Как плательщики товара или услуги, так и получатели платежей нередко сталкиваются с ситуациями, когда назначение оплаты указано неверно, и соответственно требуется провести уточнение в письме контрагенту и банку по определенному образцу. О том, как правильно составить такое письмо и других нюансах – прямо сейчас.
Утвержденной формы — не существует, поэтому по общим правилам оно излагается в произвольном виде. Следует исходить из сложившихся традиций деловой практики и придерживаться таких рекомендаций:
- Сначала по центру указывается полное наименование компании (например, Общество с ограниченной ответственностью «Черри»).
- Справа вверху прописывается наименование и адрес банка, куда отправляется письмо.
- Далее прописывается название, которое должно содержать фразу «об уточнении назначения платежа».
- После этого кратко описываются обстоятельства с приведением всех реквизитов документа, где была допущена ошибка, а также подробным описанием реквизитов банковского счета.
- Затем конкретно, с помощью цитирования прописывают ошибку и также цитированием указывают, какую запись следует считать верной.
- В конце указывают приложения – как правило, это само ошибочно оформленное платежное поручение и образец письма от получателя, который согласен с тем, что платеж нуждается в уточнении (исправлении).
- В самом конце – должности, подписи и расшифровки подписей ответственных лиц (как правило, это директор или руководитель филиала, а также главный бухгалтер).
Вот пример документа, на который можно ориентироваться как на образец.
В большинстве случаев организации используют печать в своей работе. Поэтому образец может выглядеть и так.
Описание процедуры
В законодательных актах и других нормативных документах такой процедуры нет – формально возможность уточнения не предусмотрена. Тем не менее, на практике это явление весьма распространено, поскольку нарушение в платежном документе не особенно критично и как правило, ситуация решается довольно просто.
В общем виде последовательность действий следующая:
- Сначала нужно обратиться ко второй стороне, которой была допущена ошибка.
- Затем уведомить банк, отправив ему корреспонденцию по тому образцу, который приведен выше (или по собственной форме).
- Затем нужно получить от банка письменный ответ, который подшить к платежному поручению. Такой же ответ получает и вторая сторона, которая также сохраняет документ на случай возможной проверки или судебного спора.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Подобный порядок не прописан в законодательстве, однако судебная практика в большинстве случаев описывает именно эту процедуру. Поэтому уведомление всех сторон – обязательный этап.
Уведомление второй стороны
Возможны два варианта:
- Если ваша фирма получает платеж, значит, нужно обратиться к лицу, пославшему денежные средства.
- Если же вы сами отправитель и обнаружили ошибку, значит, нужно уведомить об этом получателя.
Первый случай
Когда вы получили платеж, но в документах неверно указано его назначение, часто связан с ситуациями по поставкам (например, когда была направлена предоплата, а уже совершенные поставки до сих пор не оплачены). Тогда у получателя есть основание думать, что новые платежи должны сначала удовлетворить предыдущие требования (а равно и проценты по неустойки) и только после этого можно зачислять авансовые платежи по будущим поставкам.
Однако на практике фирма не может самовольно, т.е. в одностороннем порядке, изменить назначение оплаты. Дело в том, что средства плательщика – его собственность, которой он распоряжается исключительно по своему усмотрению. А значит, есть только один путь – получить его письменное согласие об уточнении, для чего отправить письмо по образцу, полностью совпадающему с приведенными выше примерами.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко в договорах предусматривается возможность самостоятельного определения платежа и самовольное изменение этого показателя при необходимости. Однако судебная практика показывает, что часто такое положение признается противоречащим гражданскому законодательству. Но если перевод по сумме больше, чем предполагалось, то разницу можно перевести в счет оплаты долгов и самостоятельно, без запроса согласия.
Второй случай
А в случае, когда вы сами плательщик, но по каким-то причинам допустили ошибку, понадобится выполнить сразу 2 действия:
- Сначала отправляется письменный запрос для согласования этого изменения с контрагентом, который получил средства на свой счет.
- Затем необходимо отправить письмо в банк, через который была совершена эта финансовая операция.
Если банк отказывает или игнорирует
У банка есть право отказать в удовлетворении просьбы. Причем такое право полностью обоснованно с точки зрения законодательства. Считается, что свою обязанность кредитная организация уже выполнила, когда осуществила перевод на указанный счет, а средства уже зачислились.
