Для произведения выплат по заработной плате, пособий по больничным, премий, отпускным и прочим денежным суммам в бухгалтерском учете предусмотрена соответствующая форма документа — платежная ведомость .
Определение
Платежная ведомость — первичный учетный кассовый формуляр . Шаблон документа введен и утвержден Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.04г . Бланку присвоен номер Т-53 и код 0301011 по классификатору делопроизводства ОКУД.
Форма Т-53 представляет собой минимально две страницы . Титульная предназначена для отображения данных об организации, подразделении, расчетном периоде. Вторая и последующие одинаковые страницы – для указания данных касаемо производимых выплат.
Назначением использования бланка ПВ является процесс осуществления наличных расчетов с персоналом организации .
Платежная ведомость – первичный документ, предназначенный для кассира. Оформляется в одном экземпляре.
Преимуществом использования ПВ являются компактность и лаконичность . Ведомость не содержит лишних сведений, позволяет производить выплату целому списку людей в срок до 5 рабочих дней (в отличие от расходного кассового ордера).
Допустимы ли исправления
В правилах ведения банковских и кассовых документов содержится запрет на внесение исправлений и уточнений .
Платежная ведомость в отличии от них имеет разрешение на корректировку информации, содержащейся в ней.
Имеется порядок внесения исправлений : нужно аккуратно перечеркнуть косой чертой по диагонали слева на право ошибочную информацию (например, ошибка в сумме к выплате по Иванову). Затем над зачеркнутым символом указать тот, что будет считаться верным. Не допускается зачеркивание крест-накрест, штриховыми линиями, использование корректора.
Аккуратность в исправлении ошибки нужна, чтобы четко читалась ранее указанная информация. Корректировка должна быть заверена подписью человека, оформившего документ. Обязательно указание фамилии и инициалов уполномоченного лица, даты заверения.
Срок выдачи денежных средств работникам определяется руководителем организации. Продолжительность расчетов не может превышать времени, максимально допустимого Центробанком, а именно, 5 рабочих дней
.
По истечении срока исполнения ведомости кассир приступает к процедуре закрытия . Она предполагает проверку полноты выплаты всем сотрудникам. Если остаются строки, в которых указаны работники, не явившиеся по тем или иным причинам для получения денежных средств, то нужно в них проставить пометки «Задепонировано» напротив каждой фамилии построчно.
Далее кассовый работник подсчитывает сумму произведенной выдачи и остаток по депоненту, заполняет соответствующие строки под списком работников. Проставление подписи внизу документа служит заверением вышеуказанной информации.
Завершающим моментом является оформление РКО к платежной ведомости .
Полностью заполненная ПВ направляется в бухгалтерию.
Хранение и учет
Все ПВ, поступившие в бухгалтерию компании, подлежат регистрации в журнале . Этот реестр является регистром бухгалтерского учета. Предназначен для сбора и систематизации информации о произведенных выплатах.
Он открывается и ведется работником бухгалтерской службы в рамках одного года . Допустимо ведение журнала как на бумажном носителе по форме, утвержденной учетной политикой, так и в специализированной электронной бухгалтерской программе.
Срок хранения комплекта документов составляет 5 лет .
По структуре платежной ведомости можно выделить две группы
ответственных лиц: оформитель, исполнитель.
За составление ПВ в организации ответственным назначается бухгалтер . Его задачей является расчет сумм заработной платы, причитающейся работникам, и указание конечного результата в документе. Бухгалтер несет ответственность за все ошибки в документе: фамилии сотрудника, суммы выплат.
Вторым по порядку ответственности является кассир . Он ведет приемом, хранением и выдачей денежных средств. Несет полную материальную ответственность за вверенные ему ценности. Если в штате отсутствует единица кассира, обязанности возлагаются на бухгалтера.
