы другие работники не прерывали вас во время сосредоточенной работы. Кроме того, поскольку невозможно долго заниматься сосредоточенной интеллектуальной работой встречи, обсуждения и планерки являются своеобразным отдыхом, сменой вида деятельности, после которых вы снова сможете продолжить сфокусировано работать.
Важные мелочи . Важные мелочи не стоит планировать на первую половину дня. лучше подождать, когда будут выполнены важные дела, внимание немного ослабнет, появится усталость. Тогда вы сможете «перещелкать» гору мелочей, как орешки. Эти задачи не требуют от вас длительной концентрации внимания.
Отдых . Конечно же, чтобы иметь возможность работать 8 часов, нужно периодически отдыхать. Иначе вас просто не хватит на целый день. Предусмотрите в расписании отдых как для души, так и для тела (офисная зарядка, регулярная половая жизнь). И не отлынивайте от этих пауз. Не соблазняйтесь возможность «как можно быстрее закончить работу без перерывов». Все что вы получите в итоге – это сильная усталость, головная боль и невозможность работать дальше. Если же вы проигнорируете симптомы
Боб Дилан однажды произнес такую фразу, которая стала популярной на весь мир: «Успешным человеком является тот, кто встает рано утром в отличном настроении и полон энергии, вечером удовлетворенный ложиться спать, а в промежутке между этим занимается тем, что ему нравится». Дальше он привел семь привычек, чтобы сделать свое утро и день намного продуктивнее.
Выполняйте эти простейшие, но эффективные советы, и уровень вашей энергии значительно возрастет. Вы будете продуктивнее и целеустремленнее в течение дня.
- Правильный здоровый завтрак. Это очень важный совет. Лучшей пищей для поддержания энергии на целый день будут сложные углеводы, которые высвобождают энергию в течение целого дня и белок. Идеальным завтраком будет гречневая или овсяная каша с яйцом или вареной курицей и свежие овощи. Вместо кофе , который придаст энергии и бодрости.
- Положительная информация с утра. Когда вы принимаете завтрак, не следует смотреть телевизор или читать новости в прессе. Это заряжает негативом. Лучше поделитесь своими планами с близкими, пообщайтесь с ними на общие темы и прочее.
- Сделайте комплимент своей второй половинке. Это может быть похвала за хороший завтрак, восхищение каким-либо ценным качеством и прочее. Комплименты поднимают настроение обоим сторонам.
- Гигиена и . Эти две вещи являются основными для бодрости и заряда энергии на весь день. Начать можно с обычной разминки, постепенно усложняя упражнения. Обязательно принимайте водные процедуры, умывайтесь холодной водой, а в дальнейшем можно начать потихоньку обливаться.
- Начинайте свой рабочий день с самой важной задачи. Самое сложное и ответственное дело необходимо делать первым. Таким образом, в дальнейшем вы сможете быть гораздо продуктивнее.
- Уберите спешку из своего распорядка дня. Планируйте свою работу вечером, исходя из приоритетов. Если график на день слишком плотный и подразумевает спешку, вычеркните из него менее важные дела. Так вы сможете сосредоточиться на остальных задачах и сделаете их намного качественнее.
- Старайтесь делать правильные вещи. Это элементарно – помогите старушке или нищему, подскажите товарищу и сотруднику решение какой-либо проблемы и прочее. Это значительно , а значит, делает день намного лучше и счастливее.
Выполнение этих элементарных советов позволит вам стать намного продуктивнее в течение дня, повысит настроение и сделает энергичнее.
Что значит «продуктивный день»? Какой он? Чем отличается от обычных дней? Как продуктивно провести день — что для этого нужно делать?
Представьте себя как эффективного, идеального и результативного! Какие действия помогли вам достичь желаемых показателей?
Сейчас угадаю!
- Продуктивное использование рабочего дня
- Эффективное планирование времени
- выработанные привычки
- И самое главное — практическая реализация нужных действий, помогающих достичь поставленные цели!
Каждое утро начинается с чистого листа. Необходимо взять жизнь под полный контроль и вести «туда, куда нам нужно, а не туда, куда дует ветер».
