Письмо в ифнс об уточнении 6 ндфл. Образец пояснения в налоговую по ндфл. Когда и зачем это необходимо

Расчет 6-НДФЛ – одна из форм отчетности по подоходному налогу, которую налоговые агенты подают в ИФНС. В ходе камеральной проверки расчета у инспекторов могут возникнуть различные вопросы, по которым они запрашивают соответствующие пояснения у агента. Каким образом следует отвечать на запрос пояснений по 6-НДФЛ, расскажем в этом материале.

Предоставление пояснений в налоговую по 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ представляется налоговыми агентами ежеквартально, начиная с 2016 года (приказ ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450). Проверив полученный Расчет, при обнаружении несоответствий, неточностей или ошибок, налоговики могут направить требование о предоставлении пояснений, которое требует ответа, либо о внесении исправлений в Расчет. Пояснения по 6-НДФЛ в налоговую нужно предоставить в срок не позднее 5 рабочих дней после получения требования (п. 3 ст. 88 и п. 2 ст. 105.29 НК РФ).

Игнорировать требования налоговиков не стоит, т.к. для налогового агента это чревато штрафом в размере 5000 руб., а при повторном неисполнении требования в течение календарного года – 20 000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ).

Какой-либо установленной формы для составления пояснений не существует, поэтому их можно оформить в произвольном виде. Важно, чтобы пояснения были убедительно сформулированы и обоснованы.

Пояснения в налоговую: ошибки 6-НДФЛ

Прежде чем сдавать 6-НДФЛ, расчет необходимо проверить на соответствие контрольным соотношениям (письмо ФНС РФ от 13.03.2017 № БС-4-11/4371). Если этого не сделать, «камералка» выявит, например, несоответствие между данными расчета 6-НДФЛ и справками 2-НДФЛ, либо иные нарушения, из-за которых расчет не будет принят инспекцией. Перечень основных нарушений по форме 6-НДФЛ был недавно опубликован ФНС РФ в письме от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216.

Частая причина для запроса пояснений налоговиками – техническая ошибка в расчете. Налоговый агент может допустить обычную опечатку, которая исказит показатели и приведет к логическим несоответствиям. Например, при внесении суммы налоговых вычетов указали лишний ноль, и в результате вычеты превысили сумму дохода.

Кроме пояснений в налоговую по 6-НДФЛ, образец которых мы приводим, необходимо подать в ИФНС исправленную форму с уточненными показателями.

Руководителю ИФНС России № 43 по г. Москве

от ООО «Антарес»

ИНН 7701111111/КПП 770000000

ОГРН 12345678910111

Исх № 12/34 от 19.11.2017

Пояснения

В ответ на ваше требование № 0001-111-33/222 от 15.11.2017 г. сообщаем следующее:

в представленном нами расчете по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017 г. допущена техническая ошибка – опечатка, в результате которой возникло несоответствие: сумма налоговых вычетов по строке 030 превысила сумму начисленного дохода по строке 020. Исправленный расчет по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017 г представлен в ИФНС 19.11.2017 (копию прилагаем).

Приложение: копия расчета по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017 г

Генеральный директор Павлов В.В. Павлов

Пояснения при отсутствии ошибок в 6-НДФЛ

ИФНС может направить требование не только при обнаружении явных ошибок, но и в ряде других случаев. Поводом для истребования пояснений может послужить все, что заинтересовало инспекторов: расхождение между суммами удержанного и перечисленного налога, удержание НДФЛ ранее, чем выплачена зарплата, или отсутствие перечисления налога в бюджет и т.д.

В таком случае по форме 6-НДФЛ пояснения налоговой даются без представления «уточненки», ведь отчет составлен верно, но необходимо объяснить причину возникшей ситуации. Например, расхождение между начислением и перечислением налога возникло по вине банка, который не перевел вовремя средства с расчетного счета налогового агента. Для подтверждения своих слов нужно приложить к пояснениям все имеющиеся документы (выписки банка, копии платежек и т.п.).

Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ: образец при отсутствии данных

Когда фирма, или ИП в течение отчетного года не производят начисления и выплаты физлицам, они не являются налоговыми агентами по НДФЛ. В связи с этим у них не возникает обязанности представлять отчетность по налогу, в том числе и нулевой расчет 6-НДФЛ. Сообщать об этом в ИФНС организации и ИП тоже не обязаны, но инспекция вполне может затребовать пояснения и по этому поводу.

Приведем пример пояснения в налоговую по 6-НДФЛ при отсутствии данных для его заполнения:

Руководителю ИФНС России № 47 по г. Москве

от ООО «Волна»

ИНН 7701111222/КПП 770000000

ОГРН 33345678910111

Исх № 12/34 от 19.11.2017

Пояснения

В ответ на ваше требование № 0002-333-44/567 от 13.11.2017 г. сообщаем следующее:

ООО «Волна» за период с 01.01.2017 по 30.09.2017 налоговым агентом по НДФЛ не являлось, исчисление, удержание и уплата НДФЛ в указанный период не производилось.

В связи с вышесказанным «Расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом» по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017 г. не предоставлялся.

Генеральный директор Лавров А.М. Лавров

Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ - образец его оформления вы можете скачать в нашей статье. Оно не является обязательным документом, но может избавить лицо, не сдающее этот отчет из-за отсутствия данных, от возможных нежелательных последствий.

Когда понадобятся пояснения к 6-НДФЛ

Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ желательно подавать в ситуации, когда у работодателя нет оснований для представления этого отчета. А не представлять расчет можно при отсутствии работников, которым на протяжении соответствующего отчетного периода (квартал, полугодие, 9 месяцев, год) производились выплаты доходов.

НК РФ (п. 2 ст. 230) прямо закрепляет обязанность подачи формы 6-НДФЛ за работодателем, исчисляющим и удерживающим налог на доходы физлиц. Поэтому отсутствие данных для заполнения этой формы автоматически снимает обязательность ее представления. Однако об этом обстоятельстве во избежание недоразумений лучше проинформировать налоговые органы, поскольку получить такую информацию им больше негде.

Если по данным ИФНС выплаты доходов могли иметь место, то для работодателя появится не только риск привлечения к ответственности за непредставление отчета 6-НДФЛ (п. 1.2 ст. 126 НК РФ), но и опасность блокирования расчетного счета (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Подробнее о санкциях, связанных с 6-НДФЛ, читайте в материале «Размер штрафа за несвоевременную сдачу отчета 6-НДФЛ» .

При этом отсутствие данных для включения в отчет может быть вполне обоснованным для лиц:

не начавших деятельности;
прекративших деятельность в году, предшествующем отчетному;
осуществляющих сезонные работы, приходящиеся на середину отчетного года.

Но в каждом конкретном случае лучше совершить упреждающие действия (сдать нулевую отчетность или дать письменные пояснения по сложившейся ситуации), чем создавать ту неопределенность, которая вызовет вопросы у налоговой и может привести к нежелательной ее реакции.

Подача отчета с нулевыми показателями, от принятия которого ИФНС отказаться не вправе (письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928), может оказаться полезной в случае, когда существует вероятность возникновения необходимости представления за этот период уточненной отчетности, содержащей данные по выплате дохода. Представленный в срок нулевой отчет можно будет просто уточнить, и это даст возможность избежать штрафа за непредставление отчетности, который неизбежно возникнет, если подачи отчета по сроку не было, а отчет с данными по доходу позже установленного срока будет подан как первичный.

Подробнее о нулевой отчетности и вариантах отчетов для доходов, возникающих в разные периоды года, читайте в статье «Нужно ли сдавать нулевую отчетность 6-НДФЛ?» .

Как оформляется пояснительная записка к 6-НДФЛ

Пояснительную записку оформляют на бланке письма работодателя, содержащем основные сведения о нем:

наименование;
адрес;
телефоны.

Письмо адресуется соответствующему налоговому органу, регистрируется с присвоением исходящего номера и даты, подписывается руководителем работодателя и заверяется печатью (если от нее не отказались).