Выплата зарплаты по ведомости
В каждой организации обязательно должно быть разработано положение по оплате труда . В этом документе руководитель устанавливает сроки выплаты зарплаты. Согласно ТК РФ, заработная плата должна выдаваться не реже двух раз в месяц . Допустимо и более частое произведение выплат, если это необходимо для поддержания трудовой дисциплины и мотивации работников к действиям.
Возможно безналичное и наличное произведение расчетов по оплате труда. В настоящей статье внимание акцентировано именно на наличной форме.
Для осуществления выплат в организации должно быть отведено специализированное оборудованное место . Очень часто ограниченность площади офиса и финансовые возможности компании не позволяют обеспечить обособленность помещения кассы, тогда выплаты ведутся в кабинете бухгалтерии или руководителя.
Обязательно обеспечить порядок и очередность, так как кассир несет полную материальную ответственность, а паника и шум являются отвлекающими факторами, которые могут привести к ошибкам.
Работник, при получении денежных средств, должен пересчитать сумму и заверить подписью факт выплаты. Роспись получателя является гарантом для кассира
. Претензии после ее проставления не принимаются.
Если сотрудник предприятия по тем или иным причинам не смог явиться для получения ЗП, то напротив его фамилии в ведомости проставляется пометка «Депонировано», а по окончании выдачи заработной платы депонированные суммы подлежат сдаче на расчетный счет в банке.
Допустимо хранение денежных средств в кассе в пределах допустимого лимита с обязательным последующим их целевым расходованием.
По итогам закрытия платежной ведомости кассир оформляет РКО и передает документ в бухгалтерию.
Кто подписывает
Кассир по итогам процедуры выплаты заработной платы проставляет подпись в графе «Выплату произвел».
Документ имеет силу только после заверения главным бухгалтером или лицом, на которого возложены его полномочия, в случае отсутствия последнего в штате.
Платежная ведомость подлежит обязательному утверждению руководителем организации. Своей подписью он подтверждает правильность и достоверность указанной в документе информации.
Форма и образец
Рассмотрим порядок заполнения документа ПВ.
Титульный лист :
- Вначале заполняется полное наименование организации, а также указать структурное подразделение (если оно имеется).
- Далее корреспондирующий счет – для коммерческих организаций это цифра 70.
- Прописывается срок действия ПВ, который не может превышать 5 дней (Положение Банка России №373-П от 12.10.2011).
- Указывается сумма, планируемая к выплате работникам предприятия, прописью и арабскими цифрами.
- Указывается дата ПВ, присваивается ей порядковый номер согласно журналу регистрации.
- В графе «расчетный период» указываются конкретные даты: половина или целый месяц.
Оборотная сторона :
Подготавливая какую-либо денежную выплату работнику - вознаграждение, начисленную заработную плату, компенсацию - бухгалтер-расчётчик оформляет платёжную ведомость по форме Т-53.
Бланк состоит из двух частей; в первой содержатся общие сведения об организации и предназначенная к выплате сумма; вторая часть представляет собой таблицу, содержащую список работников и положенную им зарплату.
Правила заполнения платёжной ведомости по форме Т-53
На первом листе платежной ведомости Т-53 указываются название организации, её код по ОКПО, структурное подразделение, если зарплата выдаётся конкретно в нём; номер корреспондирующего счёта (номер учёта расчетов с сотрудниками - 70).
Следом указывается срок, на который обналичиваются средства; для выдачи зарплаты это трёхдневный срок, со дня получения денег в банке.
Далее прописью и цифрами указывается вся сумма выплат. Ставятся подписи руководителя организации и главного бухгалтера.
Указывается номер платёжной ведомости, дата её оформления, и расчётный период, за который выдаётся зарплата.
На втором листе, в таблице, указываются сведения о работниках, на которых оформлены выплаты:
табельный номер, ФИО, сумма цифрами.
При получении денег каждый из работников расписывается напротив своей фамилии. Если по какой-то причине кому-то из них в указанный трёхдневный срок деньги получить не удалось, эта сумма сдаётся в банк, а в графе "Примечание" делается отметка о её депонировании. Выдача денег работнику переносится.