Как же сделать день продуктивным? Как задать четкие критерии и выжать максимум из каждого дня?
Советы и методики планирования времени и продуктивного дня
Найдите куда уходит ваше время
Для этого можно использовать
Инвестировали или потратили вхолостую? Найдите, где ваша временная дыра!
Высыпайтесь!
Сон — это основной источник энергии. Только во сне человек восстанавливает свои силы!
Важно постоянство. В одно и то же время ложится и просыпаться.
Разбейте свой сон на циклы по 90 минут. Это циклы, когда человек максимально высыпается.
Длительность сна и его циклы — как гарантированно высыпатьсяВыработайте привычку просыпаться рано. Посвящайте утреннее время себе и своим целям. У Робина Шарма в его «Клубе 5 утра» это называется Час Силы !
Эффективное использование времени в формате продуктивного рабочего дня
Поставьте четкие цели
Составьте список критериев (задач), по которому сможете определить был ли день продуктивным. Это будет маяком для действий.
В MLO это можно решать с помощью функции «Избранное». Не зависимо от количества задач — дополнительно помечаем ключевые задачи дня. По ним определяем качество дня.
Критерии моего продуктивного дня. Реализация с помощью функции «Избранное» в MyLifeOrganized - 1 самая важная задача
- 3 второстепенных
- 5 рутинных
Второй вариант — используя контекст, объединять однотипные задачи
- список звонков
- действия за компьютером
- что сделать, когда я буду в магазине
- в офисе
- и так далее
Я этот подход реализую с помощью панели вкладок MyLifeOrganized.
Мой рабочий профайл, где я разделяю задачи по направлениям Войдите в состояние потока
Поток, потоковое состояние (англ. flow, лат. influunt), - психическое состояние, в котором человек полностью включён в то, чем он занимается, что характеризуется деятельным сосредоточением, полным вовлечением в процесс деятельности.
Перед выполнением каждой задачи спрашивайте себя «Чем это поможет достичь целей в будущем?»
Из личного опыта:
Подходящая музыка — прекрасный способ войти в состояние потока и быть продуктивным.
Для каждого вида деятельности музыка должна быть своя. Для меня
Под Vocal Trance FM статьи пишутся в состоянии потока Планы иногда рушатся — не нужно винить себя
Даже если вы специалист управления временем, MyLifeOrganized и достигнете уровня черного пояса Getting Things Done , вы не сможете учесть все непредвиденные условия и обстоятельства. Чаще всего это будет зависеть от других людей. Хотим мы того или нет, нам приходится контактировать с людьми
- кто-то хронически опаздывает на встречи (я знаю таких людей)
- некоторые забывают или не выполняют свои обязательства
Если условия складываются не по вашему плану, всегда можно использовать «временное окно» чтобы
- провести обзор или расчистить входящие своего планировщика задач
- совершить необходимые звонки
- почитать заранее подготовленную книгу или сохраненные статьи в Pocket
- послушать записанные подкасты
Для таких случаев, я могу за считанные секунды в MLO создать список задач с учетом
- времени, которое мне придется ждать
- моего настроения и эмоционального состояния
- условий и обстоятельств, в которых я нахожусь
Фокус на целях недели
Ежедневно следите за продвижением своих целей недели. Именно достижение целей недели меняет жизнь.
Мои цели недели из рабочего профайла MyLifeOrganized Совет!
Каждый день просматривайте цели недели и принимайте решение что вы сделаете сегодня или завтра для их достижения.
Так вы сможете
- повысить вероятность выполнения всего запланированного
- увидеть свои слабые стороны и не допустить их проявления в будущем
Подводите итоги — оценивайте свои результаты
Запомнилась фраза, услышанная от Армена Петросяна на вебинаре стодневки :
Планировать и не подводить итоги — это то же самое, что садить в землю ростки, но не собирать урожай!
Каждый вечер оценивайте свои текущие результаты дня
- что было продуктивным?
- что получилось, а что нет?
- как не допустить этого в будущем?
- от чего получил чувство радости?