В текстовой части письма в произвольной форме излагаются обстоятельства, в силу которых обязанность представления отчета 6-НДФЛ за указанный отчетный период у работодателя отсутствует.

Вариант образца пояснения по 6-НДФЛ можно увидеть на нашем сайте.

Подать такое письмо в ИФНС можно любым доступным способом:

по ТКС, предварительно отсканировав его;
через почту (лучше с описью вложения и уведомлением о вручении), оставив себе копию письма;
лично, принеся с собой 2 экземпляра документа с тем, чтобы на втором получить отметку о его принятии.

Итоги

Пояснительную записку, содержащую информацию о причинах непредставления отчетности по форме 6-НДФЛ, рекомендуется подавать в ИФНС при отсутствии основания для подачи такого отчета. Это поможет избежать лишних вопросов со стороны налоговой и избавит от возможных недоразумений.

Налоговые инспекторы достаточно активно проверяют отчетность по новой форме 6-НДФЛ, регулярно проводя сверку показателей отчета по определенным контрольным соотношениям.

При этом, если в процессе проведения проверки будут обнаружены какие-либо расхождения, то в таком случае с компании будут запрошены соответствующие пояснения или же уточненные декларации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В данном случае, чтобы избежать каких-либо штрафных санкций и других мер административной ответственности, предприниматели должны знать, как правильно заполняется образец пояснения в налоговую по 6-НДФЛ и что нужно учитывать в процессе оформления этой бумаги.

Что это такое

Отчетность по НДФЛ представляет собой необязательную документацию только в том случае, если компания не перечисляла заработную плату своим сотрудникам на протяжении текущего отчетного периода. В соответствии с нормами Налогового кодекса соответствующие сведения должны в обязательном порядке подаваться работодателями, которыми осуществляется исчисляется и удерживается соответствующий налог со своих сотрудников.

Отсутствие информации для исчисления НДФЛ и, соответственно, оформления отчетности по форме 6-НДФЛ является вполне понятным и оправданным явлением, если на протяжении отчетного периода:

еще не начиналась трудовая деятельность компании;
компания перестала существовать на протяжении того года, который предшествует отчетному;
компания занимается выполнением сезонных работ, срок выполнения которых еще не наступил;
штат компании включает в себя только исполнительного директора, который выполняет свои обязанности без какого-либо вознаграждения.

Обо всех этих обстоятельствах крайне рекомендуется своевременно уведомлять уполномоченных лиц Налоговой службы путем отправки пояснительной записки или же подачи нулевой отчетности, чтобы в дальнейшем у них не появилось каких-либо лишних вопросов, и они не наложили соответствующие штрафы.

Особенности оформления

Начиная с 2019 года, перечень обязанностей налоговых агентов существенно расширился, и каждый квартал приходится подавать отчетность, составленную на . Как только он отправляется в инспекцию, сотрудники налоговых органов начинают сразу же проводить его изучение, причем осуществляется это в пределах и в соответствующем помещении Налоговой службы. Другими словами, в данном случае не предусматривается необходимость в обязательном присутствии представителя компании.

В процессе проведения такой ревизии специалист инспекции может задаваться различными вопросами, и дать пояснения по ним может исключительно соответствующий налоговый агент. Лучше всего, конечно же, в такой ситуации предугадывать подобное течение событий, и при обнаружении какой-либо ошибки лучше всего сразу подать необходимые пояснения в 6-НДФЛ, чтобы прояснить положение компании, а также ее репутацию в качестве добросовестного агента, исполняющего возложенные на него обязательства.

В случае нулевой отчетности подавать какие-либо документы в Налоговую службу не нужно, но при этом контрольные органы в любом случае могут поинтересоваться тем, по какой причине не сдавался расчет, и в такой ситуации лучше всего дать пояснительный документ. Более того, в некоторых ситуациях и вовсе лучше всего самому проявить инициативу такого письма.

Важные оговорки

В зависимости от обстоятельств нужно по-разному подходить к процедуре оформления отчетности, так как каждая отдельная ситуация предусматривает свои особенности оформления документов, а также необходимость в тех или иных ответных мерах.