Как правило, банки достаточно лояльно относятся к подобной ошибке и исправляют ее по первому же требованию. Но даже если организация откажется это сделать, самое главное – убедиться в том, что письмо дошло до банка, а он ответил отказом. Таким образом, наличие письменного ответа представителей кредитной организации – это основная цель написания письма об уточнении . Если же банк игнорирует просьбу, нужно добиться письменного отказа. А в случае, когда кредитная организация отказывается принимать документ, его отправляют по почте заказным письмом. Уведомление о вручении хранят вплоть до полного разрешения ситуации.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В любом случае важно проконтролировать, что банк действительно удовлетворил просьбу и внес соответствующую поправку. Для этого компания имеет право запросить выписку по счету – в большинстве случаев такая процедура платная (стоимость по тарифам банка).
Аргументы на случай спора
Спор может возникнуть не только между вашей компанией и контрагентом, но также и в связи с налоговыми проверками. В этом случае лучше заранее подготовиться к защите своей позиции, для чего можно воспользоваться такими законными аргументами:
- Прежде всего, нужно заявить о том, что платежное поручение относится к документам строгой отчетности, а значит, никакие исправления в нем не допускаются. Соответственно, поскольку банк уже перевел средства, иначе как запустить процедуру уточнения назначения платеж, вы ничего сделать не могли.
- Аналогично – никаких исправлений или зачеркиваний в кассовых и банковских документах также не допускается.
- Банки не могут вмешиваться в процедуру, поскольку уполномочены осуществлять только перевод и прочие виды финансовых услуг в соответствии с договором.
- Возобновить обязательство, которое было прекращено, также невозможно. Имеется в виду, что если вы уже направили средства за приобретенные товары или услуги, то обязательство оплаты формально прекращается. А потом, когда вы пожелаете изменить назначение и согласуете это с контрагентом, то обязательство оплатить товар как бы становится неисполненным (потому что деньги ушли на другую цель). Но обязательство фактически уже состоялось – следовательно, прекратить его уже никак невозможно.
Таким образом, несмотря на отсутствие законодательно установленной процедуры уточнения и образца соответствующего письма, на практике подобный вопрос решается довольно просто – важно только уведомить все заинтересованные стороны и получить их письменное согласие.
Большинство ошибок в платежках можно уточнить, подав заявление об уточнении платежа. К примеру, ИНН, КПП, ОКТМО. Но есть два поля, информацию в которых уточнить не удастся. Что делать в этих случаях и как оформить заявление об уточнении платежа в 2019 году, – читайте в этой статье.
Какие ошибки в платежке можно исправить уточнением платежа
Исправить ошибки в поручении можно, правда, не все. В таблице мы покажем какие данные можно уточнить, а какие нет.
Программа БухСофт автоматически формирует платежные поручения с актуальными реквизитами. Программа сама поставит правильный КБК, очередность платежа и код налогового периода. Попробуйте бесплатно:
Скачать образец платежки
Таблица. Какие ошибки в платежке можно уточнить
Всего две ошибки в документе нельзя исправить. Это неверный номер Казначейства и наименование банка получателя. Поэтому компании придется вновь внести платеж в бюджет, а ошибочный перевод вернуть по заявлению.
Если допустили ошибки в КБК, ИНН либо КПП получателя, то налоговики сначала вышлют уведомление в Казначейство. И по итогам ответа ведомства, сообщат компании о результатах уточнений. Всего на это им отводится 10 рабочих дней.
Чаще всего ошибки встречаются в КБК. И это вполне объяснимо. Ведь даже опечатка в одной цифре, уже недостоверный реквизит. К примеру, вместо КБК для взносов записали для НДФЛ – 182 1 01 02010 01 1000 110 . Тогда как верно, внести код - 182 1 02 02010 06 1000 160 .
Компании также допускают ошибки в ИНН/КПП плательщика и получателя денег, статус в поле 101, назначение платежа и др. Исправить эти недочеты можно, об этом сообщали ФНС и ПФР в совместном письме от 06.06.2017 № 3Н-4-22/10626а/НП-30-26/8158.
Уточнение платежа в 2019 году: образец
Из-за ошибки в платежке платеж попадает в «невыясненные», а значит, в карточке повиснет недоимка и будут начисляться пени. Если ошибку можно исправить, как можно скорее направьте заявление об уточнении платежа. Алгоритм следующий.