Когда таблица заполнена, и все работники расписались в получении денег, под таблицей прописью и цифрами указывается выплаченная сумма и депонированная, если такая есть.
Платежную ведомомость заверяют бухгалтер (главный бухгалтер) и руководитель предприятия.
Платёжные ведомости регистрируются в журнале регистрации платёжных ведомостей (форма Т-53А)
Платёжная ведомость (форма Т-53) оформляется в одном экземпляре, подписывается руководителем и передаётся для выдачи денег кассиру.
Бланк состоит из двух частей:
- в первой содержатся общие сведения об организации и предназначенная к выплате сумма;
- вторая часть представляет собой таблицу, содержащую список работников и положенную им зарплату.
Расчет заработной платы работникам может отражаться как в , предназначенной еще и для учета выплаты заработной платы, так и в отдельном документе - расчетной ведомости. Расскажем об особенностях применения и заполнения расчетной ведомости (форма № Т-51).
Расчетная ведомость: для чего используется
Расчетная ведомость применяется для расчета заработной платы работникам организации (в т.ч. аванса - зарплаты за первую половину месяца).
Организация может применять как самостоятельно разработанную форму расчетной ведомости, так и форму № Т-51 , утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Опишем некоторые особенности составления расчетной ведомости на примере формы № Т-51.
Расчетная ведомость (форма № Т-51): особенности составления
Если организация применяет расчетно-платежную ведомость (к примеру, по форме № Т-49), отдельная расчетная ведомость уже не составляются.
Расчетная ведомость заполняется на всех работников, независимо от того, каким образом они получают заработную плату (наличными или путем перечисления на банковские карты).
Расчетная ведомость Т-51 составляется бухгалтерией в одном экземпляре.
Начисление заработной платы в расчетной ведомости производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.
В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ.
Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.
В расчетных ведомостях, составляемых на компьютере, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.
Расчетная ведомость Т-51: скачать бланк
Найти расчетную ведомость (форму № Т-51) можно, обратившись к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 , или по коду Т-51 в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс».
Расчетная ведомость по унифицированной форме Т-51 применяется для расчета заработной платы и иных выплат работникам. Унифицированная форма Т-51 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Документ содержит информацию обо всех начислениях (заработной плате, премиях и т.д.) в пользу работников, а также о суммах, которые были удержаны из заработной платы . Вся перечисленная в бланке Т 51 информация должна быть указана отдельно по каждому работнику.
Все денежные начисления производятся на основании документов, которые содержат информацию о том, сколько времени отработал сотрудник (на предприятии фактически отработанное сотрудником время фиксируется в табеле рабочего времени). Премии и различные материальные поощрения производятся в соответствии с распорядительной документацией, принятой в организации (такой документацией является, например, приказ руководителя).
Суммы, которые были начислены и удержаны, а также сумма к выплате указываются в расчетной ведомости непосредственно в рублях и копейках.
Если работодатель использует для расчета зарплаты ведомость по унифицированной форме Т-51, то выплату стоит оформить ведомостью по форме Т-53 . Стоит учитывать, что если ваши работники получают зарплату перечислением на банковскую карту, то в таком случае составить необходимо только расчетную ведомость, а расчетно-платежную и платежную ведомости составлять не нужно.
Ведомость оформляется на нескольких страницах, их количество зависит от количества сотрудников компании.
Образец заполнения унифицированной формы Т-51
Ведомость составляется в одном экземпляре. Первый, титульный лист ведомости содержит реквизиты, обязательные для заполнения:
- название компании, структурное подразделение, реквизиты (ОКУД, ОКПО);
- название документа, его номер и дату, когда он был составлен;
- расчетный период.