Основные причины

В первую очередь, сотрудники налоговой службы могут обнаружить недоимку путем сравнения сумм в отчетности с теми, которые по факту были перечислены в бюджет и указаны в расчетной карточке. Другими словами, если налоговые органы выставляют недоимку, то это может говорить о том, что поданным Налоговой службы налога уплачивалось меньше по сравнению с тем, что указано в поданной отчетности. При этом суммы, которые должны перечисляться в бюджет, прописываются в сроках 140 раздел 2.

После самостоятельной проверки указанной информации нужно узнать о том, какие именно суммы налога будут числиться по информации налоговых органов. Для этого лучше всего запросить у уполномоченных лиц соответствующую выписку расчетов, в которой будет указываться уплаченная сумма НДФЛ. Изначально проводится сравнение показателей начисления с расчетом 6-НДФЛ, после чего уже проводится сравнение уплаты с реальной документацией.

Также на компанию может быть начислена пеня в случае несвоевременного перечисления налога. В налоговой инспекции своевременность начисления налогов осуществляется посредством сравнения дат, прописанных в строке 120 и даты, когда было зарегистрировано фактическую выплату суммы налога в бюджет.

В КРСБ отражаются даты указываются все даты платежных поручений, которые направляются в банк для уплаты НДФЛ, то есть те даты, когда происходил фактический перевод платежа. Проверка правомерности начисления пени осуществляется точно таким же способом – платежки сравниваются с теми, которые указываются в строке 120 второго раздела.

Если выплата проходила ранее установленного срока, то в таком случае ее могут не засчитать налоговые органы, и это связано с тем, что НДФЛ уплачивается только из соответствующей выплаты сотруднику. Другими словами, раньше даты выплаты зарплаты выплачивать НДФЛ запрещается, потому что это будет считаться перечислением из собственных средств налогового агента.

Бывают и такие ситуации, когда возникают ошибки в прописанных и , если у компании есть обособленное подразделение и ей нужно будет подавать отчетность в отделение налоговой, расположенное по месту нахождения обособленного подразделения. Также компания должна будет оформлять отчетность и по своему главному офису с дальнейшей выплатой налога, и в этом случае отчетность должна уже подразделяться по сотрудникам. Помимо этого, ошибки в указанных кодах могут происходить в том случае, если компания меняет свой адрес регистрации на протяжении отчетного квартала.

Помимо этого, запросить объяснительную могут в том случае, если дата удержания, указанная в строке отчетности 120, не соответствует той дате, когда было произведено удержание налога по факту. Данная ситуация является достаточно распространенной на практике и нередко приводит к тому, что у налоговых органов возникают всевозможные вопросы. Чаще всего ее появление обуславливается тем, что сотруднику в начале года или же на протяжении какого-то отчетного периода начисляется авансовая выплата.

Отдельное внимание стоит уделить тому, что некоторые не указывают в отчетности выплаты за последний месяц квартала, несмотря на то, что по факту эта выплата была произведена. Подобные ситуации возникают при наличии «переходящей» зарплаты, когда заработная плата на протяжении расчетного месяца выплачивается сотрудникам в течение следующего месяца. Несмотря на то, что ее начисление осуществлялось в течение отчетного периода, она была начислена в следующем, в связи с чем в отчетности за следующий отчетный промежуток ее нужно будет отражать по строкам 020, 030, 040 и 060, в то время как во втором разделе ее в принципе не нужно отражать.

Когда необходимы комментарии

Подача пояснения в налоговую требуется в том случае, если работодатель не имеет оснований для подачи отчетности по форме 6-НДФЛ. Отсутствие этой отчетности предусматривается при отсутствии сотрудников, которые не получали никакой выплаты на протяжении соответствующего отчетного периода.

Налоговым кодексом прямо закрепляется наличие у налоговых агентов обязанности подачи документации, если они занимаются исчислением и удержанием соответствующего налога. Таким образом, если какие-либо данные в этом плане отсутствуют, то в таком случае нет и обязанности подачи 6-НДФЛ, но лучше всего заранее проинформировать налоговые органы, так как данная информация не может быть получена ими каким-либо другим путем.