Шаг 1. Оформите заявление на уточнение платежа. Для документа официальной формы нет, поэтому составить его можно произвольно. В шапке запишите реквизиты компании: название, ИНН, ОГРН, адрес и номер телефона, чтобы инспекторы могли с вами связаться. Далее с правого края письма отразите реквизиты инспекции, куда подаете заявление. При этом достаточно записать: наименование и Ф.И.О. руководителя ИФНС.
По центру отразите название документа. К примеру, «Заявление на уточнение платежа». И только потом ниже по тексту подробно поясните, в чем именно ошиблась компания и как будет верно записать реквизит.
Шаг 2. Отправьте заявление в инспекцию. Сделать это можно несколькими способами:
– сдать документ лично в ИФНС;
– отправить документ курьером;
– заказным письмом с уведомлением о вручении;
– через интернет.
Компания может выбрать любой способ отправки письма, в кодексе нет каких-либо ограничений. Единственное, что при оправке документа через интернет, подпишите его электронной цифровой подписью. Тогда файл будет считаться достоверным.
Все исходящие письма компания должна фиксировать в журнале, заявление об уточнении платежа – не исключение. Поэтому присвойте документу порядковый номер и дату, когда высылаете документ инспекторам. Затем отразите реквизиты в журнале.
Шаг 3. Проверьте карточку расчетов с бюджетом. Ответить на заявление инспекторы должны за 5 рабочих дней. Причем если их решение положительное, то они сторнируют пени датой, когда вы фактически отправили платеж (п. 7 ст. 45 НК РФ). Но если у контролеров будут вопросы, они попросят сверку расчетов и дополнительные пояснения. Поэтому процедура уточнения платежа может затянуться.
Компания может заказать сверку в любое время. Для этого подайте в ИФНС произвольное заявление с просьбой дать справку о расчетах с бюджетом. Заявление можете сдать на бумаге, но быстрее сделать это через оператора ЭД или личный кабинет на сайте ФНС.
Как заполнить платежное поручение в бухгалтерских программах
Инструкции – как заполнить платежку в , 1С:Предприятие и Контур.Бухгалтерия.
Бухсофт Онлайн
1. Зайдите в модуль «Бухгалтерия» и выберите раздел «Сервис/Наши счета». Нажмите «Изменить» и введите реквизиты вашего банка. После этого нажмите кнопку «Основной».
2. Чтобы в платежном поручении отразились реквизиты банка получателя средств, в справочнике контрагентов, во вкладке «Расчетные счета», нужно добавить банк, затем установить курсор на строку с банком и нажать кнопку «Основной».
3. В разделе «Учет» зайдите в «Банк». Определите в окне выбора банк, куда направляете платежку. Выберите период и нажмите «Добавить». Заполните открывшуюся форму. Сохраните.
1С:Предприятие
1. Зайдите в меню: Банк и касса/Банк/Платежные поручения.
2. Нажмите «Создать», выберите вид операции «Уплата налога».
3. Заполните все необходимые реквизиты, используя гиперссылки документа «Платежное поручение».
4. Сохраните документ по кнопке «Записать».
5. Для вывода документа в печатный формат нажмите «Платежное поручение».
Контур.Бухгалтерия
1. Приступайте к созданию платежных документов со страницы «Требования». Перейдите по ссылке «Оплатить».
2. Укажите реквизиты банка и сумму платежа. Сумму платежа можно исправить. Вы можете указать тип платежа, а остальные данные распределяются в соответствующих полях платежных документов автоматически. Помимо стандартного платежного поручения вы сможете сформировать квитанции, по которым перечислите деньги в Банке России при личном визите.
3. Готовую платежку на уплату налогов можно сохранить в формате word, а затем распечатать и оплатить в банке. Также можно сформировать специальный текстовый файл и загрузить его в интернет-банк.
По уплате налогов – достаточно распространенное явление. Если налогоплательщик неверно указал код бюджетной классификации (КБК) в платежке, но денежные средства были перечислены в бюджет РФ, платеж считается исполненным. К счастью, неправильно указанный КБК не является критичной ошибкой, которую нельзя исправить. Налогоплательщик имеет право подать письмо об уточнении КБК в ИФНС (образец письма можно найти в этой статье).
Корректировка КБК в платежных поручениях
Код бюджетной классификации в платежке на уплату налога определяет принадлежность платежа. Если бухгалтер в спешке указал код не того налога и заметил ошибку только тогда, когда налог уже был перечислен – у него сразу же возникнет вопрос относительно того, можно ли уточнить платеж.
ИФНС не запрещает корректировать платежи, если в платежных поручениях вместо кода одного налога был указан другой. При этом, в случае уточнения КБК, налоговая служба не должна насчитывать пени.