Если какие-то задачи не дают вам быть эффективным, поступите с ними следующим образом
- Поручите их кому-нибудь
- Удалите из своего списка задач и забудьте
- Постарайтесь по максимуму автоматизировать, чтобы задачи выполнялись без вашего участия
Для рутинных дел можно выделить определенный день
Я называю такой процесс короткой аббревиатурой — ПХД. Парково-хозяйственный день. По привычке. И сразу все понятно! Этот день я полностью посвящаю рутинным делам. Это может быть как уборка в квартире, так и покупка продуктов, что-то еще.
Категоричное «нет» всему, что не дает желаемого результата
Если есть возможность не ходить на собрания (совещания), у которых нет конкретного результата — не ходите. Ведь там не будут обсуждаться важные для вас задачи.
У вас есть свои цели, приоритеты и желания. Это станет основой понимания как продуктивно провести день.
Занимайтесь тем, что для вас важно, интересно, полезно!
Не проверяйте электронную почту, пока не закончите с утренним ритуалом
Ежедневный утренний ритуал задает направление всего дня Сколько раз за день нужно проверять электронную почту? Как правильно обрабатывать входящие письма? Как упростить процесс работы с почтой?
Большинству достаточно проверять почту два-три раза в день. Если, конечно, проверка почты каждые 10-15 минут не входят в ваши функциональные обязанности.
При этом, оповещения должны быть отключены. Вы, а не программа, принимаете решение, когда вам удобно просмотреть входящие письма.
Награждайте себя при любой возможности
Жизнь не расписание поездов. Не нужно ее расписывать до последней минуты.
Умейте награждать себя, дарить подарки. Давайте себе возможность отдохнуть после насыщенного дня или недели.
Умейте поощрять себя не хуже, чем северокорейские генералы Вечерний ритуал — эффективное завершение дня
Вспомните о том, что приятного или хорошего произошло днем. Запишите эти мысли в свой дневник успеха.
Дневник успеха — это не волшебное упражнение. Это возможность воспроизводить пережитые ранее положительные эмоции.
Как аудиозапись, которая есть у нас в папке на компьютере или телефоне. Наверняка у каждого есть такая мелодия, которая ставиться при плохом настроении.
Подытожим что значит продуктивный день?
Все, что я описал — это привычки. Не получится так, что прочитал и начал так делать. На выработку этих привычек может уйти от нескольких месяцев до нескольких лет. Но результаты того стоят.
А зачем нужно проживать каждый день продуктивно?
Потому, что время уходит безвозвратно. Нельзя будет прожить жизнь заново (как в играх — начать игру сначала, зная где и как тебе нужно поступить). Жизнь, как кладка из кирпичей, состоит из прожитых дней. Каждый день может повлиять на дальнейший ход событий.
Примените понравившиеся вам техники на практике. Вы увидите, что можно достичь большего.
Вам может быть полезен мой индивидуальный тренинг управления временем с MyLifeOrganized, если
- чувствуете, что дни проходят вяло, однообразно, в рутине, и вы самостоятельно ничего не можете с этим поделать. Как изменить ситуацию? Почему вы не сделали этого ранее?
- в жизни ничего не меняется, а время летит. Что вы хотите достичь? Каких целей? Какие желания остались нереализованными? Готовы ли вы смириться с тем, что эти желания и мечты так и останутся нереализованными?
- есть багаж знаний, но они не применяются на практике. Как их применить? Как очистить себя от лишней информации?
Напишите мне что вы хотите изменить в своей жизни, каких целей достичь, и я смогу вам показать, что это все реально!
Я и сам много раз задавал себе вопросы:
- С чего и как правильно начать день?
- Как придумать утренний ритуал или распланировать утро, чтобы день проходил максимально эффективно?
- Как быстрее достигать своих целей?
В результате поисков нашел свой оптимальный режим, которого стараюсь придерживаться постоянно. Да, иногда выбиваюсь из процесса, но встроенные ранее полезные привычки уже работают на меня и позволяют вернуться в правильную колею.
Эти простые правила помогут вам сделать день более насыщенным, качественным и вы будете удовлетворены результатами своей деятельности. В этой статье вы узнаете 9 простых правил продуктивного дня.
Придерживаясь этих правил, ваше утро будет продуктивным, и к обеду вы с удивлением заметите, как сделали все, что планировали.