Если по данным Налоговой службе выплата прибыли могла произойти, то в таком случае уполномоченные сотрудники могут не только наложить административную ответственность на уполномоченных лиц, но еще и полностью заблокировать расчетный счет.

Нулевые показания

Достаточно часто случается такая ситуация, когда при наличии нулевых квартальных показателей в любом случае нет возможности просто ограничиться отправкой пояснительной записки, и требуется именно отчетность по форме 6-НДФЛ.

В такой ситуации нужно поступать следующим образом:

если суммы выплачивались только в первом квартале, то в таком случае в дальнейшем нужно сдавать отчетность на протяжении всего года, указывая все эти сведения;
если суммы выплачивались во втором квартале, то в таком случае, вместо подачи отчетности за первые три месяца, налоговые органы могут получить пояснительную записку, в то время как за полугодие, девять месяцев и год нужно будет подавать полноценную отчетность;
если выплаты происходили на протяжении третьего квартала, то в таком случае, соответственно, сдача отчетности будет осуществляться только за полугодие и девять месяцев;
при выплатах на протяжении последнего квартала квартальные отчеты в принципе сдавать не обязательно, и нужно будет только подать в налоговые органы годовую отчетность.

Главная особенность заключается в том, что сдавать отчетность с нулевыми показателями в некоторых ситуациях действительно может быть уместно, если есть возможность подготовки обновленной отчетности на этом промежутке времени, в которой уже будет указываться информация по выплате дохода. В таком случае своевременно направленная нулевая декларация может быть дополнена уточненной документацией, и она будет представлена как первичная.

Образец как написать пояснения в налоговую по 6-НДФЛ

После получения требования об отправке пояснений, нужно будет дать ответ на данное требование в течение пяти рабочих дней. На сегодняшний день невыполнение данного требования предусматривает наложение административной ответственности, и в частности, налогоплательщики могут быть оштрафованы на сумму 5000 рублей, а в случае повторного игнорирования сумма штрафа уже увеличится до 20 000 рублей.

Если в отчетности была обнаружена опечатка, то в таком случае нужно будет сдавать пояснение с указанием следующих пунктов:

ФИО и должность того лица, которому подается документ;
полное наименование компании, которая отправляет отчетность;
, и КПП организации;
указание номера того документа, в котором было указано требование о необходимости предоставления этой бумаги;
указание пояснений по поводу того, по какой причине возникла ошибка в документации и как она была исправлена.
инициалы человека, составляющего документ, и его личная подпись.

Точно такая же информация должна указываться в том случае, если сотрудники налоговых органов нашли какие-либо расхождения между информацией, указанной в справках.

Ответственность

Ответственность может накладываться на организацию в нескольких случаях:

подача отчетности позже установленных сроков в случае отсутствия непреодолимых препятствий;
включение в отчетность какой-либо недостоверной или ошибочной информации в том случае, если отчитывающая компания не внесла корректировки в ошибочные документы до того, как ошибки были обнаружены сотрудниками налоговой службы;
некорректный способ подачи отчетности.

В любых таких ситуациях на компанию накладывается штраф в размере 1000 рублей, причем эта сумма будет увеличиваться за каждый просроченный месяц.

Если срок просрочки будет составлять более десяти дней, то в таком случае сотрудники налоговых органов могут прийти к решению о необходимости полной блокировки расчетных счетов компании. Помимо этого, уполномоченные должностные лица также могут быть подвергнуты административному наказанию, сумма которого будет составлять 300-500 рублей за каждый ошибочный документ.

При отсутствии оснований для подачи 6-НДФЛ рекомендуется до окончания срока сдачи расчета уведомить об этом ФНС. Законодательных требований о предоставлении нулевых расчетов или письменного оповещения нет, но письмо в налоговую о непредоставлении 6-НДФЛ поможет избежать назначения штрафа предприятию. Этот документ заранее уведомляет специалистов налогового органа о причинах отсутствия в базе данных по предприятию или ИП расчета по подоходному налогу.