Следует сразу отметить, что ошибка в КБК не является основанием для признания налога неуплаченным. В письме Минфина РФ от 29.03.2012 г. № 03-02-08/31 указано, что если уплата налога была произведена в нужном размере, в установленный срок и на правильные банковские реквизиты – налог будет считаться уплаченным даже в том случае, если код КБК в платежке был прописан неверно. Непоправимыми (т.е. ведущими к признанию налога неуплаченным) считаются только ошибки в номере счета казначейства и в названии банка-получателя платежа (пп. 4 п. 4 ст. 45 НК РФ).
Код бюджетной классификации является реквизитом, при помощи которого можно определить принадлежность платежа, и по этой причине его можно корректировать. Основание п. 7 ст. 45 НК РФ. В данной статье указано, что при обнаружении ошибки налогоплательщик вправе подать в территориальное подразделение налоговой службы заявление с просьбой исправить неточности и пакет документов, подтверждающих факт перечисления налога в бюджет. При необходимости будет проведена сверка уплаченных налогоплательщиком налогов с ИФНС.
Что будет, если налогоплательщик не отправит письмо с просьбой исправить допущенные ошибки?
Все неточности, связанные с уплатой налогов, необходимо исправлять как можно скорее. Если же налогоплательщик проявит в этом деле халатность и своевременно не отправит письмо об уточнении КБК в налоговую службу, ему не удастся избежать последствий.
Налог или взнос, уплаченный по неверному коду, повлечет переплату по одному налогу и недоимку по другому. По истечении срока, установленного для уплаты налога, неизбежны санкции в виде пеней, начисленных на сумму недоимки.
Как составить письмо об уточнении КБК
Правильно составленное письмо об уточнении КБК поможет оперативно решить возникшее недоразумение. Документ не имеет установленной законодательством формы, налогоплательщики самостоятельно составляют его с учетом общих требований документооборота. К письму необходимо приложить платежку с отметкой банка об исполнении (копию).
Документ в обязательном порядке должен содержать следующие сведения:
- наименование банка получателя;
- номер счета Казначейства РФ.
- На каждое неправильное платежное поручение составляется отдельное заявление, но в двух экземплярах.
- Чем раньше организация исправит неточность в платежке, тем меньше вероятность дальнейших споров с налоговыми органами.
- Сроки принятия налоговой инспекцией решения по заявлению об уточнении в Налоговом кодексе найти не получится. На практике налоговики принимают решение об уточнении платежа в течение 5-10 дней после получения заявления, о чем информируют налогоплательщика в течение 5 дней.
- Налогоплательщик может представить заявление непосредственно в ИФНС. В этом случае второй экземпляр отдается заявителю с печатью налоговой. Также есть возможность отправить письмо по почте или через оператора электронной отчетности.
- название предприятия-отправителя,
- его юридический адрес,
- данные об адресате: название компании и должность, ФИО руководителя.
- ссылку на платежное поручение, в котором была допущена ошибка (его номер и дату составления),
- суть допущенной неточности
- исправленный вариант.
- один следует оставлять себе,
- второй передавать контрагенту,
- третий в банк плательщика,
- четвертый в банк получателя.
- лично из рук в руки,
- курьерской доставкой,
- через почту России заказным письмом с уведомлением о вручении,
- через интернет.
адрес территориального органа ИФНС, которому адресовано письмо;
Платежное поручение — это расчетный документ, имеющий унифицированную форму (0401060). В приложении № 2 к приказу Минфина РФ от 12.11.2013 № 107н утверждены правила заполнения бланка. Особенно важно верно заполнить платежку при перечислении налогов и взносов. Если же ошибка все-таки была допущена, то в ряде случаев налогоплательщик имеет право представить в налоговую заявление об уточнении платежа (п. 7 ст. 45 НК РФ).
Почему не всегда можно обойтись уточняющим письмом в ИФНС? Законодатель дает плательщику такую возможность только в случаях, когда, несмотря на опечатку, платеж поступил в бюджетную систему РФ на соответствующий счет Федерального казначейства. Получается, что если банк получателя и номер счета Федерального казначейства указаны верно, а опечатка содержится в других полях платежного поручения, то откорректировать ошибочные данные при помощи заявления в налоговую об уточнении платежа вполне реально.
Таким образом, самыми опасными реквизитами являются:
ВАЖНО! Ошибки в них не поддаются исправлению.