У вас появится свободное время, которое можно потратить на любимые занятия или поиск своего призвания. Итак, поехали…
#1 Просыпайтесь рано
Я заметил, когда просыпаюсь в 6:00 утра, то день проходит эффективнее, чем в те дни, когда подъем более поздний. Даже если ложусь в полночь, шести часов сна полностью достаточно, чтобы хорошо выспаться и восстановить силы.
Просыпаясь рано, вы сможете сделать намного больше дел без стресса, в спокойном режиме, а весь день пройдет удачно.
Единственная трудность — это приучить себя к раннему подъему. Так что, первое время вам придется бороться с желанием поспать. Зато появился дополнительный час или два часа времени.
На то, чтобы встроить привычку раннего подъема, у меня ушло чуть больше 30 дней. Сейчас привычка работает на меня и уже становится некомфортно просыпаться позже.
#2 Начинайте день, выпив стакан воды
Сразу после подъема выпивайте стакан воды. Вода наполнит организм достаточным количеством влаги и запустит мозг на эффективную работу. Да и вы сами быстрее проснетесь. Вода помогает мозгу работать намного эффективнее.
#3 Утренняя медитация
Просто посидите 10-15 минут в тишине, «отключив» все мысли. Будьте расслабленным и концентрируйтесь на дыхании. Когда вам будут приходить разные мысли, а это непременно случится, освободите их и продолжайте концентрироваться на дыхании.
Можно слушать музыку, но это не обязательно. Медитируйте так, как вам нравится.
Я заметил, что начав день с медитации и повторяя это ритуал ежедневно, чувствуешь себя более спокойным, организованным, все дела выполняются намного легче, а достижение целей происходит намного быстрее.
#4 Аффирмации
Аффирмации — это позитивные утверждения желаемого результата, которые вы говорите в настоящем времени.
По утрам так же полезно говорить и слушать позитивные утверждения, они задают хороший настрой на весь день. Аффирмации перепрограммируют подсознание и достижение целей становится легче. Я люблю слушать аффирмации изобилия и успеха. У меня есть несколько треков, которые я слушаю регулярно.
#5 Первый час дня - золотой час
Робин Шарма утверждает, что первый час дня — самое важное время. Первый час лучше посвятить саморазвитию и работе над собой. Не включайте никаких компьютеров и телевизоров, не читайте газет и не слушайте новости. Чтобы ничто не забивало ваш мозг ненужной информацией.
Занимайтесь саморазвитием: написанием личных заметок, медитацией и размышлением, .
Кстати, если то, что вы читаете сейчас, полезно, сохраните себе на стену и продолжайте чтение
#6 Читайте утром полезные книги
Две вещи, которые могут вас изменить: это книги, которые вы читаете, и люди, с которыми вы общаетесь. Читайте . По вашей теме: бизнесу, личной эффективности, мотивирующие.
Читайте хотя бы 30 минут в день. Таким образом, за год вы прочтете больше книг, чем за предыдущие 5 лет. И это очень сильно вас продвинет и повысит вашу эффективность.
#7 Занимайтесь спортом
Лучшее время для занятий спортом - это утро. По утрам намного легче себя заставить заниматься. Пускай это даже зарядка и растяжка на 15-20 минут. Если вам трудно приучить себя заниматься спортом, тогда делайте это с утра. Утром сопротивления гораздо меньше. Сделал дело и весь день свободен.
#8 План на день
Пересмотрите составленный с вечера план на текущий день. Так вы сможете еще раз убедиться в том, что важно, а что нет, и внести коррективы. Выделяйте важные и второстепенные дела. И приступайте к выполнению важного.
#9 Вначале «съешьте лягушку»
Самое важное дело старайтесь сделать сразу и в первую очередь. Или, как минимум, в первой половине дня. Не делайте мелкие дела до тех пор, пока не сделали самое важное. Тогда второстепенные дела будут сделаны быстрее.
Вы будете удовлетворены собой и вас появится больше свободного времени.
Надеюсь, что эти простые правила продуктивного утра помогут вам стать более эффективными.
Буду рад вашим комментариям и мыслям ниже под этой статьей.