Субъекты хозяйствования, которые в отношениях с работниками выполняют роль налогового агента , должны подавать в ФНС форму 6-НДФЛ. Если предприятие не пользуется услугами наемного персонала, то обязанности по предоставлению расчета по подоходному налогу не возникает (письмо ФНС № БС-4-11/4901 от 23.03.2016 г.).

Иная ситуация у тех ИП и юридических лиц, которые в начале года начисляли доходы работникам, но во втором и последующих кварталах расходов по оплате труда не было – им надо продолжать составлять 6-НДФЛ до конца отчетного года. Причина в том, что форма расчета отражает данные нарастающим итогом.

Когда можно не подавать расчет по форме 6-НДФЛ:

у субъекта хозяйствования не было в отчетном периоде наемного персонала;
с начала года сотрудники не получали доходы от работодателя;
предприятие не вело деятельность в обозначенном временном диапазоне.

Штраф за непредоставление 6-НДФЛ предусмотрен ст. 126 НК РФ. Налоговики практикуют привлечение к ответственности всех налогоплательщиков, которые зарегистрированы в их базе данных, но не подали отчет. Предотвратить это можно двумя путями:

сформировать и отправить нулевой расчет , который не предусмотрен нормативными актами, но должен быть принят ФНС, что подтверждается письмом от 04.05.2016 г. под № БС-4-11/7928@;
письменно уведомить ИФНС об отсутствии оснований для заполнения 6-НДФЛ.

Штраф за непредоставление 6-НДФЛ равен 1000 рублей за каждый месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Учитывается каждый день задержки в подаче документа. Штраф в полном объеме назначается и за неполные месячные интервалы (даже если в неполном месяце будет только 1 день).

Письмо в налоговую о непредоставлении 6-НДФЛ

Уведомить налоговиков об отсутствии оснований для заполнения формы 6-НДФЛ рекомендуется заблаговременно – до истечения периода, отведенного для подачи этого расчета. Сообщение составляется в письменной форме, универсального текстового шаблона нет. В письме надо указать такие сведения:

информация об адресате – наименование ИФНС, которая обслуживает налогоплательщика;
реквизиты, по которым можно идентифицировать ИП или юридическое лицо, направляющее письмо;
краткие пояснения причин неподачи формы 6-НДФЛ с указанием ссылок на нормативную базу;
в обосновании можно прописать отсылки на письма ФНС, подтверждающие право налогоплательщиков не подавать расчеты при отсутствии налоговой базы по НДФЛ ;
период, за который субъект хозяйствования не формирует расчеты по НДФЛ;
при необходимости приводятся дополнительные пояснения об обстоятельствах, приведших к отсутствию налогооблагаемой суммы по НДФЛ, например, отсутствие деятельности;
подпись руководителя компании.

Если письмо подписывает не директор, а доверенное лицо, вместе с уведомлением надо отправить и копию доверенности, которая дает полномочия подписанту. Пояснениям присваивается исходящий номер, который фиксируется в журнале исходящей корреспонденции.

Налоговые агенты вместо предоставления отчета могут направить в ИФНС уведомление об отсутствии налога. Для подготовки документа необходимо ориентироваться на образец письма о нулевом 6-НДФЛ.

Бумага составляется в нескольких случаях. Письмо предоставляется при отсутствии заработной платы работников, осуществлении трудовой деятельности единственным учредителем без начисления зарплаты. Также 6-НДФЛ не требуется на начальном этапе открытия фирмы, когда доходы отсутствуют.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Налоговый агент не должен предоставлять отчетность в инспекцию при неимении таковых обязательств. Это подтверждается Письмом ИФНС России.

Документ обязательно должен быть передан в налоговую для подтверждения отсутствия деятельности. Это позволит избежать штрафов, удостоверив инспекторов о таком положении.