Особенности подачи заявления в налоговую об уточнении платежа
Перечислим ключевые нюансы подачи заявления об уточнении:
Мы подобрали для вас отличные сервисы электронной отчетности !
Если организация допустила некритичную ошибку в платежном документе и обязанность по уплате налога была исполнена, то исправить положение поможет заявление в налоговую об уточнении платежа. Заявление составляется в свободной форме. Можно воспользоваться образцом, представленным в данной статье.
Составление письма об уточнении назначения платежа происходит тогда, когда сотрудники организаций обнаруживают ошибку или неточность в уже исполненном платежном поручении. Данное письмо является не просто частью деловой корреспонденции, оно относится к первичной документации фирмы.
ФАЙЛЫ
Когда и какие возникают ошибки
Ошибки в платежках между контрагентами допускают составители , т.е. работники бухгалтерских отделов. При этом неверные данные могут быть в самых разных пунктах документа: например, неправильно указывается номер договора, по которому происходит перечисление денежных средств, ошибочно пишется цель платежа или, бывает, выделяется НДС там, где его выделать не нужно и т.д.
Исправить это можно в одностороннем порядке, направив партнеру письмо об уточнении назначения платежа.
При этом вторая сторона не обязана высылать уведомление о получении данного послания, но удостовериться в том, что письмо получено, лишним не будет.
Можно ли оспорить новое назначение платежа
Обычно изменение параметра «Назначение платежа» происходит при взаимном согласии и без особых последствий. Но в некоторых случаях возможны осложнения. Например, если налоговая инспекция при проверке обнаружит такое исправление и посчитает его способом ухода от налогов, санкции со стороны контролирующего органа можно считать неминуемыми. Бывает, что трения о назначении платежа возникают и между контрагентами, особенно в части выплат по долгам и процентам. В большинстве случаев, для того, чтобы оспорить исправление, опротестовывающей его стороне придется обратиться в судебную инстанцию, при этом гарантий выигрыша дела никто не даст, поскольку такие истории всегда имеют множество нюансов.
Важное условие, необходимое для того, чтобы избежать возможных проблем, заключается о том, что сведения об изменениях в назначении платежа нужно в обязательном порядке передавать и в банки, через которые прошел платеж. Для этого достаточно всего лишь написать аналогичные письма в простой уведомительной форме.
Кто составляет письмо об уточнении назначения платежа
Данное письмо составляется со стороны компании, переведшей средства.
Обычно сам текст пишет специалист отдела бухгалтерии или иной сотрудник, уполномоченный на создание подобного рода корреспонденции и имеющий доступ к формируемым платежкам.
При этом документ в обязательном порядке должен быть подписан руководителем компании.
Как правильно написать письмо
Письмо об уточнении назначения платежа не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, соответственно, писать его можно в произвольной форме или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы. При этом есть ряд сведений, которые указывать в нем необходимо. Это:
Если неверно внесенных сведений несколько, то вписать их надо отдельными пунктами.
Все суммы следует вносить в бланк как цифрами, так и прописью.
При составлении письма важно придерживаться делового стиля. Это значит, что формулировки послания должны быть предельно четкими и корректными, а содержание довольно кратким — строго по делу.
Как оформить письмо
Как к информационной части письма, так и к его оформлению закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на простом чистом листе или на фирменном бланке организации, при этом допустимы как печатные, так и рукописные варианты.
Единственное правило, которое надо соблюдать неукоснительно: письмо должно быть подписано директором фирмы или уполномоченным на визирование подобной документации лицом.
Проштамповывать послание не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица по закону освобождены от необходимости это делать (при условии, что данное требование не прописано во внутренних нормативных актах компании).
Письмо нужно составлять как минимум в четырех экземплярах :
Все копии должны быть идентичны и заверены должным образом.
Как отправить письмо
Отправить такое письмо можно несколькими способами.
В случае отправки через интернет важно, чтобы предприятие имело официально зарегистрированную электронную цифровую подпись, хотя даже это не дает гарантии прочтения письма получателем.
Как и сколько хранить письмо
После отправления, все письма об уточнении назначения платежа необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации, а одну копию вложить в папку текущей «первички» фирмы. Здесь оно должно находиться период, установленных для такого рода документов законом или внутренними нормативно-правовыми актами компании, но не менее трех лет . После утраты актуальности и истечения срока хранения письмо можно передать в архив предприятия или утилизировать в порядке, прописанном в законодательстве.