На оборотной стороне ведомости содержится таблица для расчета, которая состоит из 18 граф:
1.Номер сотрудника по порядку;
9.Начисления сдельной оплаты;
10.Иные начисления;
11.Сведения о стоимости распределенных социальных и материальных благ;
12.Общая сумма начислений - итого предыдущих граф;
13.Сумма НДФЛ, которая была удержана из доходов работника в данном расчетном периоде;
14.Иные удержания из доходов работника (например, выплата алиментов, различные взносы в профсоюзный комитет и так далее);
15.Итоговая сумма всех произведенных удержаний (итого граф 13 и 14);
16.Долг работодателя перед работником по результатам расчетов за прошлые периоды;
17.Сведения о задолженности работника перед работодателем;
18.Сумма, которая подлежит выплате.
Обратите внимание, все графы и поля ведомости Т-51 должны быть обязательно заполнены. Если информация отсутствует, то в нужной графе или строке поставьте черточку (прочерк).
Ознакомьтесь с образцом заполнения формы Т-51, чтобы верно заполнить бланк и не допустить ошибок.
Существуют унифицированные формы документов, которые предписано использовать при оформлении денежных выплат. К ним относится платежная ведомость на выдачу зарплаты, утвержденная Госкомстатом еще в 2004 г., но действующая до сих пор. Код формы Т-53 и ее образец есть в альбомах унифицированных бланков по зарплате.
Зарплатная ведомость может быть выполнена на разных бланках. Обычно выбирают те, которые наиболее удобны и просты в заполнении. Несмотря на большое количество стандартных форм, многие опытные бухгалтера до сих пор отдают предпочтение данному решению, так как платежная ведомость бланк Т 53 позволяет зафиксировать выплату сразу большому числу сотрудников. Такой функционал существенно сокращает количество бумаг и время на их заполнение.
Платежная ведомость на выдачу заработной платы скачать
Унифицированный бланк ведомости на зарплату можно скачать онлайн в Сети. Найти нужный документ не составит труда, так как он пользуется особым спросом. Главное, не просто найти нужную форму, а правильно ее заполнить. Давайте подробно рассмотрим, из чего состоит каждый лист формы, что и куда нужно писать. У нас получится своеобразная прикладная инструкция по заполнению Т-53, которая будет особенно актуальна для новичков в бухгалтерском деле.
Ведомость на выдачу зарплаты бланк 1 страница
На 1-ом листе бланка бухгалтер-расчетчик проставляет:
- Наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы, к примеру, ООО «Три Ключа»
- Название структурного подразделения – это может быть: бухгалтерия, администрация, цех, столовая и т.п.; код фирмы по ОКПО
- Корреспондирующий счет – бухгалтерский регистр отнесения затрат, это может быть 20, 26, 44 или другой собирательно-распределительный счет
Титульный лист формы визируется главным бухгалтером и руководителем компании, указываются расшифровки их подписей и дата, когда ответственные лица ознакомились с документом.
Платежная ведомость форма Т 53 образец заполнения 2 страница
Страница № 2 бланка включает список работников, указания их табельных номеров, сумм к выдаче и содержит подписи о получении денег сотрудниками. В случае если зарплата не была выдана, она депонируется, об этом делается запись в указанной форме.
При большом количестве работников, бухгалтеру может понадобиться несколько листов № 2 ведомости на зарплату. Все они делаются по подобию приведенной выше формы и заполняются аналогично. В конце расчетчик обязан подвести итоги выдачи заработной платы следующим образом:
Обязательно указывается общее число листов полностью заполненной ведомости, проставляются суммы цифрами и прописью:
- выплаченной заработной платы
- депонированной заработной платы
Указываются лица как выполнившие выдачу денег, так и проверившие результаты операции с их подписями и расшифровками. В обязательном порядке прописывается номер и дата расходного кассового ордера, по которому деньги на зарплату были взяты из кассы.
Полностью заполненный одностраничный образец платежной ведомости на выдачу заработной платы выглядит следующим образом.