Нужно или нет

Предоставлять отчет 6-НДФЛ должны организации, индивидуальные предприниматели, которые являются налоговыми агентами. При отсутствии выплат заработной платы сотрудникам форма в ИФНС не направляется. Эта норма отражается а Письме Федеральной налоговой службы № БС-4-11/7928, изданном 4 мая 2019 года.

В соответствии с пунктом 1 статьи 226 НК РФ все учреждения обязаны рассчитывать и удерживать налог на доходы физических лица в определенный период времени. Это касается налоговых агентов, порядок действий которых прописывается в статье 224 НК РФ.

На основании абзаца 3 пункта 2 статьи 230 НК РФ отчетность по удержанным суммам должна в обязательном порядке быть передана в инспекцию. Документы предоставляются ежеквартально до последнего дня того месяца, который следует за отчетным.

Некоторые организации, несмотря на пояснения налоговиков, отправляют нулевую отчетность. Их действия связаны с тем, что они не хотят нарушать установленный порядок или перестраховываются. Но часто отправления делаются в виде пояснительных писем, которые подтверждают сдачу отчета своевременно.

Законодательно нулевая отчетность признается законной. Она должна быть зарегистрирована налоговикам в аналогичном порядке.

Когда и зачем это необходимо

В Налоговом кодексе РФ не прописывается обязанность налоговых агентов предоставлять нулевую отчетность за прошедший период. Несмотря на это отмечается целесообразность такой документации. Это обусловлено некоторыми моментами.

При отсутствии отчета по форме 6-НДФЛ ИФНС производит блокировку расчетного счета учреждения или индивидуального предпринимателя. Сделать это инспектора могут после несдачи документации в 10 рабочих дней по окончании срока подачи.

При этом во внимание специалисты не принимают наличие или отсутствии у организации статуса налогового агента. Ведь без подтверждающей отчетности выявить его просто невозможно. Поэтому в том случае, если бухгалтер забыл или не посчитал нужным оповестить о данном факте налоговиков, предусмотрены штрафные санкции.

Такие ситуации в практической деятельности не являются редкостью. Поэтому для ограждения себя от проблем важно предоставить в Налоговую службу письмо. Оно может иметь свободную форму. В документе нужно отметить, что за счет отсутствия у учреждения или ИП штата сотрудников и подрядчиков 6-НДФЛ не должна направляться.

Бланк заполняется только один раз. При этом в документе отмечается, что подача отчетности будет производиться организацией или индивидуальным предпринимателем в тот момент, когда появятся обязательства.

Более выгодным вариантом является направление письма в Налоговую службу в отчетные периоды, когда должна предоставляться 6-НДФЛ. Послание будет лишним подтверждением для налоговиков об отсутствии статуса налогового агента у организации или ИП.

Предоставлять отчетность по закону нужно по окончании:

первых трех месяцев года;
двенадцати месяцев.

Крайний срок подачи определен последним днем месяца, следующего за отчетным. Таким образом за второй квартал отчитаться необходимо до 1 августа. Поэтому письмо стоит направить до или после этой даты.

Так как документ предоставляется по желанию учреждения, то срок подачи законодательно не прописывается. Но если в организации было решено подготовить его, то важно сделать это как можно раньше.

Не стоит ждать окончания положенных после сдачи 10 дней. Лучше сделать это сразу же в момент, когда закончился срок предоставления.

Если расчет 6-НДФЛ или подтверждающая отсутствие обязательств документация не будет направлена на протяжении десяти суток после выхода срока подачи, налоговики могут провести блокировку банковских счетов. Эта норма отражается в пункте 6 статьи 6.1 и пункте 3.2 статьи 76 НК РФ. Поэтому данный период считается оптимальным для напоминания ИФНС о невозможности предоставить отчетность.

Наглядный образец письма о нулевом 6-НДФЛ

В Налоговом кодексе РФ обязанность учреждений и индивидуальных предпринимателей оповещать инспекторов об отсутствии статуса налогового агента не предусматривается. Но ИФНС может настаивать на подтверждение данного факта соответствующим письмом.

При отсутствии расчета могут появиться спорные моменты, поэтому в случае такой отчетности нужно составить документ, ориентируясь на образец письма о нулевом 6-НДФЛ:

ООО «Калейдоскопик»

235626 г. Москва, ул. Уличная, д. 39, оф. 142

В (наименование учреждения, территориальное отделение ФНС)

В соответствии с настоящим уведомлением подтверждаем, что ООО «Калейдоскопик» с 1 января 2019 года по 30 июня 2019 года не имело статуса налогового агента по НДФЛ. Поэтому на основании статьи 226 НК РФ расчет и удержание налога им не производилось.

В связи с вышеуказанными обстоятельствами налоговая отчетность по форме 6-НДФЛ не может быть направлена при отсутствии удержаний с доходов физических лиц.

Генеральный директор ___________________ Стародумов И.Я.

Приведенная выше форма является обобщенным примером составления письма. Но в некоторых ситуациях организация может прописать конкретные причины отсутствия статуса налогового агента. При недавнем открытии учреждения можно скачать бесплатно и заполнить документ с указанием данного основания.

ООО «Зажигалка»

946185 г. Москва, ул. Степановского, д. 236, оф. 11

ИНН 131502654065/ КПП 1315992358

В (наименование территориального отделения Федеральной налоговой службы)

Оповещение об отсутствии возможности предоставления отчета по форме 6-НДФЛ

Настоящее уведомление составлено в связи с тем, что ООО «Зажигалка» не имеет возможности предоставления отчетности по форме 6-НДФЛ за первое полугодие. Это обусловлено отсутствием деятельности в данный период. Организация создана в это время и еще не начала работу.

В соответствии с этим заработная плата работникам не выплачивалась. Поэтому ООО «Зажигалка» не имеет обязательств налогового агента на основании аб. 3 п. 2 статьи 230 НК РФ. Также отсутствие необходимости направлять отчетность прописано в Письме ФНС РФ № БС-4-11/4901, изданном 23 марта 2019 года.

Генеральный директор ___________________ Карапетян С.С.

Также предприятие может работать, но заработная плата сотрудникам за отчетный период не начисляется, а тогда целесообразным будет составить документ по приведенному ниже образцу:

ООО «Вершина юга»

396516 г. Москва, ул. Верхнерусская, д. 147, оф. 3

ИНН 01010000000/ КПП 0101000000

В (реквизиты отделения ФНС по территориальному расположению)

Данные о невозможности предоставления отчета по форме 6-НДФЛ

В соответствии с законодательством РФ налогового характера (аб. 3 п. 2 статьи 230 НК РФ) предоставление ежеквартального отчета 6-НДФЛ вменено в обязанности налоговых агентов. Ими признают учреждения, которые выплачивают заработную плату сотрудникам. Выплаты считаются полученным доходом, облагаемым НДФЛ (пункт 1 статьи 226 НК РФ).

На протяжении первого полугодия года общество не производило начисления и не осуществляло переводы физическим лицам денежных средств. В связи с этим удержания и налоговые перечисления в государственный бюджет отсутствовали.

В соответствии с вышеуказанным и Письмом ФНС РФ № БС-4-11/4901, изданным 23 марта 2019 года, ООО «Вершина юга» имеет право не предоставлять отчет по форме 6-НДФЛ за полугодие.

Генеральный директор ___________________ Мироборов А.С.

Периодичность отчёта

Учреждения и лица со статусом индивидуальных предпринимателей, не признанных по закону налоговым агентами, не обязаны каждый отчетный период готовить новое письмо. В первом отправлении можно сообщить все обстоятельства, которые дают право на непредоставление отчетности.

Важно прописать в обращении факт, что документация будет передаваться организацией в предусмотренном законом порядке. Сделать это учреждение обязуется после возникновения обязательств по выплате заработной платы и налоговых отчислений.

Но эксперты считают, что подготовка каждый раз нового документа по итогам отчетного периода будет нелишней. Таким образом можно будет объяснить причины отсутствия отчета и аргументировать свою позицию. Инспекторы будут благосклоннее относиться к организации, отмечая ее компетентность.